Aggiornamento della policy AML: i tre errori più frequenti

Assicurarsi che la Policy sia in conformità con la legislazione vigente 

La vostra policy AML deve essere sempre allineata con le leggi attuali. Ad esempio, con l'introduzione del registro dei beneficiari effettivi (UBO), le organizzazioni sono tenute a verificare le informazioni UBO. Se i dati del registro differiscono da quelli forniti dal cliente, è necessario segnalarlo al registro UBO. Questi aspetti legislativi devono essere chiaramente riflessi nella vostra policy. 

Una policy AML non deve solo descrivere chi fa cosa, ma dovrebbe delineare in modo generale: 

• L'appetito al rischio dell'azienda; 
• Il processo e le procedure antiriciclaggio implementate; 
• I profili di rischio associati. 

Per ulteriori dettagli sul contenuto di una policy AML, si può fare riferimento ad un altro articlo del nostro blog che tratta le parti essenziali di una policy di rischio.

Il punto di partenza per la vostra policy AML è determinare se la vostra attività rientra nell'ambito della legislazione AML. Anche se inizialmente non ritenete di rientrare in questo ambito, le circostanze possono cambiare, portando la vostra attività sotto la giurisdizione AML. È quindi cruciale avere una policy che possa essere adeguatamente rivista e adattata a tali cambiamenti. 

Quanto spesso dovreste aggiornare la vostra policy antiriciclaggio? 

Una domanda comune riguarda la frequenza con cui dovrebbero essere aggiornate le policy antiriciclaggio. La chiave sta nel considerare la policy AML come un documento "vivente", che necessita di revisioni periodiche per rimanere efficace e conforme. 

È essenziale che tutti gli elementi della vostra policy siano aggiornati regolarmente. Questo non solo garantisce la conformità con le leggi e i regolamenti in evoluzione, ma assicura anche che la vostra organizzazione sia protetta da potenziali rischi. 

Mentre un aggiornamento mensile potrebbe risultare eccessivo, è consigliabile non lasciare passare troppo tempo tra le revisioni. Consigliamo di pianificare una revisione completa della policy una volta all'anno. Questo intervallo consente di adeguarsi ai cambiamenti normativi e di adeguare le strategie di gestione del rischio in modo tempestivo. 

Durante la revisione, è importante valutare se la policy è ancora in linea con la legislazione antiriciclaggio attuale. Questo include l'esame delle procedure, dei processi di identificazione dei rischi e delle strategie di mitigazione. È fondamentale assicurarsi che la policy rispecchi qualsiasi sviluppo significativo nel settore e nella legislazione. 

I tre errori più comuni nella Policy Antiriciclaggio 

1. Assenza di una Politica Antiriciclaggio Completa

   Il primo errore comune è avere una policy AML incompleta o non aggiornata. In molti casi, le politiche vengono scritte ma poi trascurate. Con l'AML che assume un ruolo sempre più centrale, è fondamentale avere una policy completa a disposizione. Elementi cruciali, come lo screening delle liste di rischio e sanzioni, spesso mancano. Ad esempio, è essenziale sapere come gestire situazioni che coinvolgono Persone Esposte Politicamente (PEP). Una policy AML efficace dovrebbe coprire questi aspetti in modo dettagliato. 
   
   

2. Confondere la Policy con una Roadmap 

   Spesso, ciò che viene presentato come una policy AML è più simile a una roadmap o a un piano d'azione generico. Una policy efficace dovrebbe delineare l'intero processo da A a Z, includendo l'analisi del rischio e l'appetito al rischio dell'azienda. È importante descrivere il tipo di clienti, i settori da cui provengono e la natura delle loro attività. Per esempio, una società specializzata in criptovalute non deve necessariamente assegnare un profilo di rischio alto a ogni cliente in quel settore, ma deve spiegare e includere adeguatamente questa scelta nella policy. 
    

3. Rendere l'eccezione la norma

   Un altro errore frequente è voler inserire troppe eccezioni nella policy, come la possibilità di condurre ricerche semplificate in casi specifici. Tuttavia, queste eccezioni possono facilmente diventare la norma, compromettendo l'integrità dell'intera policy AML. È importante limitare le eccezioni e garantire che non sostituiscano le procedure standard. 

   Infine, è importante essere preparati per eventuali ispezioni da parte dei supervisori. Una delle prime domande sarà sull'esistenza di una policy AML scritta e dettagliata. Assicuratevi che la vostra policy sia completa, aggiornata e pronta per essere esaminata. 

In Conclusione

È essenziale redigere una politica AML chiara e completa e assicurarsi di aggiornarla regolarmente, almeno una volta all'anno, per garantire che rimanga in linea con le normative AML in continua evoluzione. Questo non solo garantisce la conformità con le leggi vigenti, ma contribuisce anche a proteggere la vostra azienda da rischi legali e finanziari. 

Se siete alla ricerca di assistenza nella redazione o nell'aggiornamento della vostra politica AML, considerate di esplorare il nostro servizio di compliance Antiriciclaggio. Offriamo supporto e orientamento professionale per garantire che la vostra policy sia non solo conforme, ma anche adattata specificamente alle esigenze e ai rischi unici della vostra azienda. 

Con il nostro servizio di compliance Antiriciclaggio, avrete accesso a un team di esperti che vi aiuterà a navigare nel complesso panorama delle normative antiriciclaggio. Vi forniremo le competenze necessarie per sviluppare una policy efficace, identificare i rischi, e implementare le procedure adeguate per una gestione del rischio ottimale.