Bestandteile der administrativen Geldwäscheprüfung
Die Aufsichtsbehörde prüft Ihre Geldwäsche-Dokumentation anhand von drei Teilen:
1. Bewertung von zwei Akten
2. Meldepflicht + Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden/-innen
3. Anwaltsvertrag
Diese drei Teile werden im Folgenden näher erläutert.
#1: Bewertung von zwei Akten
Während des Besuchs der Aufsichtsbehörde müssen Sie mindestens zwei Akten vorlegen. Bisher hatten Sie die Möglichkeit, diese Akten im Voraus vorzubereiten, was im Grunde genommen wahrscheinlich bedeutete, dass Sie Stunden und Stunden damit verbrachten, sie zu aktualisieren. Leider konzentrieren sich die Aufsichtsbehörden heute oft auf zwei beliebige Akten. Die einzige Möglichkeit, vorbereitet zu sein, besteht darin, jede einzelne Akte auf dem neuesten Stand zu halten.
Bei einer Prüfung wird die Aufsichtsbehörde prüfen, ob die Akten den GwG-Anforderungen entsprechen. Verwendet Ihre Behörde anstelle von physischen Akten eine unterstützende Software (z. B. RegLab)? Jüngste Prüfungen zeigen, dass es für Büros, Anwälte/-innen und Abteilungen immer wie wichtiger wird, einheitlich und konsequent zu verfahren. Wenn sich herausstellt, dass Team A und B Geldwäscherisiken unterschiedlich erfasst haben, kann dies zu umfangreicheren Audits führen.
#2: Meldepflicht und Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden/-innen
Jetzt werden Sie sich vielleicht fragen: "Worauf kommt es bei einer Prüfung an?" Das Führen vollständiger und kohärenter Kundenunterlagen ist von zentraler Bedeutung. Das bedeutet auch, dass die zugrunde liegende Dokumentation auf dem neuesten Stand sein muss. Um nachzuweisen, dass die Akten kontinuierlich überwacht werden, sollten Sie alte Auszüge und alte Personalausweise in fortlaufenden Akten vermeiden. Ein Risikoprofil und die Aufzeichnung der Art der Untersuchung sind notwendig, und die Beschreibung dieser Profile in ihrer Risikopolitik ist unerlässlich.
Die Risikopolitik ist der Ausgangspunkt für die Sorgfaltspflicht und die Meldepflicht; sie beschreibt Ihr Büro in Bezug auf die Geldwäscheprävention, gibt die Kunden/-innen an, die Ihr Büro aufnimmt, die "Risikobereitschaft" und wie Ihr interner Prozess der Geldwäschebekämpfung funktioniert. Dazu gehören auch Details wie: welche Informationen werden pro Kunde/-in angefordert und wie oft und welche Art von Untersuchung wird eingeleitet. Denken Sie auch an die Beschreibung der Risikoprofile und daran, wann vereinfachte oder strengere Nachforschungen erforderlich sind. Im nächsten Artikel werden wir die Bedeutung einer Richtlinie anhand von Frage 3 näher erläutern.
In vielen Angelegenheiten besteht bereits eine solide Geschäftspolitik, aber wenn die Aufsichtsbehörde einen Nachweis verlangt, sind viele Büros säumig. Vor allem bei einer Prüfung will die Aufsichtsbehörde sehen, wie Sie Ihre Grundsätze in die Praxis umsetzen. Sie tut dies unter anderem, indem sie prüft, wie die Meldepflicht und die praktische Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden/-innen erfüllt werden.
Es kann vorkommen, dass sich Büros mit ungewöhnlichen Transaktionen im Rahmen der Geldwäscheprävention befassen müssen. Wenn ein Verdacht auf eine solche Transaktion besteht, müssen Sie die FIU (Financial Intelligence Unit) benachrichtigen. Ihre Geldwäsche-Aufzeichnungen sollten zeigen, dass Sie ernsthafte Bewertungen durchgeführt haben. Das ist bei Standardangelegenheiten nicht schwer, aber was ist, wenn Sie es beispielsweise mit einer politisch exponierten Person (PEP) zu tun haben? Dann müssen Sie auch detailliert erklären, warum es kein Problem ist, Ihre Dienstleistungen (nicht) fortzusetzen.
#3: Anwaltsvertrag
Anwälte/-innen verschicken oft Anwaltsverträge per E-Mail. Diese Anwaltsverträge und die per E-Mail übermittelten Genehmigungen der Mandanten/-innen gehen oft im Postfach verloren. In vielen Angelegenheiten gibt es keinen zentralen Ort, an dem sie aufbewahrt werden, und niemanden, der den Überblick darüber behält, ob diese Anwaltsverträge überhaupt unterschrieben und zurückgeschickt worden sind. Unser Vorschlag: Sorgen Sie dafür, dass diese Anwaltsverträge an einem zentralen Ort gespeichert werden, und übertragen Sie jemandem die Verantwortung dafür. Sie können dies manuell einrichten oder stattdessen eine Software (z. B. RegLab) verwenden.
Praktischer Tipp
Hans Urlus (Shareholder und Rechtsanwalt bei Greenberg Traurig LLP):
"Täuschen Sie sich nicht über die Bedeutung des menschlichen Bewusstseins. Es ist wichtig, eine Richtlinie und die entsprechenden Instrumente zu haben, aber es ist der/die Anwalt/Anwältin selbst, der/die die möglichen Risiken einer Transaktion oder Angelegenheit bewerten muss. Deshalb sind Aufklärung und Sensibilisierung von größter Bedeutung. Mit internen Schulungen, die mindestens alle sechs Monate stattfinden, geben wir dem offenen Standard, der AML, konkreten Inhalt. Die Software hilft, dieses Bewusstsein zu schaffen. Sie macht den Menschen den AML-Prozess und die AML-Prüfung bewusst. Aber das Wichtigste ist immer noch unser Motto: Der AML-Prozess... da dreht sich alles um den/die Anwalt/Anwältin."
Schlussfolgerung
Vermeiden Sie Ad-hoc-Maßnahmen und machen Sie aus der Not eine Tugend, indem Sie konsequent nachverfolgen und überwachen. Sie machen keinen guten Eindruck, wenn Sie Ihre Akten kurz vor einer Prüfung aktualisieren müssen. Nicht nur wird die Aufsichtsbehörde verstehen, dass alles nur eine Woche zuvor erledigt wurde; es bedeutet auch, dass plötzlich viele Ressourcen freigesetzt werden müssen. Unabhängig davon, ob Sie den AML-Prozess automatisieren oder nicht, machen Sie ihn zu einem Teil Ihres Arbeitsprozesses. Fangen Sie nicht erst an, wenn Sie ein Schreiben erhalten, sondern beginnen Sie heute. Dies kann sehr einfach geschehen, indem Sie sich mit einem/-r Spezialisten/-in zusammensetzen und gemeinsam die ersten Schritte planen.
