La sfida dell'identificazione del titolare effettivo per gli studi legali e tributari.

Il concetto di Titolare Effettivo, ("Ultimate Beneficial Owner" o "UBO" nella terminologia internazionale), riveste un ruolo fondamentale nella conformità alla normativa antiriciclaggio (AML/KYC). Questa nozione consente ai soggetti obbligati, quali avvocati, consulenti fiscali o notai) di individuare i reali proprietari o titolari (beneficiari finali) di una società, di un bene o di un contratto, al fine di prevenire il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo. È dunque essenziale acquisire una comprensione approfondita del suo significato.

Gli studi legali e tributari hanno l'obbligo di rispettare la normativa antiriciclaggio come strumento di contrasto al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo. Comprendere l'identità del titolare effettivo rappresenta un elemento cruciale di questo processo e implica l'esecuzione di attività quali identificazione, due diligence, reporting e altro ancora. Esaminiamo ora più nel dettaglio questo tema.

Cosa si intende per Titolare Effettivo (UBO)?

Nell’ambito del processo di compliance antiriciclaggio, Il titolare effettivo si riferisce alla persona fisica che in ultima analisi possiede o controlla una società, un bene o un accordo. Il proprietario legale o l'azionista registrato potrebbe essere un'altra persona giuridica o addirittura un prestanome o una persona di facciata, il che rende difficile identificare chi ha realmente il controllo. 
Nel contesto della compliance AML/KYC, ciò che è fondamentale per prevenire la criminalità finanziaria è conoscere e identificare la persona fisica che in ultima istanza è  il titolare effettivo o beneficiario finale. Questo può essere impegnativo, soprattutto per strutture aziendali complesse con più livelli di proprietà. In tale contesto, gli studi legali come prima iniziativa sono tenuti a raccogliere e verificare le informazioni pertinenti sul titolare effettivo, una volta identificato, inclusi nome, indirizzo e percentuale di proprietà o controllo.

Perché il Titolare Effettivo è importante per la compliance antiriciclaggio (KYC/AML)?

Si diceva precedentemente che la comprensione del Titolare Effettivo svolge un ruolo fondamentale nella compliance Antiriciclaggio (AML/KYC). La sua identificazione è essenziale nella prevenzione del riciclaggio di denaro, del finanziamento del terrorismo e di altri reati finanziari. Ecco alcuni motivi per cui la sua identificazione è fondamentale:
Valutazione del rischio: le informazioni relative al titolare effettivo vengono utilizzate per valutare il livello di rischio associato a un particolare cliente o ad una transazione finanziaria. Identificando l'UBO, gli avvocati, quali soggetti obbligati, possono determinare se il cliente o l'operazione presenta un rischio alto o basso di reati finanziari. Ciò aiuta gli studi legali ad adottare le misure appropriate per gestire i rischi associati al cliente o alla transazione.
Identificazione di individui o entità ad alto rischio: le informazioni sul titolare effettivo possono essere utilizzate per identificare individui o entità ad alto rischio, come le Persone Politicamente Esposte (PEP), che potrebbero essere più suscettibili alla criminalità finanziaria. Gli studi legali possono utilizzare le informazioni raccolte sull’UBO per condurre un’adeguata verifica sui clienti ad alto rischio per rilevare eventuali operazioni sospette.
Rilevamento di operazioni sospette: le informazioni sull’UBO possono essere utilizzate anche per rilevare operazioni sospette. Identificando il titolare effettivo, i soggetti obbligati e le istituzioni finanziarie in particolare, possono monitorare le transazioni in modo più efficace e rilevare qualsiasi attività insolita o sospetta.
Conformità ai requisiti normativi: nella UE, i soggetti obbligati sono tenuti per legge a identificare e verificare il beneficiario finale dei propri clienti. Il mancato rispetto di questi requisiti normativi può comportare sanzioni significative, danni alla reputazione e responsabilità legali.

Come viene determinato il Titolare Effettivo?

La determinazione del titolare effettivo è un processo complesso che implica la raccolta e la verifica di informazioni rilevanti per confermare l'identità della persona o delle persone fisiche che in ultima istanza possiedono o controllano un'entità legale, un bene o un accordo. La quinta direttiva antiriciclaggio dell'UE (5AMLD) definisce titolare effettivo qualsiasi persona fisica che possiede direttamente o indirettamente più del 25% delle azioni o dei diritti di voto della società o che esercita un controllo significativo sulla gestione o sugli affari della stessa. 
I titolari effettivi potrebbero tentare di nascondere la loro proprietà o il controllo di una società attraverso complesse strutture di proprietà, il che può rendere difficile determinare chi siano veramente. Per risolvere questo problema, occorre porre in essere un'adeguata verifica della clientela, la quale comporta la raccolta e la verifica delle informazioni relative alla catena di controllo societaria  per risalire in ultima analisi all'identità del titolare effettivo.
I soggetti obbligati devono sempre condurre una due diligence per verificare l'accuratezza delle informazioni. Ciò può comportare non solo la revisione di documenti aziendali o lo svolgimento di ricerche online ma persino il contatto diretto con il titolare effettivo per confermare la propria identità e la proprietà.

