¿Qué documentos solicito durante una revisión de PBC-FT?

Malentendido  

A veces surge un malentendido durante la identificación de un cliente nuevo. Algunos abogados piensan que la identificación solamente aplica a los archivos de PBC-FT, pero este no es el caso. Como abogado, debe siempre identifica a su cliente (potencial). Ademá, cada cliente debe ser verificado respecto a las listas de sanciones.  

Debajo se encuentra una lista de todos los archivos necesarios para completar la identificación lo antes posible. Como puede observar de la lista a continuación, identificar a una entidad legal implica elementos adicionales. Esto tiene que ver con la complejidad, posibles accionistas, y los beneficiarios finales (UBOs).

Información requerida  

Persona natural  

• Nombre
• Dirección
• Copia de ID
• Declaración de PEP

Entidad legal 

• Extracto de la Cámara de Comercio
• Mapa estructural de los accionistas
• Representante
  • Nombre
  • Copia de ID
  • Poder notarial

• UBO
  • Nombre
  • Dirección
  • Copia de ID
• Declaración de PEP
  

El mapa estructural de la organización de los accionistas debe estar detallado hasta los accionistas finales, los UBOs. En esta parte, no olvide incluir los porcentajes de participación. También solicite el nombre y dirección de las personas autorizadas, incluyendo una copia de identificación. Note: no es una tarea de simplemente identificar a alguien. De igual manera debe verificar que todos los detalles sean correctos.  

Asimismo, en el caso de una entidad legal, es importante para los archivos de PBC-FT que cuente con una declaración PEP (Persona Expuesta Políticamente) de las personas involucradas. Si no utiliza un software de PBC-FT, una declaración PEP debe completarse y presentarse. A menudo, esta declaración está incluida en el formato del UBO.  

Tip: Software de PBC-FT  

Si realiza identificaciones y verificaciones de forma manual, es muy posible que se encuentre con retos al revisar las listas de sanciones y países de alto riesgo. Es casi imposible filtrar a todas las personas manualmente. Las listas de sanciones nacionales se pueden manejar, pero buscar en las listas de la EU requiere de mucho más trabajo. Sin embargo, se encuentra obligado a realizar esto ya que en principio – en todos los asuntos que realice – no debe ayudar a personas sancionadas.   

Un software de PBC-FT ofrece una solución. Por ejemplo, todos los pasos en RegLab están respaldados con símbolos. Estos explican al usuario las acciones a tomar. Además, será notificado si falta algún documento o información crucial. Algunos campos son obligatorios en el archivo del cliente. Si no se descargan dichos documentos existentes, el cliente no podrá proceder. De esta manera, nada puede olvidarse, incluyendo la revisión obligatoria de la lista de sanciones y de los países de alto riesgo.  

Rol del supervisor   

Durante una inspección, el supervisor determinará si el archivo se encuentra completo. La estructura de multas funciona de tal manera que, por cada elemento que falte en el archivo, puede ser sancionado. Por otra parte, mostrar exclusivamente los documentos obligatorios no es suficiente. Debe escribir una breve valoración con cada archivo, llamado el perfil de riesgo. Podrá leer más al respecto en el siguiente blog.  

Para concluir: con RegLab, tiene acceso fácil a la pista de auditoría, lo cual resulta sumamente útil durante la visita de un supervisor. Puede demostrar exactamente quién, cuándo, y qué acciones se llevaron a cabo dentro del archivo. Ya que esto hace que la auditoría sea más rápida y fluida, tendrá una conversación totalmente diferente con el supervisor. Siempre estará diez puntos adelante si puede rápidamente demostrar cómo efectivamente cumple.