Personalisierung der Musterpolitik
Bei der Ausarbeitung einer Risikopolitik verwenden die Büros häufig eine Musterpolitik wie die der Anwaltskammer. Diese Richtlinie bietet eine hervorragende Grundlage. Noch besser ist es, sie zu personalisieren. Je maßgeschneiderter eine Risikopolitik ist, desto besser lässt sie sich in bestehende Arbeitsabläufe integrieren. Sie werden sich vielleicht fragen: "Wie genau gehe ich vor?" Nachstehend finden Sie drei wesentliche Elemente für die Erstellung Ihrer eigenen soliden Politik.
#Nr. 1: Die Risikobereitschaft Ihres Unternehmens
Nehmen Sie die Risikobereitschaft Ihrer Kanzlei in Ihre Politik auf. Beschreiben Sie z.B. die Risiken, die Ihr Büro identifiziert hat, und wie Sie über diese Risiken denken. Wenn Sie das GwG auf diese Weise angehen, machen Sie sie konkret und weniger undurchsichtig. Analysieren Sie, auf welche Sektoren Sie abzielen und welche Risiken diese Sektoren oder Kunden/-innen mit sich bringen. Wenn Sie diese Risiken identifiziert und beschrieben haben, können Sie effizienter vorgehen und diese Risiken besser sichtbar machen.
#Nr. 2: Der Anti-Geldwäsche-Arbeitsprozess
Es ist wichtig, den gesamten Arbeitsprozess detailliert zu beschreiben, von der Annahme und Identifizierung neuer Kunden/-innen bis zur Meldung ungewöhnlicher Transaktionen. Dies gilt auch für alle Ausnahmen und z. B. für "komplexe" Kunden/-innen. Wie gehen Sie vor, wenn ein ausländisches Unternehmen involviert ist? Vor allem, wenn es sich um eine Organisation aus einem Hochrisikoland handelt? Welche Schritte unternehmen Sie dann? Wie gehen Sie im Falle einer Meldung einer ungewöhnlichen Transaktion vor und wie überwachen Sie bestehende Kunden/-innen? Vergessen Sie auch nicht, aufzuschreiben, wer was tut, wie Sie die Vier-Augen-Politik gewährleisten und welche Rolle ein/-e Compliance-Beauftragte/-r hat (falls vorhanden). Im vierten Blogpost gehen wir ausführlicher auf die Verfahren zur Bekämpfung der Geldwäsche ein. Dies ist eine gute Quelle der Inspiration.
#Nr. 3: Risikoqualifizierung
Die Methode der Risikoqualifizierung ist Teil des oben erwähnten Arbeitsprozesses. Da sie so spezifisch ist, wird sie in diesem Abschnitt gesondert behandelt. Wir raten jedem Büro zu bestimmen, was ein niedriges, mittleres und hohes Risiko ist und wie in diesem Fall zu handeln ist. Sie entscheiden, wann ein/-e Kunde/-in ein hohes Risikoprofil aufweist. Am einfachsten ist es, wenn Sie eine Liste mit Risikoindikatoren in Ihre Richtlinie aufnehmen. Als Orientierung können Sie Anlage 1 und 2 im GwG nutzen, die Faktoren für niedriges beziehungsweise hohes Risiko aufführen.
Im Rahmen des GwG haben Sie es mit objektiven und subjektiven Indikatoren zu tun. Bei objektiven Indikatoren prüfen Sie die Sanktions- und Hochrisikoländerlisten und ob ein PEP beteiligt ist. Bei den subjektiven Indikatoren bestimmen Sie auf der Grundlage Ihrer eigenen Überlegungen, ob es Grund zu der Annahme gibt, dass der/die Kunde/-in in Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung verwickelt sein könnte. Diese Überlegungen sollten Sie in Ihrer Politik festhalten, d. h. welche Schlussfolgerungen Sie wann ziehen. Leider gibt es keine feste Liste von subjektiven Indikatoren. Sie können aber die "Auslegungs- und Anwendungshinweise zum Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten (Geldwäschegesetz – GwG)" der Bundesanwaltskammer dafür nutzen. Definieren Sie hier, wie eine Eskalation funktioniert und sorgen Sie für eine 4-Augen-Politik.
Die Bedeutung einer Risikopolitik für KC Legal
Wir haben Friggo Kraaijeveld, Rechtsanwalt und Steuerexperte, gefragt, warum eine Risikopolitik für seine Kanzlei wichtig ist. Friggo Kraaijeveld: "Einerseits sind wir gesetzlich verpflichtet, diese Politik zu erstellen. Andererseits werden wir uns dadurch unserer Geschäftsrisiken stärker bewusst. Wir haben Prozesse formuliert und können nun einheitlich danach handeln. Sie ist zu einer Denkweise geworden und bietet einen idealen Ausgangspunkt für prozessorientiertes Arbeiten. Außerdem möchte ich Bußgelder vermeiden."
Wir haben Friggo gebeten, einen Tipp für andere Büros zu geben. Hier ist sein Kommentar dazu: "Nutzen Sie das Wissen anderer, z.B. einer Fachpartei, die bei der Gestaltung und den zu behandelnden Teilen helfen kann. Achten Sie bei der inhaltlichen Ausgestaltung der Politik darauf, dass Sie sich selbst als Büro nahe bleiben. Für uns wurde die Ausarbeitung der Risikopolitik sofort zu einer Art 'Gesundheitscheck'."
Goldener Tipp
Wenn Sie diese drei Teile geklärt haben, halten Sie sie in Ihrer Politik fest. Unser goldener Tipp dafür? Visualisieren, d.h. skizzieren oder zeichnen Sie den Arbeitsprozess und das Eskalationsverfahren. Anstatt dies auf verschiedenen Seiten zu beschreiben, können Sie den Prozess z. B. in einer Infografik (ein formatiertes Bild, das den Prozess zeigt) skizzieren. Sie finden es selbst nicht heraus? Bitte kontaktieren Sie uns. Wir führen diese Visualisierungen regelmäßig im Rahmen unserer Dienstleistung "Compliance" durch.
Abschließend noch einige praktische Tipps für die Erstellung, Umsetzung und Aktualisierung von Richtlinien.
Vergewissern Sie sich, dass es sich bei einer Richtlinie um Ihre Büropolitik handelt. Machen Sie sie zu Ihrer eigenen und berücksichtigen Sie alle Ausnahmen für Ihr Büro.
1. Vergewissern Sie sich, dass es sich bei einer Richtlinie um Ihre Büropolitik handelt. Machen Sie sie zu Ihrer eigenen und berücksichtigen Sie alle Ausnahmen für Ihr Büro.
2. Es ist wichtig, dass die Richtlinie für jede/n Mitarbeiter/-in leicht zu finden ist. Speichern Sie sie in Ihrer Intranetumgebung oder, falls Sie eine solche verwenden, im Knowledge Center Ihrer Software zur Bekämpfung der Geldwäsche (z.B. RegLab).
3. Stellen Sie sicher, dass die Richtlinie von allen Mitarbeitern/-innen in die Praxis umgesetzt wird. Sie sollte ein dynamischer Teil Ihres Büros werden. Organisieren Sie interne Wissenstage und Schulungssitzungen.
Die Aufsichtsbehörde wird Sie auffordern, Ihre Strategie anhand von zwei (zufällig ausgewählten) Kunden/-innen vorzustellen. Wenn in der Akte nichts zu finden ist, wird ein Verweis oder eine Geldstrafe folgen. Wenn Sie die Tipps in diesem Artikel befolgen, können Sie schwierige Gespräche mit der Aufsichtsbehörde vermeiden.
