Missverständnis
Bei der Identifizierung eines/-r neuen Mandanten/-in kommt es manchmal zu einem Missverständnis. Einige Anwälte/-innen denken, dass die Identifizierung nur für Geldwäsche-Akten gilt. Dies ist jedoch nicht der Fall. Als Anwalt/Anwältin sollten Sie Ihre/-n (potenzielle/-n) Mandanten/-in immer identifizieren. Außerdem sollte jede/-r Mandant/-in anhand von Sanktionslisten überprüft werden.
Nachfolgend finden Sie eine Liste mit allen erforderlichen Informationen, um die Identifizierung so schnell wie möglich abzuschließen. Wie Sie der Liste entnehmen können, geht die Identifizierung einer juristischen Person etwas weiter als die einer natürlichen Person. Dies hat mit der Komplexität, möglichen Aktionären/-innen und wirtschaftlich Berechtigten (UBOs) zu tun.
Benötigte Informationen
Natürliche Person
- Vorname und Nachname,
- Geburtsort,
- Geburtsdatum,
- Staatsangehörigkeit,
- Wohnanschrift,
- Kopie Personalausweis,
- PEP-Status
Juristische Person
- Firma, Name oder Bezeichnung,
- Rechtsform,
- Registernummer,
- Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung,
- Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder die Namen der gesetzlichen Vertreter
- Wirtschaftlich Berechtigte Person (UBO)
- Vorname und Nachname,
- Geburtsdatum,
- Geburtsort,
- Anschrift,
- Kopie Personalausweis
- PEP-Status
-> Eine Erhebung der Angaben aus dem Transparenzregister genügt zur Erfüllung der Pflicht nicht. (§11 Abs. 5 GwG)
Tipp: Anti-Geldwäsche-Software
Wenn Sie die Kundenidentifizierung und -überprüfung manuell durchführen, werden Sie bei der Überprüfung von Sanktionslisten und Hochrisikoländern wahrscheinlich auf Probleme stoßen. Es ist fast unmöglich, alle Personen manuell zu überprüfen. Die nationale Sanktionsliste ist überschaubar, aber die Suche nach der europäischen Liste erfordert mehr Arbeit. Sie sind jedoch dazu verpflichtet, da Sie – egal was Sie tun –grundsätzlich keine Geschäfte mit sanktionierten Personen machen dürfen.
Die Anti-Geldwäsche-Software bietet eine Lösung. Die Sanktionslisten werden von der Software automatisch überprüft, und ein einfacher Link aus der Software kann an den/die Mandant-/in zur Kundenidentifizierung gesendet werden, so dass der/die Mandant-/in seine persönlichen Daten eingeben kann.
Sie werden benachrichtigt, wenn Ihnen Dokumente oder wichtige Informationen der Mandanten-/innen fehlen. Einige Felder in der Kundendatei sind Pflichtfelder. Ohne das Hochladen vorhandener Dokumente kann der/die Kunde/-in nicht fortfahren. Auf diese Weise wird nichts vergessen, auch nicht die obligatorische Prüfung von Sanktionslisten und Risikoländern.
Die Rolle der Aufsichtsbehörde
Bei einer Kontrolle prüft die Aufsichtsbehörde kritisch, ob die Unterlagen vollständig sind. Die Sanktionsstruktur sieht vor, dass für jedes fehlende Element in der Akte ein Bußgeld verhängt werden kann. Außerdem reicht es nicht aus, nur die vorgeschriebenen Unterlagen vorzulegen. Sie müssen zu jeder Akte eine kurze Bewertung verfassen, das so genannte Risikoprofil. Mehr dazu in einem zukünftigen Blogbeitrag.
Abschließend: Mit RegLab haben Sie einfachen Zugriff auf den Prüfpfad. Das ist sehr nützlich bei einem Besuch der Aufsichtsbehörde. Sie können genau zeigen, wer, was, wann und welche Aktionen in der Datei durchgeführt wurden. Weil die Prüfung dadurch reibungsloser abläuft, führen Sie ein ganz anderes Gespräch mit dem Vorgesetzten. Sie sind immer zehn Punkte voraus, wenn Sie schnell zeigen können, wie Sie die Vorschriften einhalten.
