Establecer un proceso eficaz de lucha contra el blanqueo de capitales es crucial para empresas de todos los tamaños. En este artículo se proporciona información detallada para configurar el proceso de lucha contra el blanqueo de capitales, prestando especial atención a varias dificultades.
¿Qué es exactamente un proceso PBC/FT?
El proceso de lucha contra el blanqueo de capitales incluye todas las medidas y procedimientos que usted toma para cumplir con las obligaciones de lucha contra el blanqueo de capitales. Se trata de obligaciones como:
¡Nota! Tendrás que pensar detenidamente en los roles dentro del proceso. ¿Quién hace qué y dónde reside la responsabilidad?
Hoja de ruta
A continuación, puede visualizar el proceso de PBC, por ejemplo, en una hoja de ruta. Cree una descripción general simple que muestre los diferentes pasos que deben seguir los diferentes roles. Esto proporcionará más claridad sobre lo que se espera de quién.
Consejo: no hagas la hoja de ruta demasiado detallada, todo el proceso debe ser claro para todos los empleados.
Es importante incluir los siguientes componentes:
- Creación de un asunto para un nuevo cliente
- Creando un asunto
- Solicitud de información al cliente
- Añadiendo información al asunto
- Creación de un asunto para un cliente existente
- Creando un asunto
- ¿Qué información ya tiene y la información está actualizada?
- Solicitud de nueva información al cliente Creación de un asunto para un cliente existente
- Añadiendo información al asunto
- ¿Quién supervisa a los clientes?
- ¿Quién revisa los asuntos?
Lea este artículo para obtener algunos consejos sobre cómo redactar procedimientos de lucha contra el blanqueo de capitales.
¿Cuáles son las trampas?
Un proceso integral de PBC garantiza que todas las obligaciones de AML se puedan cumplir fácilmente. Sin embargo, puede haber algunos indicios que muestren que el proceso de AML aún no es del todo correcto. A continuación se muestra una descripción general de posibles malentendidos y errores comunes
No tener una política de PBC/FT
Las empresas que dan a los empleados claridad sobre el proceso de lucha contra el blanqueo de capitales lógicamente tienen más control que aquellas en las que los empleados tienen su propia responsabilidad contra el blanqueo. Con esta segunda opción, rápidamente ves que una persona tiene todo en orden, pero la otra no. Por ejemplo, algunos son muy completos en términos de documentación, mientras que otros son demasiado concisos. Si desea crear cierta coherencia y uniformidad, tener una política de PBC es un paso en la dirección correcta.
Una política de PBC/FT no actualizada
Revisar la política de lucha contra el blanqueo de capitales una vez al año. Incluir el crecimiento de la empresa y la creación de nuevos puestos. Evalúe también si lo que está escrito en papel es factible en la práctica.
La política de PBC/FT es demasiado extensa
Mantenga la política práctica y no demasiado elaborada. En última instancia, el objetivo es incorporar clientes rápidamente y poder empezar a trabajar para el cliente. No solo crear excepciones para que sea un proceso difícil.
Descentralización
Con la descentralización, cada equipo o empresa es responsable de gestionar sus propios procesos de PBC. Una desventaja importante de esto es que se producen inconsistencias. Para los despachos pequeños (< 5 abogados), esto puede no ser un problema, ya que podrá tener fácilmente una visión general.
Cuando la empresa se expande, la idea de una función centralizada es interesante. Cada vez más, vemos en las grandes empresas que un responsable de compliance o un equipo central coordina el proceso dentro de la empresa. El resultado: un proceso de lucha contra el blanqueo de capitales bien pensado y una hoja de ruta clara para los empleados.
Nota: En algunos casos, es obligatorio tener un responsable de compliance.
Mantenimiento manual de los asuntos del cliente
Mantener los asuntos de los clientes manualmente solo es manejable para las pequeñas empresas. En cuanto llevas más asuntos, pronto descubres que pierdes la pista. Después de todo, no todos los clientes envían toda la información inmediatamente después de realizar una solicitud KYC. Todavía requiere un gran proceso administrativo para mantenerse al día. Entonces no es factible trabajar con un documento de Excel y hacer todo manualmente. Por lo tanto, con un gran número de clientes, piense detenidamente cómo gestionar mejor el seguimiento.
El principio de los cuatro ojos
Para una firma de una sola persona, este será un consejo menos relevante, pero si tiene varios abogados, entonces asegúrese de cumplir con el principio de los cuatro ojos. Pídanse mutuamente su opinión sobre los casos de alto riesgo y así garantizar la calidad. Además, en algunos casos también es obligatorio contar con el permiso del oficial de cumplimiento y/o de la junta ejecutiva.
