Wanneer heb je een compliance officer nodig?
De AML wetgeving verplicht advocatenkantoren met meer dan vijftig advocaten om een compliance officer aan te stellen. Deze officer dient onafhankelijk van het bestuur te kunnen opereren. Hoe zit dit voor kleinere kantoren? Bij het wel of niet verplicht aanstellen van een compliance officer dient een advocatenkantoor niet alleen naar haar omvang te kijken, maar ook naar de aard van haar praktijk. Als bijvoorbeeld een kleiner kantoor relatief veel hoog risico cliënten behandelt, dan dient dat kantoor ook een compliance officer aan te stellen. Uitkijken en aannemen is één, er de juiste invulling aangeven is twee. Hoe u dat doet, conform de wensen en eisen van de toezichthouder, vertellen wij aan de hand van onderstaande vier aspecten.
1. Denk na over de rol en de werkzaamheden
Het is cruciaal dat goed wordt nagedacht over de functie van compliance officer. Denk deze rol uit en teken het werkproces. U kunt hiervoor denken aan de volgende vragen:
- Hoe ver gaat deze officer in de advisering en wat rapporteert hij of zij?
- Wanneer escaleren medewerkers van uw kantoor een dossier naar deze compliance officer en wat zijn de vervolgstappen?
Allemaal vragen om antwoord op te geven. Is deze functie nieuw voor u, praat dan vooral met collega kantoren die al ervaring hebben opgedaan met de rol van compliance officer of betrek een specialist. Zo kan RegLab niet alleen helpen bij het vormgeven van de functie, maar ook eventueel zorgen voor de invulling ervan.
2. Neem de functie op in het beleid
Zodra de functie en de exacte rol binnen het AML werkproces is bepaald, is het zaak deze functie en de naam van de compliance officer op te nemen in het risicobeleid. Nog geen risicobeleid opgesteld? Lees dan dit artikel voor tips en een gratis checklist voor het opstellen van een risicobeleid.
3. Zorg dat de compliance officer serieus wordt genomen
Een compliance officer aanstellen, is nog geen uitvoering geven aan het AML risicobeleid. Daar is het hele kantoor voor nodig. Zorg dat deze officer vanuit het management back up én mandaat krijgt. Vaak wordt gedacht: ‘Die compliance officer gaat wat files checken.’ Fout, een compliance officer moet kritisch kunnen en mogen zijn en de ruimte krijgen om medewerkers bewust te maken van AML en het werkproces.
4. Faciliteer de compliance officer met de juiste tools
Zorg dat een compliance officer de beschikking krijgt over de juiste tools. Als hij of zij alle werkzaamheden handmatig moet vervullen en er geen data beschikbaar is voor rapportages, is het voor een compliance officer lastig stappen te maken. Investeer in ondersteunende tools, zodat een compliance officer zijn werk beter kan doen én gericht gestuurd kan worden op data (in plaats van op individuele dossiers).
Ervaring Florent
We vragen Klaske Glebbeek, kennismanager van advocatenkantoor Florent, naar haar ervaring rondom het invullen van de functie van compliance officer.
‘Voldoen aan de AML draait om diverse aspecten. U heeft allereerst een beleid nodig, maar dat beleid moet ook worden uitgevoerd. AML Software faciliteert onze advocaten om het AML proces op te volgen. Maar uiteindelijk zijn het de advocaten zelf die een afweging moeten maken rondom het risicoprofiel. Daarvoor is enerzijds bewustwording nodig in de vorm van training, maar ook in de vorm van voortdurende controle en bijsturing. Precies daarbij helpt de compliance officer ons – in ons geval een externe compliance officer van RegLab.’
Deze compliance officer controleert dossiers en bespreekt onduidelijkheden en hiaten met de betrokken medewerkers bij Florent. Ook is hij het aanspreekpunt als dossiers een verhoogd risico blijken te hebben. Klaske met een tevreden lach: ‘Onlangs hadden we een controle en we zijn, mede door de software en de compliance officer, met vlag en wimpel geslaagd.’
Voordelen compliance officer
Voor veel kantoren voelt het aannemen van een compliance officer als een verplichting. Vooruit, dat is het vanuit oogpunt van de wetgeving ook. Toch willen wij u vragen deze rol als een manier te zien om uw kantoor te laten groeien. Zeker in relatie tot verantwoord zakendoen. Een goede compliance officer beïnvloedt het gedrag van het hele kantoor. In positieve zin. Daarom sluiten we dit artikel graag af met de voordelen van het hebben van een compliance officer op uw kantoor.
- Professionele uitstraling richting toezichthouder, derde partijen en cliënten.
- U krijgt het AML proces beter onder controle en krijgt inzicht in de voortgang.
- U kunt het vier ogen principe beter borgen.
- U voldoet aan een eis vanuit de verzekering.
- U neemt de administratieve rompslomp bij de advocaat weg.
- Uw AML proces en risicobeleid zijn altijd actueel en volgens laatste wetgeving.
- Het geven van trainingen en het delen van kennis wordt gemeengoed.
