Skip to content

Opdrachtbevestiging goedkeuring

Als onderdeel van het Wwft cliëntonderzoek is het van essentieel belang dat iedere cliënt de opdrachtbevestiging, algemene voorwaarden en het privacy statement ontvangt en goedkeurt. De cliënt moet bij wijzigingen opnieuw akkoord gaan met de overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer algemene voorwaarden of tarieven veranderen.

Opdrachtbevestiging

Een belangrijk onderdeel van het Wwft cliëntonderzoek is de opdrachtbevestiging. Hierin leg je alle NAW-gegevens, tarieven en afspraken vast. Niet alleen is dit verplicht, ook moet je geaccordeerde opdrachtbevestigingen kunnen overleggen tijdens een controle van de toezichthouder.

Hoe ziet het proces van een opdrachtbevestiging eruit? Heb je voor ieder dossier een opdrachtbevestiging nodig en waar sla je deze op? Is er een Wwft paragraaf opgenomen? Slechts een kleine greep uit de vragen die belangrijk zijn rondom de opdrachtbevestiging.

De opdrachtbevestiging is bedoeld als basisdocument om gemaakte afspraken en de (algemene) voorwaarden, zoals tarieven, in vast te leggen. Met als doel: het voorkomen van discussies achteraf. Het is verplicht om deze zo volledig mogelijk uit te sturen en retour te ontvangen.

Het blijkt in de praktijk lastig om de opdrachtbevestiging, algemene voorwaarden en privacy statement structureel uit te sturen. Vervolgens blijkt nog een uitdaging, namelijk de documenten goedgekeurd retour te ontvangen en centraal op te slaan. Terwijl dit van wezenlijk belang is voor de interne Wwft-administratie en voor de controle van toezichthouder.

RegLab neemt het verzenden en monitoren van de goedkeuring van deze documenten volledig digitaal uit handen. 

Versnel de cliëntacceptatie NL

Voor de advocaten onder ons:
Wat zegt de Voda over de opdrachtbevestiging?

Vroeger ging je als advocaat wel eens zonder officiële overeenkomst aan de slag. Achteraf deed je wat nodig was om de factuur te rechtvaardigen. Tegenwoordig is de opdrachtbevestiging, vanuit de Nederlandse orde van advocaten, via de Voda (artikel 7.5), verplicht gesteld.

Toelichting opdrachtbevestiging advocaat, zoals vermeld in de Voda, artikel 7.5
‘Bij de bevestiging van de overeenkomst van opdracht moet aan de cliënt duidelijk gemaakt worden wie aan de zijde van de advocaat partij is bij de overeenkomst. Als bij de uitvoering van de opdracht een advocaat is betrokken die niet vast aan het kantoor is verbonden, dan wordt de cliënt hierover in de opdrachtbevestiging geïnformeerd. Duidelijk moet zijn tot welke raad van de orde de advocaat behoort, op welke wijze de advocaat verzekerd is ter zake van het risico van zijn beroepsaansprakelijkheid en welke kantoorklachtenregeling op de advocaat van toepassing is met betrekking tot de werkzaamheden die hij in opdracht van de cliënt verricht.’

Bron: Nederlandse orde van advocaten

Is de opdrachtbevestiging verplicht?

Op basis van bovenstaande is het voor de advocatuur wel duidelijk dat de opdrachtbevestiging een moetje is. Gelukkig wel een verplichting met een duidelijk doel: gedoe achteraf voorkomen en duidelijk inzichtelijk maken wat je wel en niet gaat doen voor de cliënt (en tegen welke financiële vergoeding).

Een schriftelijke opdrachtbevestiging is dus essentieel bij het aanvaarden van een zaak en het onboarden van een cliënt. Bovendien dwingt het je om goed na te denken over de haalbaarheid en de aanpak van de zaak. Uiteindelijk komt dit de kwaliteit van jouw diensten en de cliëntrelatie ten goede.

Wwft aspect binnen de opdrachtbevestiging

Vermeld de opdrachtbevestiging ook iets over de Wwft?
Jazeker, een hedendaagse bevestiging dient een paragraaf te omvatten waarin onder andere staat:

  • dat de advocaat, notaris of belastingadviseur aan de Wwft moeten voldoen;
  • dat om die reden bepaalde informatie van de cliënt wordt gevraagd;
  • hoe om wordt gegaan met de privacy van die gegevens.

