Conforme a la ley vigente
Es esencial que su política corresponda a la ley vigente en ese momento. Un ejemplo es el registro del Beneficiario Final. Desde su introducción, las organizaciones tienen la obligación de llevar a cabo una revisión de Beneficiario Final. Si la información del registro no coincide con los datos proporcionados por el cliente, debe entonces comentarlo en el registro del Beneficiario Final. Asuntos como estos, que se reflejan en la legislación, también deben ser incluidos en su política.
En su política, no se describe quién debe hacer qué. Por el contrario, una política sirve de una descripción general de:
- El apetito de riesgo de la firma.
- El proceso de AML.
- Los perfiles de riesgo asociados.
Puede encontrar más información acerca del contenido de la política en un blog más reciente acerca de las partes esenciales de una política de riesgo.
El punto de inicio de su política de PBC-FT es si tiene o no que tratar con la legislación de PBC-FT. Aunque considere que no se encuentra dentro de la esfera de PBC-FT, un asunto ordinario podría de todos modos cambiar durante el transcurso del tiempo. Entonces podría en efecto terminar dentro de la esfera de PBC-FT, por lo que tomar en cuenta su política es importante.
¿Qué tan seguido se deben actualizar las políticas?
Lo que es relevante en una política actualizada es que todos los componentes se actualicen periódicamente. Podría preguntarse, ¿qué tan seguido debo hacer eso? Opino que la política debería ser un documento vivo. Cada mes sería tal vez algo excesivo, pero asegúrese de programar un espacio para esto al menos una vez cada par de años. Revise la política y compruebe si todavía cumple con la legislación de PBC-FT vigente.
Los tres errores más comunes
¿Qué errores encuentro más frecuentemente en la práctica?
- Olvidada en un cajón
Lo que veo muy a menudo son políticas que son escritas, pero no vistas. Aun así, es cada vez más importante tener estas políticas disponibles y al alcance. El rol de la PBC-FT ha incrementado en relevancia y el supervisor va a monitorear esto de manera más extensiva. Por ejemplo, elementos cruciales podrían estar faltando, como la revisión de riesgo y de listas de sanciones. O bien, ¿qué haría si una PMP se encuentra involucrada? ¿Desea saber qué es una PMP y cómo revisarlos? Lea entonces este artículo.
- No una política, sino una guía
A veces veo políticas que en la realidad son guías. Un plan de acción que define en términos generales cómo proceder. Una política viene antes de eso. Todo el proceso de trabajo debe estar detallado de la A hasta la Z. Debería también incluir el análisis de riesgo de su firma y el apetito de riesgo. Muy seguido no veo reflejados estos dos elementos, a pesar de que son obligatorios. Aquí, se describe qué tipo de clientes tiene, de qué sectores son y qué tipo de asuntos presentan. Digamos que, como firma, usted se especializa en crypto. En ese caso, no es necesario marcar cada cliente con un perfil de alto riesgo. A fin de cuentas, es su especialidad, pero debe incluir y explicar esto en su política adecuadamente. Por otro lado, una firma llevando asuntos de crypto de manera esporádica debe asignar a este tipo de clientes un perfil de riesgo alto. En resumen, es importante considerar y registrar cuidadosamente su análisis de riesgo.
- La excepción se convierte en el estándar
En la práctica, veo que las firmas quieren incluir excepciones. Por ejemplo, desean hacer investigaciones simplificadas en archivos específicos. Estas firmas quieren incluir esto como una excepción en la política. Mi consejo siempre es: no hacerlo. He visto múltiples veces que la excepción en estos casos se convierte en la práctica estándar. No hacer investigación de todos modos no es una opción. Si desea hacer una investigación simplificada, es naturaleza humana que pronto se convertiría en la nueva normalidad. Por supuesto, siempre existirán excepciones, pero no permita que estas se conviertan en el estándar. Eso ya no lo podrá explicar al supervisor.
Hablando del supervisor. Una cosa es segura, durante la visita del supervisor, la política es una parte esencial y muy probablemente el punto inicial de la conversación. Él o ella desde luego preguntarán: 'Su firma cuenta con una política de riesgo escrita y, de ser así, ¿puedo verla?' Prepárese para esto.
En conclusión
Escriba una política y actualícela al menos una vez al año de acuerdo con la legislación de PBC-FT. ¿Busca asistencia para escribir o actualizar su política de PBC-FT? Entonces eche un vistazo en nuestro cumplimiento PBC-FT como servicio. Con este servicio, ofrecemos apoyo y orientación en su política de PBC-FT.