Quali sono le sfide relative all'identificazione del Titolare Effettivo?

L'identificazione del Titolare Effettivo può essere un processo complesso e impegnativo, che richiede una conoscenza approfondita della struttura proprietaria e del quadro normativo dell'azienda. Alcune delle sfide e delle difficoltà della sua identificazione sono:
La complessità delle strutture proprietarie: le società clienti possono avere strutture proprietarie complesse con più livelli di intermediari, società holding ed entità offshore, rendendo difficile l'identificazione accurata dell'UBO. Può anche comportare l'uso di azionisti prestanome, società di copertura o altri meccanismi per nascondere la vera struttura proprietaria.
La mancanza di trasparenza: alcune giurisdizioni hanno normative deboli in merito alla divulgazione del beneficiario finale, il che rende difficile ottenere informazioni accurate e affidabili. Alcuni paesi non richiedono alle società di divulgare pubblicamente le informazioni sul titolare effettivo e altri non dispongono di registri centrali che registrano tali informazioni.
L’offuscamento deliberato: i criminali e altri malintenzionati possono nascondere deliberatamente la proprietà o il controllo di un'azienda o di un bene per evitare di essere scoperti. Ciò può comportare l'uso di strutture proprietarie complesse o società di comodo, il che può rendere difficile determinare chi sia il vero proprietario o controllore.
Incoerenze nelle informazioni sul titolare effettivo: le aziende possono fornire informazioni incoerenti o imprecise, rendendo difficile determinare chi sia il vero beneficiario finale. Ciò può verificarsi a causa di una mancanza di comprensione del concetto di titolare effettivo, di errore umano o persino travisamento deliberato.

Per superare queste sfide, i soggetti obbligati devono condurre adeguate verifiche e raccogliere informazioni da più fonti per verificare accuratamente le informazioni sull’UBO. 

Quali sono le conseguenze del mancato rispetto della corretta identificazione del titolare effettivo?

Il mancato rispetto dell'identificazione del titolare effettivo può avere gravi conseguenze per i soggetti obbligati. Oltre al rischio di sanzioni pecuniarie, la non conformità può comportare anche un danno reputazionale oltreché conseguenze legali e finanziarie significative.
Per garantire la conformità ai requisiti UBO, i soggetti obbligati devono sviluppare solide procedure di compliance antiriciclaggio. Questo processo dovrebbe includere l'identificazione e la verifica del titolare effettivo dei loro clienti e dovrebbe essere documentato e rivisto regolarmente. I soggetti obbligati dovrebbero inoltre condurre un monitoraggio regolare dei loro clienti per rilevare eventuali transazioni sospette o cambiamenti negli assetti proprietari.

La tecnologia può anche essere un potente strumento per l'identificazione dei titolari effettivi e della compliance antiriciclaggio (KYC/AML). I soggetti obbligati come gli studi legali e tributari dovrebbero prendere in considerazione l'utilizzo di analisi avanzate e strumenti di data mining per identificare individui o entità ad alto rischio. Sfruttando la tecnologia, gli avvocati possono semplificare i propri processi di compliance e di onboarding dei loro clienti, aumentare la precisione e ridurre il rischio di non conformità.

In conclusione

Per riassumere, Il titolare effettivo (Ultimate Beneficial Owner o UBO) di una società cliente è un concetto cruciale nella compliance antiriciclaggio (AML/KYC). Identificare accuratamente l'UBO è fondamentale per prevenire reati finanziari come il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo. Il titolare effettivo è la persona o le persone fisiche che alla fine possiedono o controllano un'entità o un accordo legale, che potrebbe non essere necessariamente lo stesso proprietario legale.

La compliance antiriciclaggio richiede identificazione, due diligence, reporting e altro ancora. Le informazioni sul titolare effettivo vengono utilizzate per valutare il rischio, identificare individui o entità ad alto rischio, rilevare operazioni sospette e rispettare i requisiti normativi.

Tuttavia, l'identificazione del titolare effettivo può essere difficile a causa della complessità delle strutture proprietarie, della mancanza di trasparenza, dell'offuscamento deliberato e delle incoerenze nelle informazioni sul titolare effettivo. 

La mancata conformità può portare a conseguenze legali e finanziarie significative e, per garantire la conformità, i soggetti obbligati devono sviluppare solide procedure di due diligence, condurre un monitoraggio adeguato e sfruttare la tecnologia. 

RegLab

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