In Übereinstimmung mit dem geltenden Recht
Es ist wichtig, dass Ihre Richtlinie dem jeweils geltenden Recht entspricht. Nehmen wir als Beispiel das Transparenzregister. Seit seiner Einführung sind die Unternehmen verpflichtet, eine UBO-Kontrolle durchzuführen. Wenn die Daten aus dem Register nicht mit den Angaben des Auftraggebers übereinstimmen, müssen Sie dies entweder dem Transparenzregister oder dem Auftraggeber mitteilen. Fragen wie diese, die sich in der Gesetzgebung widerspiegeln, sollten auch in Ihrer Richtlinie enthalten sein.
Eine Richtlinie ist eine allgemeine Beschreibung von:
- der Risikobereitschaft der Firma;
- dem Prozess der Geldwäscheprävention;
- der damit verbundenen Risikoprofile.
Weitere Informationen zum Inhalt der Richtlinien finden Sie in einem früheren Blogbeitrag über die wesentlichen Bestandteile einer Risikopolitik.
Der Ausgangspunkt Ihrer Richtlinie zur Geldwäscheprävention ist die Festlegung, wann Sie sich mit dem GwG befassen müssen und wann nicht. Denken Sie daran, dass sich eine Nicht-Geldwäsche-Datei im Laufe der Zeit immer noch in eine Geldwäsche-Datei verwandeln kann. Es ist daher wichtig, Geldwäsche-Kontrollen durchzuführen – und es ist es hilfreich, wenn Sie Ihre Politik in diese Kontrollen einbeziehen können.
Wie oft sollten Sie Ihre Richtlinien aktualisieren?
Wichtig ist, dass alle Bestandteile der Richtlinie zur Geldwäscheprävention regelmäßig aktualisiert werden. Die Richtlinie sollte ein lebendiges Dokument sein. Jeden Monat ist vielleicht ein bisschen übertrieben, aber planen Sie mindestens alle paar Jahre einen Termin dafür ein. Gehen Sie die Richtlinie durch und prüfen Sie, ob sie noch mit dem aktuellen GwG in Einklang steht.
Die drei häufigsten Fehler
Welchen Fehlern begegnen wir in der Praxis am häufigsten?
- Keine umfassende Politik
Am häufigsten erleben wir, dass eine Richtlinie zwar geschrieben, aber nicht ausreichend spezifiziert wird. So können beispielsweise entscheidende Elemente fehlen, wie die Überprüfung von Risiko- und Sanktionslisten oder das Vorgehen bei PEP. Es wird jedoch immer wichtiger, diese Richtlinien zur Verfügung zu haben. Die Geldwäschebekämpfung spielt eine immer wichtigere Rolle, und die Aufsichtsbehörde wird ihre Kontrollen ausweiten.
- Keine Richtlinie, sondern ein Fahrplan
Manchmal stellen wir fest, dass eine Politik keine Politik, sondern ein Fahrplan ist. Ein Aktionsplan, der im Großen und Ganzen festlegt, wie man vorgehen soll. Eine Politik ist etwas, das davor kommt. Der gesamte Arbeitsprozess sollte von A bis Z detailliert beschrieben werden. Er sollte auch die Risikoanalyse und die Risikobereitschaft Ihres Unternehmens enthalten. Diese beiden Teile werden oft nicht berücksichtigt, obwohl sie obligatorisch sind. Sie sollten beschreiben, welche Kunden/-innen Sie betreuen, in welchen Sektoren sie arbeiten und welche Art von Angelegenheiten sie mitbringen. Nehmen wir an, Sie haben sich als Kanzlei auf Kryptowährungen spezialisiert. In diesem Fall ist es nicht notwendig, jede/-n Kunden/-in mit einem hohen Risikoprofil zu kennzeichnen. Schließlich ist dies Ihre Spezialisierung, aber Sie müssen dies in Ihrer Politik angemessen berücksichtigen und erklären. Eine Kanzlei, die nur sporadisch Krypto-Angelegenheiten bearbeitet, wird diese Art von Kunden/-innen jedoch mit einem hohen Risikoprofil versehen. Kurzum, es ist wichtig, dass Sie Ihre Risikoanalyse sorgfältig prüfen und aufzeichnen.
- Die Ausnahme wird zum Standard
In der Praxis zeigt sich, dass die Unternehmen Ausnahmen in Ihre Richtlinie aufnehmen wollen. So wollen sie zum Beispiel vereinfachte Recherchen zu bestimmten Akten erlauben. Diese Firmen wollen dies als Ausnahme in ihre Geldwäschepolitik aufnehmen. Unser Rat ist immer: Tun Sie es nicht. Wir haben schon so oft erlebt, dass die Ausnahme dann zum Maßstab wurde. Natürlich wird es immer Ausnahmen geben, aber lassen Sie das nicht zum Standart werden. Das kann der Aufsichtsbehörde nicht mehr erklärt werden.
Apropos Aufsichtsbehörde: Eines ist sicher, bei einem Besuch des/-r Vorgesetzten ist die Politik ein wichtiger Bestandteil und sehr wahrscheinlich der Beginn des Gesprächs. Er oder sie wird sicherlich die Frage stellen: "Verfügt Ihr Unternehmen über eine schriftliche Risikopolitik, und wenn ja, kann ich sie sehen?" Seien Sie darauf vorbereitet.
