Het inrichten van een effectief AML-proces is van cruciaal belang voor kantoren, ongeacht hun omvang. Dit artikel biedt gedetailleerde informatie voor het inrichten van het AML-proces, waarbij specifieke aandacht wordt besteed aan verschillende valkuilen.
Wat is een AML-proces precies?
Het AML-proces omvat alle maatregelen en procedures die je neemt om te voldoen aan de AML verplichtingen. Dit zijn verplichtingen zoals:
- Het identificeren en verifiëren van de identiteit van cliënten.
- Het melden van verdachte transacties aan de relevante autoriteiten.
- Het monitoren van de cliënt.
Het AML-proces inrichten
AML beleid
Het startpunt van een AML-proces is het AML-beleid. Hierin noteert u hoe uw proces ten aanzien van onboarding en het voldoen aan de Antiwitwaswet eruitziet. Beantwoord hierbij de volgende vragen:
Let op!
U zult goed moeten nadenken over de rollen binnen het proces. Wie doet wat en waar ligt de verantwoordelijkheid?
Workflow
Vervolgens kunt u het AML-proces visualiseren, bijvoorbeeld in de vorm van een workflow. Maak een eenvoudig overzicht met daarin de verschillende stappen die door de verschillende rollen gezet moeten worden. Dit zal meer duidelijkheid verschaffen over wat van wie wordt verwacht.
Tip: maak de workflow niet te gedetailleerd. Het gehele proces moet voor iedere werknemer duidelijk zijn!
De volgende onderdelen zijn belangrijk om in de workflow mee te nemen:
- Het aanmaken van een dossier voor een nieuwe cliënt
- Aanmaken van dossier
- Opvragen van informatie bij de cliënt
- Informatie toevoegen aan dossier
- Het aanmaken van een dossier voor een bestaande cliënt
- Aanmaken van dossier
- Welke informatie heb je al en is de informatie up-to-date?
- Opvragen van nieuwe informatie bij cliënt
- Informatie toevoegen aan dossier
- Wie monitort de cliënten?
- Wie beoordeelt de dossiers?
Lees vooral dit artikel voor enkele tips voor het opstellen van de Wwft-procedures.
Wat zijn de valkuilen?
Een compleet AML-proces zorgt ervoor dat eenvoudig aan alle witwaspreventieverplichtingen voldaan kan worden. Toch kunnen er enkele aanwijzingen zijn die laten blijken dat het AML-proces nog niet helemaal klopt. Hieronder een overzicht van mogelijke misverstanden en veel voorkomende fouten
Geen AML-beleid en/of workflow
Kantoren die de werknemers duidelijkheid verschaffen over het AML-proces hebben het logischerwijs beter op orde dan de kantoren waar de werknemers eigen verantwoordelijkheid hebben. Bij deze tweede optie ziet u al snel dat de ene persoon alles op orde heeft, maar de andere niet. De een is bijvoorbeeld heel uitgebreid qua documentatie, de andere te beknopt. Als u bepaalde consistentie en uniformiteit wilt creëren, dan is een AML-beleid of workflow een stap in de goede richting.
Het AML-beleid is niet actueel
Neem het AML-beleid één keer per jaar onder de loep. Neem groei van het kantoor en nieuwe functies mee. Evalueer ook of hetgeen dat op papier goed uitgeschreven is, ook in de praktijk haalbaar is.
Het AML-beleid is stroperig
Houd het beleid praktisch en niet te uitgebreid. Probeer boven de materie te staan. Uiteindelijk is het doel om de cliënten snel te onboarden en voor de cliënt aan de slag te kunnen gaan. Niet om alleen maar uitzonderingen te creëren en zo een stroperig proces te maken.
Decentralisatie
Bij decentralisatie is elk team of kantoor verantwoordelijk voor het beheer van de eigen AML-processen. Een groot nadeel hiervan is dat inconsistentie plaatsvindt. Voor de kleine kantoren (< 5 advocaten) kan dit nog niet zo’n probleem zijn. Dan kunt u eenvoudig het overzicht bewaren.
Wanneer het kantoor uitbreidt, is de gedachte van een gecentraliseerde functie interessant. We zien bij de grote kantoren dat er steeds vaker een compliance officer of een centraal team het proces binnen het kantoor coördineert. Gevolg: een uitgedacht AML-proces en een duidelijk stappenplan voor de werknemers
Let op: in sommige gevallen is het aannemen van een compliance officer zelfs verplicht.
De cliëntendossiers handmatig bijhouden
De cliëntendossiers handmatig bijhouden is alleen te overzien bij kleine kantoren. Zodra u meer opdrachten vervult, merkt u al snel dat u het overzicht kwijtraakt. Niet iedere cliënt stuurt namelijk meteen alle informatie op nadat u een KYC-uitvraag doet. Dat vergt nog een flink administratief proces om bij te houden. Dan is het niet te doen om met een Excel-document te werken en alles handmatig te doen. Denk dus bij een groot aantal cliënten goed na over hoe u het monitoren eenvoudiger kunt maken.
Het vierogenprincipe
Voor een eenpitter zal dit een minder relevante tip zijn, maar bent u met meerdere advocaten? Zorg dan dat u het vierogenprincipe goed naleeft. Vraag elkaar om input bij de hoog risicodossiers en waarborg zo de kwaliteit. Daarnaast is het in sommige gevallen ook verplicht om toestemming te hebben van de compliance officer en/of het dagelijks bestuur.
