Impostare un processo antiriciclaggio efficace è fondamentale per studi professionali di ogni dimensione: avvocati, commercialisti, consulenti fiscali, società di consulenza e gestori di fondi. Questo articolo offre indicazioni pratiche su come impostare il processo, con particolare attenzione agli errori più frequenti.
Che cos'è un processo antiriciclaggio?
Il processo antiriciclaggio comprende tutte le misure e procedure necessarie per adempiere agli obblighi previsti dalla normativa italiana. Tra gli obblighi principali:
- Identificazione e verifica dell’identità del cliente
- Segnalazione delle operazioni sospette all’UIF (Unità di Informazione Finanziaria).
- Monitoraggio continuativo della relazione.
- Conservazione della documentazione per 10 anni.
Come impostare il processo antiriciclaggio?
Politica antiriciclaggio
Il punto di partenza è la redazione di una politica antiriciclaggio interna. Deve indicare chiaramente le modalità con cui lo studio gestisce l’onboarding del cliente e il rispetto degli obblighi di legge. Alcune domande da porsi:
Nota: è fondamentale definire chiaramente ruoli e responsabilità. Chi fa cosa e con quali poteri decisionali?
Workflow operativo
Successivamente, è utile rappresentare graficamente il processo antiriciclaggio con un workflow operativo. Un diagramma semplice e accessibile chiarisce le attività richieste ai vari ruoli.
Consiglio: evita eccessivi tecnicismi. Il flusso di lavoro deve essere comprensibile a tutti i collaboratori.
Elementi chiave da includere:
- Nuovo cliente
- Creazione pratica
- Richiesta documentazione
- Inserimento dati
- Definizione del profilo di rischio
- Controlli sanzionatori
Quali sono gli errori da evitare?
Un processo strutturato garantisce conformità e continuità, ma ci sono errori ricorrenti da evitare:
Assenza di una politica e/o workflow
Quando manca una linea guida comune, ogni collaboratore gestisce le pratiche a modo suo. Ciò porta a squilibri: c’è chi documenta tutto e chi è troppo sintetico. Una politica e un workflow interni evitano approcci soggettivi.
Politica non aggiornata
La politica antiriciclaggio va rivista almeno una volta l’anno, tenendo conto di eventuali modifiche normative, dell’espansione dello studio o della nascita di nuovi ruoli.
Politica troppo estesa
Una politica troppo complessa rischia di rallentare l’onboarding del cliente. Deve essere pratica, funzionale ed eseguibile, senza eccezioni che complicano il processo.
Decentramento eccessivo
Quando ogni team gestisce in autonomia l’antiriciclaggio, aumentano gli errori. In studi piccoli (meno di 5 professionisti) può funzionare, ma con la crescita, è consigliabile centralizzare.
Sempre più realtà nominano un compliance officer o creano un team dedicato, che supervisiona il rispetto della normativa.
Gestione manuale delle pratiche
Nei piccoli studi è ancora possibile gestire le pratiche manualmente. Ma con l’aumento dei clienti, serve un sistema digitale per monitorare lo stato delle pratiche, i documenti mancanti e i rischi associati. Excel non basta.
Il principio del “doppio controllo”
In studi con più professionisti è bene applicare il principio del “quattro occhi”: un secondo parere sulle pratiche ad alto rischio migliora la qualità e riduce gli errori. In alcuni casi, è richiesto anche il parere del compliance officer o del consiglio di amministrazione.
