Visualisierung ist ein Plus
Im vorigen Artikel haben wir die Bedeutung der Ausarbeitung einer Risikopolitik erörtert. In dieser Politik beschreiben Sie die Verfahren. Wie geht Ihr Büro im Grunde genommen mit der Politik zur Geldwäschebekämpfung um und welche Schritte unternehmen Sie wann? Es wurde bereits angedeutet, dass die Visualisierung von Prozessen äußerst hilfreich sein kann. Ein schriftliches Verfahren mit verschiedenen Prozessen ist kein einfach zu handhabendes Dokument. Visuelle Darstellungen wie Infografiken und Flussdiagramme sind sehr empfehlenswert, um die Mitarbeiter/-innen in Ihrem Büro zu einem prozessorientierten Denken zu bewegen. Diese können auch als praktische Nachschlagewerke im Büro verwendet werden.
Geldwäschebekämpfung als lästige Pflicht
Viele Anwälte/-innen, mit denen wir sprechen, empfinden Geldwäschebekämpfung als lästige Pflicht. Im Grunde ist es nichts, was sie mit besonderer Leidenschaft tun. Aus diesem Grund stellen wir eine Vielzahl von Möglichkeiten vor, wie die Einhaltung des GwG in Kanzleien angegangen werden kann. Einige Anwälte/-innen nehmen es sehr ernst und bevorzugen es, alle Verfahrensschritte selbst zu erledigen, andere wiederum ziehen es vor, Unterstützung zu engagieren.
Bedenken Sie, dass die Aufsichtsbehörde der Meinung ist, dass der/die Anwalt/Anwältin selbst für die Geldwäschepolitik und deren Umsetzung verantwortlich ist. Natürlich kann das Sekretariat problemlos verschiedene Schritte unternehmen, solange der/die betreffende Anwalt/Anwältin eine Kontrolle durchführt. Dies ist auch für das 4-Augen-Prinzip wichtig. Eine Hilfskraft ist durchaus in der Lage, den Identifizierungsprozess zu übernehmen. Die Beurteilung, ob es sich um eine ungewöhnliche Transaktion handelt, obliegt jedoch dem/der betreffenden Rechtsanwalt/-anwältin. Dies erfordert eine genaue Kenntnis der entsprechenden Akte. Stellen Sie daher sicher, dass in der Geldwäschepolitik klar beschrieben ist, wer wofür verantwortlich ist und wer was wann (und an wen) weiterleiten sollte. Vergewissern Sie sich, dass die Rollen auf keinen Fall verwechselt werden.
Für die Aufsichtsbehörde sind Konsistenz und Einheitlichkeit innerhalb der von Ihrem Büro festgelegten Verfahren wichtig. Sie möchte sehen, dass jede/-r im Büro die Richtlinie auf die gleiche Weise umsetzt. Das bedeutet automatisch, dass der Prozess der Geldwäschebekämpfung effizienter organisiert ist. Das entscheidende Element dabei ist folgendes: Stellen Sie intern Spezialisten/-innen bereit, machen Sie sie erkennbar und erteilen Sie ihnen ein Mandat. Das sollte glasklar sein, stellen Sie sicher, dass das Verfahren praktikabel ist. Machen Sie es nicht zu kompliziert, denn Sie müssen in der Lage sein, es einzuhalten.
Zeigen Sie außerdem regelmäßig die Fortschritte im Büro. Machen Sie die Akten transparent. Sorgen Sie für ein hohes Maß an Transparenz, z.B. indem Sie angeben, bei welchen Akten (noch) einige notwendige Dokumente fehlen. Sie können dies in Softwareanwendungen (z.B. RegLab) festhalten, aber auch beispielsweise mit einer Excel-Liste beginnen. Hier können Sie eintragen, wie viele neue Mandanten/-innen in diesem Zeitraum hinzugekommen sind, mit wem der/die Anwalt/Anwältin zu tun hat und was noch in Bearbeitung ist. Sie sollten diese Liste regelmäßig intern besprechen.
Risikoqualifizierung
Achten Sie darauf, die Risikoqualifizierung immer kritisch zu betrachten. Erläutern Sie, wann und wie Sie als Amt Untersuchungen einleiten und durchführen. Nach welchen Kriterien entscheiden Sie sich für eine vereinfachte, regelmäßige oder erweiterte Untersuchung? Dies sind einige der Antworten, die die Aufsichtsbehörden gerne in den Verfahren berücksichtigt sehen würden.
Festlegung von Verfahren...
Die Beschreibung von Verfahren ist sehr zeitaufwändig. Es gibt viele Ausnahmen, und gerade deren Ausarbeitung ist ein anspruchsvoller Prozess. Deshalb hier einige einfache Tipps:
- Stellen Sie eine Projektgruppe zusammen (tun Sie das nicht allein).
- Definieren Sie die Maßnahmen und verteilen Sie sie.
- Ernennen Sie Spezialisten/-innen (und sorgen Sie für deren Ausbildung).
- Halten Sie die Verfahren so praktisch wie möglich, denken Sie an eine Zentralisierung.
- Arbeiten Sie die Abläufe visuell aus.
- Sorgen Sie dafür, dass die grundlegenden Schritte für jede/-n klar sind. Wenn die Dinge schwieriger oder komplexer werden, stellen Sie sicher, dass sie den/die Spezialisten/-in vorgelegt werden können.
- Ziehen Sie eine/-n Berater/-in hinzu, der/die Ihnen helfen kann, Strategien und Verfahren so effizient wie möglich zu gestalten und umzusetzen.
Wenn Sie es vorziehen, dies nicht selbst zu tun, und wenn Sie jemanden suchen, der/die Ihnen bei der Beschreibung Ihrer Politik und der Umsetzung der Verfahren hilft, wenden Sie sich an das Spezialistenteam von RegLab. Wir unterstützen Sie auch bei der visuellen Gestaltung von Verfahren.
