Classificazione del rischio
La verifica della clientela è fondamentale per stabilire e verificare l'identità del cliente. La natura di questa indagine varia in base al tipo di cliente, alla relazione d'affari e al livello di rischio associato al cliente. Generalmente, si inizia sempre con una verifica ordinaria, da effettuare prima di formalizzare un accordo commerciale e fornire il servizio. È obbligatorio conservare l'identità e altri dati del cliente per dieci anni, come previsto dalla normativa italiana .
Durante l'indagine, si analizza il background del cliente, i servizi che verranno forniti e il potenziale rischio di coinvolgimento in attività di riciclaggio o finanziamento del terrorismo. Il profilo di rischio del cliente determina il tipo di verifica da effettuare:
- Standard: verifica ordinaria della clientela
- Basso rischio: verifica semplificata della clientela
- Alto Rischio: verifica rafforzata della clientela
Verifica ordinaria della clientela
Questo tipo di indagine rappresenta il punto di partenza per i profili di rischio medio. Durante una verifica ordinaria, si procede alla verifica e registrazione dell'identità del cliente. Se il cliente è una persona giuridica, è necessario identificare anche il titolare effettivo (Ultimate Beneficial Owner, UBO), ovvero la persona fisica che possiede o controlla il cliente. In Italia, l'UBO è definito come l'individuo che possiede direttamente o indirettamente più del 25% delle quote o dei diritti di voto della società .
È fondamentale comprendere e documentare lo scopo della relazione d'affari, poiché sono previsti controlli continuativi nel tempo. In alcuni casi, potrebbe essere necessario indagare sulla provenienza dei fondi utilizzati nella relazione d'affari o nella transazione. Inoltre, è importante verificare l'identità della persona fisica che rappresenta il cliente. Una volta completate tutte le verifiche e ottenute le approvazioni necessarie, la procedura di due diligence può considerarsi conclusa.
In alcune circostanze, la verifica ordinaria potrebbe non essere sufficiente, rendendo necessaria una verifica rafforzata.
Verifica rafforzata della clientela
Quando la verifica ordinaria non è adeguata, è obbligatorio effettuare una verifica rafforzata. Questo tipo di indagine è richiesto quando sussiste un rischio elevato di riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo. Secondo la normativa italiana, la verifica rafforzata è necessaria nei seguenti casi:
- Si sospetta un rischio aumentato di riciclaggio o finanziamento del terrorismo prima dell'indagine.
- Sono presenti transazioni complesse e di importo insolitamente elevato o schemi di transazioni senza un chiaro scopo economico o lecito.
- Il cliente risiede, è domiciliato o ha sede in uno Stato identificato dalla Commissione Europea come ad alto rischio .
Oltre a questi criteri, è importante considerare altri fattori di rischio, come quelli legati al cliente, ai prodotti o servizi offerti, alle transazioni, alle aree geografiche coinvolte o ai canali di distribuzione utilizzati.
Verifica semplificata della clientela
Quando il rischio di riciclaggio o finanziamento del terrorismo è basso, può essere sufficiente una verifica semplificata. Tuttavia, questa valutazione dipende dalle circostanze specifiche e deve essere effettuata caso per caso. L'ente obbligato deve raccogliere dati sufficienti per determinare se è appropriato applicare una verifica semplificata, tenendo conto dei fattori di rischio pertinenti. Alcuni gruppi di clienti per i quali una verifica semplificata può essere adeguata includono:
- Società quotate in borsa dove l'UBO è noto.
- Amministrazioni pubbliche.
- Imprese o istituzioni pubbliche.
Queste organizzazioni sono generalmente soggette a una supervisione tale da ridurre significativamente il rischio di riciclaggio.
Documentazione per ciascun tipo di verifica: esempi pratici
È necessario motivare la scelta del tipo di verifica effettuata. Di seguito alcuni esempi pratici:
- Verifica semplificata
“Il cliente è una società interamente controllata da una società quotata negli Stati Uniti, regolamentata dalla SEC. Pertanto, non è necessario identificare il titolare effettivo e si applica una verifica semplificata.”
- Verifica ordinaria
“Non vi sono elementi che giustifichino l’adozione di una verifica semplificata o rafforzata.”
- Verifica rafforzata
“Il cliente ha sede in un Paese ad alto rischio secondo la Commissione Europea e presenta una struttura societaria internazionale complessa. La motivazione alla base di tale struttura è nota e ritenuta plausibile. Si ritiene quindi opportuna una verifica rafforzata.”
