Wie richte ich einen GwG-Prozess ein?

Die Einrichtung eines effektiven GwG-Prozesses ist für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung. Dieser Artikel enthält detaillierte Informationen zum Einrichten des GwG-Prozesses, wobei insbesondere auf einige Fallstricke geachtet wird.

Was genau ist ein GwG-Prozess?

Der GwG-Prozess umfasst alle Maßnahmen und Verfahren, die Sie ergreifen, um den GwG-Verpflichtungen nachzukommen. Dabei handelt es sich um Verpflichtungen wie: 

• Identifizierung und Überprüfung der Identität von Mandanten.
• Meldung verdächtiger Transaktionen an die zuständigen Behörden.
• Überwachen des Mandanten.

Einrichten des GwG-Prozesses  

GwG-Richtlinie 

Ausgangspunkt eines GwG-Prozesses ist die GwG-Police. Darin halten Sie fest, wie Ihr Prozess in Bezug auf Mandanten-Onboarding und GwG-Compliance aussieht. Beantworten Sie dabei folgende Fragen:  

• Wie sieht unsere Risikopolitik aus? 
• Wie ermitteln wir das Risikoprofil des Mandanten? 
• Welche Informationen fordern wir vom Mandanten an? 
• Wie speichern wir KYC-Daten sicher? 
• Welche Informationen prüfen wir auf mögliche Sanktionen? 
• Wann können Sie mit der Erbringung von Dienstleistungen beginnen? Wann nicht? 
• Wie überwachen wir laufende Angelegenheiten? Und bestehende Mandanten?  
• Wann melden wir verdächtige Transaktionen den zuständigen Behörden? 
• (Ab wann) Brauchen wir einen Compliance-Beauftragten?  

Anmerkung!
Sie müssen sorgfältig über die Rollen innerhalb des Prozesses nachdenken. Wer macht was und wo liegt die Verantwortung?

Arbeitsablauf 

Anschließend können Sie den GwG-Prozess visualisieren, zum Beispiel in Form eines Workflows. Erstellen Sie eine einfache Übersicht, die die verschiedenen Schritte zeigt, die von den verschiedenen Rollen unternommen werden müssen. Dies wird mehr Klarheit darüber schaffen, was von wem erwartet wird.

Tips: Machen Sie den Workflow nicht zu detailliert. Der gesamte Prozess sollte jedem Mitarbeiter klar sein!

Es ist wichtig, die folgenden Komponenten in den Workflow einzubeziehen:

• Erstellen einer Angelegenheit für einen neuen Mandanten 
  • Erstellen einer Angelegenheit 
  • Anfordern von Informationen vom Client 
  • Hinzufügen von Informationen zur Angelegenheit
• Erstellen einer Angelegenheit für einen bestehenden Mandanten
  • Erstellen einer Angelegenheit 
  • Welche Informationen haben Sie bereits und sind die Informationen aktuell? 
  • Neue Informationen vom Client anfordern 
  • Hinzufügen von Informationen zur Angelegenheit 
• Wer überwacht die Mandanten? 
• Wer prüft die Angelegenheiten? 

In diesem Artikel finden Sie einige Tipps zur Ausarbeitung von GwG-Verfahren. 

Was sind die Fallstricke?  

Ein umfassender GwG-Prozess stellt sicher, dass alle GwG-Verpflichtungen problemlos erfüllt werden können. Dennoch kann es einige Anhaltspunkte geben, die darauf hindeuten, dass das GwG-Verfahren noch nicht ganz korrekt ist. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über mögliche Missverständnisse und häufige Fehler.

Keine GwG-Richtlinie und/oder kein Arbeitsablauf
Unternehmen, die ihren Mitarbeitern logischerweise Klarheit über den GwG-Prozess geben, haben mehr Kontrolle über AML als Unternehmen, bei denen die Mitarbeiter ihre eigene GwG-Verantwortung tragen. Bei dieser zweiten Option sieht man schnell, dass der eine alles in Ordnung hat, der andere aber nicht. Einige sind zum Beispiel sehr umfangreich in Bezug auf die Dokumentation, während andere zu prägnant sind. Wenn Sie eine gewisse Konsistenz und Einheitlichkeit schaffen möchten, ist eine GwG-Richtlinie oder ein GwG-Workflow ein Schritt in die richtige Richtung. 

Die GwG-Richtlinie ist nicht auf dem neuesten Stand
Überprüfen Sie die GwG-Richtlinie einmal im Jahr. Berücksichtigen Sie das Wachstum des Unternehmens und neue Positionen. Bewerten Sie auch, ob das, was auf Papier steht, in der Praxis machbar ist.

Die GwG-Richtlinie ist zu umfangreich
Halten Sie die Richtlinie praktisch und nicht zu ausführlich. Letztendlich besteht das Ziel darin, Kunden schnell an Bord zu holen und mit der Arbeit für den Kunden beginnen zu können. Nicht nur Ausnahmen zu schaffen, um es zu einem schwierigen Prozess zu machen.

Dezentralisierung 
Bei der Dezentralisierung ist jedes Team oder jede Kanzlei für die Verwaltung ihrer eigenen GwG-Prozesse verantwortlich. Ein großer Nachteil dabei ist, dass es zu Inkonsistenzen kommt. Für kleine Kanzleien (< 5 Anwälten) ist dies möglicherweise kein so großes Problem. Dann behalten Sie ganz einfach den Überblick. 

Wenn das Unternehmen expandiert, ist die Idee einer zentralisierten Funktion interessant. Zunehmend sehen wir in großen Kanzleien, dass ein Compliance-Beauftragter oder ein zentrales Team den Prozess innerhalb der Kanzlei koordiniert. Das Ergebnis: ein durchdachter GwG-Prozess und eine klare Roadmap für die Mitarbeiter. 

Hinweis: In einigen Fällen ist die Beauftragung eines Compliance-Beauftragten obligatorisch.

Manuelle Pflege von Mandantenangelegenheiten
Die manuelle Verwaltung von Mandantenangelegenheiten ist nur für kleine Unternehmen zu bewältigen. Sobald man mehr Aufgaben erfüllt, merkt man schnell, dass man den Überblick verliert. Schließlich sendet nicht jeder Mandant alle Informationen sofort ein, nachdem Sie eine KYC-Anfrage gestellt haben. Das erfordert immer noch einen ziemlichen administrativen Prozess, um Schritt zu halten. Dann ist es nicht machbar, mit einem Excel-Dokument zu arbeiten und alles manuell zu erledigen. Überlegen Sie also bei einer großen Anzahl von Clients genau, wie Sie die Überwachung vereinfachen können.

Das Vier-Augen-Prinzip
Prinzip hältst. Fragen Sie sich gegenseitig nach Input zu Hochrisikofällen und sichern Sie so die Qualität. Darüber hinaus ist in einigen Fällen auch die Erlaubnis des Compliance-Beauftragten und/oder des Vorstands zwingend erforderlich.