Documenti necessari per il controllo Antiriciclaggio: identificazione di persone fisiche ed entità giuridiche

Malintesi comuni nell'identificazione dei clienti

Un frequente malinteso tra gli avvocati riguarda l'ambito dell'identificazione del cliente. Contrariamente a quanto alcuni possano pensare, l'identificazione non si limita solo alle pratiche soggette alla normativa antiriciclaggio. È fondamentale che gli avvocati identifichino sempre i loro clienti (potenziali), indipendentemente dal contesto. Inoltre, è necessario controllare ogni cliente rispetto alle liste di sanzioni. 

Documenti richiesti per l'identificazione

Per condurre un'identificazione efficace e conforme, è essenziale disporre di documenti appropriati. Di seguito, presentiamo un elenco dei documenti necessari. Da notare che l'identificazione di un'entità giuridica può richiedere documenti aggiuntivi a causa della maggiore complessità, della presenza di possibili azionisti e dei Titolari effettivi o beneficiari finali (UBO). 

Informazioni Richieste per il Controllo AML 

Per Persona Fisica

• Nome: Completo e attuale del cliente. 
• Indirizzo: Residenza attuale o indirizzo di registrazione. 
• Copia del documento di identità: Un documento valido come passaporto o carta d'identità. 
• Dichiarazione PEP: Una dichiarazione che confermi se il cliente è o meno una Persona Esposta Politicamente (PEP). 

Per Entità Giuridica

• Estratto dalla Camera di Commercio: Documento ufficiale che attesta la registrazione dell'entità.
• Organigramma della Struttura degli Azionisti: Una rappresentazione visiva che mostra i rapporti tra gli azionisti e l'entità.
  
• Rappresentante dell'Entità:
  Nome: Completo del rappresentante legale.
  Indirizzo: Residenza attuale o indirizzo di registrazione.
  Copia del documento di identità: Un documento valido come passaporto o carta d'identità. 
  Documento che attesti il potere di rappresentanza
• Titolare effettivo (UBO):
  • Nome: Completo dell'UBO.
  • Indirizzo: Residenza attuale o indirizzo di registrazione dell'UBO.
  • Copia del Documento di Identità: Un documento valido come passaporto o carta d'identità. 
• Dichiarazione PEP

Ulteriori Dettagli per il Controllo AML su Entità Giuridiche 

1. Organigramma della Struttura Azionaria:

• Il grafico deve dettagliare l'intera struttura azionaria fino a raggiungere i titolari effettivi (UBO). 
• Include le percentuali di partecipazione di ciascun azionista per evidenziare chi ha un controllo significativo sull'entità. 

2. Informazioni sulle Persone Autorizzate:

• Richiedete il nome completo e l'indirizzo attuale delle persone autorizzate a rappresentare l'entità. 
• È necessaria una copia del documento di identità valido per ciascuna di queste persone. 

3. Verifica dei Dettagli:

• Non basta solo identificare le persone coinvolte; è essenziale anche verificare che tutte le informazioni fornite siano accurate e aggiornate. 

4. Dichiarazione PEP per Entità Giuridiche:

• È importante che tutte le persone coinvolte in un'entità giuridica forniscano una dichiarazione PEP (Persone Esposte Politicamente). 
• Se non si utilizza un software AML specifico, questa dichiarazione deve essere compilata manualmente e inviata. 
• In molti casi, la dichiarazione PEP può essere inclusa nel modulo per l'identificazione degli UBO. 

Vantaggi dell'uso di software AML nell'identificazione e nella verifica 

Eseguire manualmente l'identificazione e la verifica può presentare sfide significative, soprattutto quando si tratta di controllare le liste di sanzioni e i paesi ad alto rischio. Mentre la lista nazionale delle sanzioni potrebbe essere gestibile, la ricerca nelle liste europee e internazionali è più complessa e richiede più lavoro. 

È un obbligo legale non assistere persone sanzionate in tutte le attività che gestite, rendendo i controlli accurati indispensabili. 

Il software AML, come RegLab, offre una soluzione efficiente a queste sfide. Il software fornisce supporto visivo attraverso icone che spiegano le azioni da intraprendere, facilitando il processo. 

Gli utenti ricevono avvisi in caso di mancanza di documenti o informazioni cruciali, riducendo il rischio di omissioni. Alcuni campi nel file del cliente sono resi obbligatori, assicurando che tutti i documenti necessari vengano caricati prima di procedere.  

Questo approccio garantisce che nulla venga trascurato, inclusi i controlli obbligatori delle liste di sanzioni e dei paesi ad alto rischio. 

L'uso di un software AML specializzato può semplificare notevolmente il processo di identificazione e verifica, riducendo il carico di lavoro manuale e migliorando la compliance antiriciclaggio. Questi sistemi offrono strumenti intuitivi e automatizzati per garantire che tutte le procedure necessarie siano completate in modo efficace e conforme alle normative. 

Il Ruolo critico del supervisore nelle ispezioni AML

Durante un'ispezione, il supervisore esamina con attenzione la completezza dei fascicoli antiriciclaggio. Ogni elemento mancante può potenzialmente portare a sanzioni, sottolineando l'importanza di una documentazione completa e accurata. 

Non è sufficiente limitarsi a mostrare i documenti richiesti; è necessario anche fornire una valutazione per ogni file, nota come profilo di rischio.  

All'interno di RegLab, gli utenti hanno accesso ad un audit trail, che si rivela estremamente utile durante le ispezioni. Questa funzionalità permette di mostrare in modo chiaro e dettagliato chi ha effettuato quali azioni e quando, all'interno di ogni file. Avere un registro delle attività rende l'audit più fluido e agevola significativamente la conversazione con il supervisore. 

In Conclusione: Essere Sempre un Passo Avanti. La capacità di dimostrare rapidamente e efficacemente la conformità vi pone sempre in una posizione vantaggiosa durante le ispezioni. L'utilizzo di strumenti come RegLab può significativamente migliorare la gestione dei processi antiriciclaggio e assicurare che siate sempre dieci passi avanti in termini di conformità.