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Prüfpfad: eine obligatorische Zusammenfassung der AML-Maßnahmen

Ein Prüfpfad ist eine administrative Zusammenfassung darüber, wer was wann getan hat. Nützlich für Sie selbst und für den Besuch einer Aufsichtsperson.

Was ist ein Prüfpfad?

Als letztverantwortliche Person ist es wünschenswert, schnell zu sehen, wer welche Geldwäsche-Maßnahmen in einer bestimmten Angelegenheit durchgeführt hat. Ein Prüfpfad ist eine administrative Zusammenfassung darüber, wer was wann getan hat. Nützlich für Sie selbst und beim Besuch einer Aufsichtsperson.

Bei der Durchsicht einer Akte ist es schön, sofort zu sehen, welche Maßnahmen zur Geldwäscheprävention durchgeführt wurden. Auf Knopfdruck wird in RegLab ein Prüfpfad für eine Akte erstellt. So können Sie sofort sehen, ob z. B. ein neuer Identifizierungslink gesendet wurde oder warum das Risikoprofil geändert wurde und von wem.

Eine Aufsichtsperson möchte bei einer Prüfung Ihre Akten und die dazugehörigen Dokumente sehen. Sie möchte auch die Prüfpfade sehen und nach bestimmten Aktionen fragen, z.B. wenn eine Akte wieder geöffnet wurde. Sie haben jederzeit einen aktuellen Überblick über die Akten und die zugehörigen Nachweise.

Aus den Prüfprotokollen geht auch hervor, ob und mit welcher Aktion oder Frage Benachrichtigungen an andere Mitarbeitende gesendet wurden. Zum Beispiel eine Nachricht von einem/-r Sekretär/-in an den/die Anwalt/Anwältin, dass alle Geldwäsche-Informationen von dem/-r Klienten/-in eingereicht wurden, mit der Frage, ob der/die Anwalt/Anwältin sie ansehen und genehmigen möchte. Sie finden alle diese Aktionen in einer klaren Übersicht.

Von den verschiedenen Aktionen aus klicken Sie sich einfach zu der ursprünglichen Nachricht oder E-Mail durch. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick über Ihre Akten und die darin durchgeführten Geldwäsche-Massnahmen. RegLab zeichnet alle durchgeführten Compliance-Schritte in einem Prüfpfad auf. So sind Sie vollständig konform mit den Vorschreibungen der Geldäscheprevention.

Warum ein Prüfpfad?

In einem Audit Trail zeichnen Sie automatisch alle Maßnahmen zur Geldwäscheprävention im Detail auf und speichern sie zentral. Mithilfe eines Audit-Trails können Sie und die Aufsichtsperson zurückverfolgen, wie bestimmte Schlussfolgerungen und Folgeuntersuchungen zustande gekommen sind. Alle Aktionen im Zusammenhang mit der Geldwäsche-Untersuchung werden automatisch in einer Datei gespeichert. Ein Prüfpfad ist ein nützliches Instrument zur Überwachung der ergriffenen Maßnahmen und des Risikograds bei Kundenuntersuchungen. Da ein Prüfpfad den gesamten Prozess aufzeichnet, können Sie dem Vorgesetzten schnell einen Einblick geben. Außerdem ist ein Prüfpfad für eine Aufsichtsperson leicht zu verstehen und zu interpretieren. Wenn Sie nicht über eine Software wie RegLab verfügen, die diesen Prüfpfad automatisch erstellt, ist die Alternative ein Formular, das manuell ausgefüllt werden muss. Der Nachteil dabei: manuelle Arbeit, keine Einheitlichkeit innerhalb der Organisation und oft keine zentrale Speicherung.

Was finden Sie in einem Prüfpfad von RegLab?

Für jede Datei in RegLab wird automatisch ein Prüfpfad erstellt. Der Audit-Trail stellt sicher, dass nachvollzogen werden kann, wer wann welche Aktion in einer Datei durchgeführt hat. Der Prüfpfad zeigt die folgenden Elemente in einer Übersicht an:

  • die Aktion;

  • wer sie erstellt hat;  

  • zu welchem Datum;

  • Details der Aktion. 

Check, approve and create an audit trail
RegLab

Vorgehen für Geldwäscheprävention 

Für die Aufsichtsbehörde sind Konsistenz und Einheitlichkeit innerhalb der von Ihrem Unternehmen festgelegten Verfahren wichtig. Er/Sie möchte sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden des Unternehmens die Richtlinien auf dieselbe Weise umsetzen. 

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