Model beleid personaliseren
Kantoren gebruiken, voor het schrijven van een risicobeleid, vaak een model beleid, bijvoorbeeld die van de Orde van Vlaamse Balies. Dit beleid biedt een uitstekende basis. Nog beter wordt dit als u het voorziet van uw ‘eigen kantoorsausje’. Hoe beter een risicobeleid op maat wordt gesneden, hoe beter het in het bestaande werkproces geïntegreerd kan worden. Nu hoor ik u vragen: ‘Hoe doe ik dat precies?’ Hieronder drie onmisbare onderdelen voor het schrijven van een gedegen eigen beleid.
#1: De risk appetite van uw kantoor
Neem in uw beleid de risk appetite, de risicobereidheid, van uw kantoor op. Omschrijf daarvoor onder andere welke risico’s u als kantoor ziet en wat u van deze risico’s vindt. Kijkt u op deze manier naar een AML beleid, dan maakt u het concreet en minder vaag. Analyseer op welke sectoren u zich richt en wat het risico van deze sectoren of klanten is. Zodra u deze risico’s in kaart hebt gebracht en omschrijft, kunt u de risico’s beter gaan signaleren. Het gaat meer leven in het kantoor.
#2: Het AML werkproces
Het is van belang om het gehele werkproces, van het accepteren en het identificeren van nieuwe cliënten tot het melden van ongebruikelijke transacties, in detail te omschrijven. Dit geldt ook voor alle uitzonderingen en bijvoorbeeld ‘complexe’ cliënten. Hoe gaat u hiermee om als het een buitenlands bedrijf betreft? Zeker als het om een organisatie uit een hoog risicoland gaat? Welke stappen volgt u dan? Hoe handelt u bij een ongebruikelijke transactie melding en hoe monitort u bestaande cliënten? Vergeet ook niet te noteren hoe u het vier ogen beleid waarborgt en wat de rol van een Compliance Officer is (als uw kantoor die heeft). In het vierde blog gaan wij dieper in op de procedures omtrent de AML. Handig om inspiratie op te doen!
#3: Risicokwalificatie
De werkwijze rondom risicokwalificatie is onderdeel van het hierboven genoemde werkproces. Doordat het dermate specifiek is, belicht ik het in deze alinea separaat. Ik adviseer ieder kantoor om te bepalen wat een laag, medium en hoog risico is en hoe u in dat geval handelt. Wanneer een cliënt precies een hoog risicoprofiel heeft, bepaalt u zelf. Dat doet u het makkelijkste door een risico-indicatorlijst toe te voegen aan uw beleid.
Binnen de AML heeft u te maken met objectieve en suggestieve indicatoren. U bepaalt bij subjectieve indicatoren zelf, op basis van eigen afweging, of er een aanleiding is om te veronderstellen dat de cliënt verband kan houden met witwassen of financieren van terrorisme. Deze eigen afweging, dus welke conclusies u wanneer trekt, dient u vast te leggen in het beleid. Er is helaas geen vaste lijst van subjectieve indicatoren beschikbaar. Definieer hier ook hoe een escalatie in zijn werk gaat en zorg voor een 4-ogen beleid.
Het belang van een risicobeleid voor KC Legal
We vragen advocaat/belastingkundige Friggo Kraaijeveld waarom een risicobeleid voor zijn kantoor belangrijk is. Friggo: "Enerzijds zijn we het wettelijk verplicht. Anderzijds zijn wij ons, door het opstellen van dit beleid, bewuster geworden van onze ondernemersrisico’s. We hebben processen geformuleerd en kunnen daar nu uniform naar handelen. Het is een denkroute geworden en biedt een ideaal uitgangspunt voor procesmatig werken. Bovendien voorkom ik graag een boete."
Als we Friggo vragen naar een tip voor andere kantoren antwoordt hij: "Maak gebruik van de kennis van anderen, van een specialistische partij die kan helpen bij het format en de te behandelen onderdelen. Zorg daarbij dat u bij het geven van inhoud aan het beleid dichtbij uzelf als kantoor blijft. Voor ons werd het opstellen van het risicobeleid direct een soort ‘sanity check’."
Gouden tip
Heeft u deze drie onderdelen duidelijk, leg ze dan vast in uw beleid. Gouden tip daarbij? Visualiseer, oftewel schets of teken, het werkproces en de escalatieprocedure. In plaats van dit in diverse pagina’s te omschrijven kun je het proces (laten) schetsen in bijvoorbeeld een infographic (een opgemaakte afbeelding waar het proces in beeld wordt gebracht). Komt u hier zelf niet uit? Neem dan gerust contact op. Binnen onze dienst ‘Compliance as a service’ voeren wij deze visualisaties regelmatig uit.
Dan als laatste nog enkele praktijktips voor het schrijven, uitvoeren en up to date houden van het beleid.
1. Zorg dat een beleid uw kantoorbeleid is. Maak het eigen en denk ook in uitzonderingen van het kantoor.
2. Zorg dat uw beleid up to date is en blijft. Check deze regelmatig en plan deze checks in. Controleer daarbij ook of het beleid nog voldoet aan de laatste wetgeving.
3. Het is belangrijk dat het beleid voor iedere medewerker goed vindbaar is. Sla het op in uw intranet omgeving of, indien u daarvan gebruikt maakt, in het kenniscentrum van uw AML software, zoals die van RegLab.
4. Zie erop toe dat het beleid door iedereen in de praktijk wordt gebracht. Het moet een dynamisch onderdeel van uw kantoor worden. Organiseer interne kennisdagen en trainingen.
De toezichthouder zal u vragen uw beleid aan de hand van twee (random) cliënten te tonen. Is er in het dossier niets hierover terug te vinden, dan zal een berisping of boete volgen. Volgt u de tips uit dit artikel op, dan voorkomt u daarentegen een lastig gesprek met de toezichthouder.
