Come avete progettato la posizione di compliance officer?

Quando è necessario un compliance officer?

 In Europa, molti studi legali di medie grandi dimensioni, (con più di 50 avvocati), hanno  un compliance officer. 
Questo responsabile della conformità deve essere in grado di operare in modo indipendente dal consiglio di amministrazione. E per gli uffici più piccoli? Al momento di nominare un compliance officer, che sia obbligatorio o meno, uno studio legale non dovrebbe considerare solo le sue dimensioni, ma anche la natura dei suoi servizi. Ad esempio, se un ufficio più piccolo gestisce un numero relativamente elevato di clienti ad alto rischio, anche tale ufficio potrebbe trovare utile disporre di un compliance officer internamente o affidare le responsabilità a professionisti esterni. 

In questo articolo diamo il nostro punto di vista su come procedere sulla base dei quattro aspetti riportati di seguito.

1. Tenere presente il ruolo e i compiti

È fondamentale riflettere attentamente sulla posizione del compliance officer. Pensate a questo ruolo e preparate il processo di lavoro. Tenete a mente queste due domande:

• Fino a che punto si spinge l 'attuale responsabile della compliance nella consulenza legale al cliente e che cosa riferisce?
• Quando i dipendenti dell' ufficio devono inoltrare una pratica al compliance officer e quali sono i passi successivi?

Sono alcune tra le domande da porsi. Se siete alle prime armi con questa posizione, parlate ne con altri studi che hanno già un compliance officer o rivolgetevi a uno specialista. RegLab non solo può aiutare a definire il ruolo, ma può anche occuparsi della sua attuazione. 
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2. Includere la posizione nella risk policy di studio

Non appena la posizione e il ruolo esatto all'interno del processo di lavoro antiriciclaggio sono stati determinati, è importante includere questa posizione e il nome del responsabile della compliance antiriciclaggio nella politica di rischio. Se non ne hai ancora una, leggi questo articolo per trovare suggerimenti e una lista di controllo gratuita per la stesura di una politica di rischio.
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3. Assicurarsi che il responsabile della compliance sia preso sul serio

Nominare un responsabile della compliance non significa implementare la politica sul rischio di riciclaggio. Per questo è necessario la partecipazione dell'intero ufficio. Assicuratevi che il responsabile riceva un supporto e un mandato dalla direzione. Spesso si pensa: "Il responsabile della compliance si limiterà a controllare alcuni file". Sbagliato. I responsabili della compliance devono avere la possibilità e il permesso di essere critici e devono avere lo spazio per sensibilizzare i collaboratori sull'antiriciclaggio e sul processo di lavoro.
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4. Fornire al compliance officer gli strumenti giusti

Assicuratevi che il responsabile della conformità abbia accesso agli strumenti giusti. Se deve svolgere tutte le attività manualmente e non sono disponibili dati per i report, è difficile prendere provvedimenti. Investite in strumenti di supporto, in modo che il responsabile della compliance possa svolgere il suo lavoro in modo più efficiente e possa concentrarsi sui dati (piuttosto che sui singoli file).
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L'esperienza dello studio legale Florent 

Abbiamo chiesto a Klaske Glebbeek, knowledge manager dello studio legale Florent, la sua esperienza durante il processo di creazione della posizione di compliance officer.

"Il rispetto dei requisiti antiriciclaggio si basa su diversi aspetti. Prima di tutto, è necessaria una policy, ma questa policy deve anche essere implementata. Il software antiriciclaggio facilita i nostri avvocati nel seguire il processo antiriciclaggio. In ultima analisi, tuttavia, sono gli stessi avvocati a dover valutare il profilo di rischio. Da un lato, ciò richiede una consapevolezza sotto forma di formazione, ma anche un monitoraggio e un adeguamento continui. È proprio qui che ci aiuta il compliance officer, nel nostro caso un compliance officer esterno di RegLab".

Il compliance officer controlla i file e discute eventuali ambiguità e lacune con i collaboratori coinvolti in Florent. È anche la persona a cui rivolgersi se i file risultano comportare un rischio maggiore. Klaske commenta con un sorriso soddisfatto: "Di recente abbiamo ricevuto la visita da parte dell'Ordine degli Avvocati, che comprendeva anche un'ispezione antiriciclaggio, e l'abbiamo superato a pieni voti, anche grazie al software e al compliance officer".

 

I vantaggi di avere un compliance officer

Per molti studi legali, assumere un responsabile della compliance sembra un obbligo. Ebbene, vorremmo chiedervi di vedere questo ruolo come un modo per potenziare il vostro ufficio. Tanto più in un'ottica di business responsabile. Un buon responsabile della compliance influenza il comportamento dell'intero ufficio. In modo positivo. Pertanto, vorremmo concludere questo articolo con i vantaggi di assumere un compliance officer anche part-time o in outsourcing.

• Aspetto professionale nei confronti di supervisori, terze parti e clienti.
• Avere un migliore controllo del processo antiriciclaggio e essere in grado di monitorare i progressi.
• Si può salvaguardare meglio il principio dei quattro occhi.
• Si libera l'avvocato che gestisce la relazione con il cliente dell'aspetto amministrativo burocratico legato alla compliance
• Il processo antiriciclaggio e la politica di rischio sono sempre aggiornati e conformi alla legislazione più recente.
• La formazione e la condivisione delle conoscenze diventano un bene pubblico comune.