Último, pero no menos importante: monitoreo obligatorio de clientes

Fijar plazos

Al incorporar a un nuevo cliente, se realiza una revisión de AML. A menudo se queda en eso. Sin embargo, conforme a la legislación de AML, se debe monitorear regularmente a los clientes a quienes se presta servicios en forma constante. Desafortunadamente, no existen requisitos para esto. Lo anterior es lo que lo hace complicado. Aún así, la legislación sí requiere que se defina lo que es bajo, medio, y alto perfil de riesgo, y fijar en la política de AML los periodos de tiempo para revisar los perfiles. Tal vez se estará preguntando: Qué plazos de tiempo son comunes y alcanzables? Frecuentemente, vemos y recomendamos los siguientes plazos de tiempo para realizar el monitoreo:   

• Perfil de alto riesgo: una vez cada año.
• Perfil de medio riesgo: una vez cada dos años.   
• Perfil de bajo riesgo: una vez cada tres años.  

¿Qué es lo que debe monitorear?  

La ventaja de trabajar con un software de AML como RegLab es que, al abrir un nuevo archivo para un cliente, se incluye automáticamente una confirmación de orden con un nuevo link de identificación de AML. Toda la información conocida ya se encuentra ingresada.  

La responsabilidad de revisar y aprobar los datos es del cliente. Si algún dato ha cambiado, el cliente deberá indicarlo. Recibirá entonces una notificación al respecto. Tanto los cambios como la aprobación del cliente se registran en el archivo. Pero qué sucede si no se abre ningún archivo nuevo de un cliente existente, debido a que, por ejemplo, un encargo dura varios años?  

Nuestra recomendación

Honestamente, casi no vemos en la práctica oficinas que incorporen este tipo de monitoreo a la estructura de su organización. Debido a que es obligatorio, pero debe permanecer factible, recomendamos elegir un momento concreto al año para monitorear todos los archivos vigentes (incluyendo aquellos de largo plazo). Haga un listado de los clientes, incluyendo la fecha en que la última revisión se haya llevado a cabo. Comience con los perfiles de alto riesgo y continúe hasta llegar a los perfiles de bajo riesgo. Comunique las fechas límite y las 'fechas de monitoreo' a sus colegas. De esta forma, estarán al tanto de las próximas rondas de revisión de clientes.  

Otra opción, claro, es optar por el outsourcing del monitoreo. Esto es algo que realizamos nosotros con nuestro servicio de compliance para varias oficinas. El motivo más frecuente para elegir el outsourcing del monitoreo es: falta de tiempo. Con nuestro servicio de compliance, ayudamos a oficinas a comprender su portafolio y elaborar un plan para el monitoreo.  

¿Qué sucede si los datos del cliente cambian?

Si algún dato es modificado, esto se reflejará de manera sustancial en el archivo. Si anteriormente no había una PEP y ahora la hay, el perfil de riesgo sube de medio a alto. Esto es una señal para el abogado de comenzar una investigación en seguimiento. Si no cuenta con un software de AML, se encuentra obligado aun así a realizar lo mismo. La mayoría de las firmas optan por solicitar esto de forma manual por correo electrónico, utilizando un formato.  

La función de RegLab de monitoreo adicional

RegLab cuenta con otra función interesante. En el sistema, los clientes son monitoreados constantemente por sus elementos de riesgo y presencia en las listas de sanciones. Puede fácilmente imprimir un reporte de esto y tomar acción de ser necesario. Por ejemplo, Rusia es retirado de la lista. En un abrir y cerrar de ojos tendrá un resumen de los archivos en los que Rusia este involucrada.