Rapportage toezichthouder: voorbereid op een controle

Tijdens een Wwft controle stelt de toezichthouder diverse vragen. Denk aan ‘hoeveel Wwft zaken ten opzichte van niet-Wwft zaken zijn er?’, ‘Hoeveel PEP’s zijn er geregistreerd en hoe vaak is er verscherpt onderzoek uitgevoerd?’ Het vastleggen en rapporteren van het Wwft-proces wordt steeds belangrijker. Niet alleen voor de eigen administratie, maar ook voor uitgebreid inzicht tijdens een controle.

Over wie hebben we het nu eigenlijk als we het hebben over de toezichthouders, kortom aan wie moet je tijdens een controle rapporteren? Dit ligt eraan in welke beroepsgroep je actief bent. Het Ministerie van Financiën heeft namelijk per meldplichtige beroepsgroep Wwft toezichthouders aangewezen. Welke dat zijn, dat lees je hieronder.

• Stichting Autoriteit Financiële Markten (AFM)
  Voor banken en financiële dienstverleners die bemiddelen in levensverzekeringen, beleggingsondernemingen, beleggingsinstellingen en instellingen voor Collectieve Belegging en Effecten (ICBE).
• De Nederlandsche Bank (DNB)
  Voor banken, kredietinstellingen, wisselinstellingen, elektronische geldinstellingen, betaalinstellingen, levensverzekeraars, trustkantoren en verhuurders van safes en kluizen.
• Bureau Financieel Toezicht (BFT)
  Voor accountants, belastingadviseurs en notarissen.
• Bureau Toezicht Wwft (Belastingdienst)
  Voor makelaars, taxateurs en verkopers van en tussenpersonen in zaken van grote waarde, pandhuizen en domicilieverleners.
• Nederlandse orde van advocaten (lokale deken)
  Voor advocaten.
• Kansspelautoriteit (KSA)
  Voor speelcasino’s.

Al deze toezichthouders concentreren zich tijdens een bezoek voornamelijk op de naleving van de meldingsplicht en het uitvoeren van (verscherpte) cliëntenonderzoeken. Hiervoor checken zij tijdens een controle jouw risicobeleid. Daarnaast controleren zij of je de verplichte gegevens vastlegt en of je ongebruikelijke transacties meldt. Kom je de Wwft-verplichtingen niet na, dan kunnen Wwft toezichthouders een sanctie, dwangsom of boete opleggen. In hele extreme gevallen schakelen zij het OM in voor strafrechtelijke vervolging. Kortom, het is essentieel dat je de juiste informatie voorhanden hebt en snel inzichtelijk kunt maken. 

• Maak per dossier een afweging en leg deze beoordeling vast
  De toezichthouder verwacht dat je per dossier een afweging maakt. Heb je de afwegingen niet vastgelegd dan is de kans aanwezig dat de toezichthouder dieper ingaat op deze beoordeling. Een rapport waarin je op dossierniveau snel laat zien wat er is uitgevoerd, is een pre.
  
  
• Zorg dat de beoordeling onderdeel is van het Wwft kantoorbeleid
  Het is van cruciaal belang dat je in het beleid omschrijft hoe je Wwft afwegingen maakt, zoals op basis van welke criteria. In een rapportage laat je vervolgens zien, hoe je deze afwegingen per dossier hebt getoetst en blijvend monitort.
  
  
• Verander mee met de ‘kleur’ van het dossier
  De toezichthouder verlangt steeds vaker een strikte monitoring op alle lopende zaken. Tijdens een controle wil de toezichthouder inzien dat je voortdurend in de gaten houdt wanneer een dossier van kleur verandert en wat je op dat moment doet om alsnog een Wwft uitvraag te doen. 
  
  
• Advocaten let op: alleen de Voda volstaat niet
  Als advocaat dien je naast de Wwft ook te werken aan de hand van de beroepsregels van de Voda (Verordening op de advocatuur). Vaak wordt gedacht dat een vastlegging van deze regels voldoende is voor een Wwft check. Voor een gedeelte klopt dit, maar de Wwft gaat veel verder. Daarom is het zaak niet alleen de Voda, maar ook de Wwft serieus te onderzoeken en op te nemen in jouw beleid én praktijk. Zorg daarbij ook zeker voor dat voor niet-Wwft plichtige diensten je ook aan de Voda regels voldoet. Zeker aangezien de toezichthouder ook graag inziet hoe het aantal Voda zaken zich verhoudt ten opzichte van het aantal Wwft zaken.