Opdrachtbevestiging: de onderdelen

Kijken we naar het model van de Nederlandse Orde van Advocaten dan zijn, naast het genoemde Wwft-aspect, ook de volgende onderwerpen vast onderdeel van de opdrachtbevestiging:

  • Zaakomschrijving;
  • NAW-gegevens cliënt en wederpartij en advocaat/gemachtigde partij;
  • Of cliënt in aanmerking komt voor gefinancierde rechtsbijstand inclusief toelichting;
  • Informatie over eventueel aanwezige rechtsbijstand;
  • Tariefafspraken;
  • Informatie over beroepsaansprakelijkheid;
  • Afspraken rondom geheimhouding, Wwft registratie en ICT;
  • Klantenregeling en hoe om te gaan met geschillen.

Opdrachtbevestiging versturen

Het is goed om het proces van een opdrachtbevestiging eens onder de loep te nemen. In de praktijk zien we het volgende vaak gebeuren: de ondersteuning maakt een opdrachtbevestiging en stuurt deze aan de advocaat met de vraag deze, na goedkeuring, aan de cliënt door te sturen.

Door drukte vergeet de advocaat dit op te volgen. Of hij/zij verstuurt deze wel, maar er is geen controleslag of de cliënt deze accordeert. Stuurt de cliënt wel een getekende bevestiging retour, dan is het nog altijd vraag of deze op de juiste centrale plek wordt opgeslagen. En wie zegt dat alle omschrijvingen in de opdrachtbevestiging accuraat en actueel zijn en gericht aan de juiste entiteit? Dit vraagt om een doordacht en efficiënt proces. RegLab helpt daarbij.

Opdrachtbevestiging: snelle geautomatiseerde goedkeuring met RegLab

Bij een opdrachtbevestiging hebben we te maken met twee uitdagingen:

  1. Het opstellen van een opdrachtbevestiging, het retour ontvangen en het juist opslaan ervan. Ben jij nog op zoek naar voorbeeld opdrachtbevestiging: de NOvA heeft een model opdrachtbevestiging beschikbaar gesteld.
  2. Het up to date houden van de afspraken, zeker bij langlopende trajecten. Wat als de algemene voorwaarden veranderen? Wij merken dat veel kantoren dit proces moeilijk vinden.

Met RegLab is dit verleden tijd. Onze Wwft-applicatie zorgt er, geheel geautomatiseerd, voor dat:

  • de opdrachtbevestiging geautomatiseerd wordt verstuurd;
  • de informatie en aan te leveren documentatie centraal worden opgeslagen;
  • de status wordt bijgehouden;
  • automatisch herinneringen worden verstuurd als de cliënt (onvolledig) reageert;
  • rapportages kunnen worden gedraaid van de statussen rondom opdrachtbevestigingen;
  • nieuwe versies van voorwaarden centraal verstuurd en opgevolgd worden;
  • met één druk op de knop een audit trail voor de toezichthouder wordt getoond.
Opdrachtbevestiging

Is een opdrachtbevestiging onderdeel van Customer Due Dilligence (CDD)?

Customer Due Diligence (CDD), ook wel bekend als ‘Know Your Customer’ is de afgelopen jaren steeds belangrijker geworden. De reden hiervan is dat praktijken zoals witwassen, fraude en terrorisme steeds vaker voorkomen. Hierdoor, en dus ook in verband met de Wwft, is het van wezenlijk belang om te weten wie uw cliënten zijn.

Wanneer een CDD? Customer Due Diligence is een hulpmiddel voor kantoren om cliënten beter te leren kennen. Als je op een doordachte manier te werk wil gaan, dan voorkomt een CDD dat je relaties aangaat die jouw vertrouwen kunnen beschadigen, wat uiteindelijk impact heeft op jouw imago.

Val jij onder de Wwft, dan ben je verplicht om een CDD-beleid te schrijven en deze consequent uit te voeren. In dit proces verzamel je cruciale informatie over de cliënt en beoordeel je deze op eventuele aanwezige risico’s voor jouw kantoor. Maar ook op de mogelijkheid tot het witwassen van geld/terroristische financiële activiteiten.

CDD bestaat uit de volgende aspecten:
  • Acceptatie, identificatie en verificatie van cliënten;
  • De identificatie en verificatie van de uiteindelijke belanghebbende (UBO);
  • Vaststellen van het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie;
  • Monitoring en review van cliënten, rekeningen en transacties;
  • Risicomanagement.
Een opdrachtbevestiging is dus geen verplicht onderdeel van de CDD zoals vaak wordt gedacht. Het is, net als CDD, een belangrijk onderdeel van een Wwft beleid, waaronder de opdrachtbevestiging wel verplicht is. Meer over CDD en Know your customer lees je op deze pagina.
placeholder-13

KYC: de betekenis

Wat is de betekenis van KYC, wat houdt een KYC procedure in en welke rol speelt Customer Due Dilligence hierbij, leest u in dit artikel.

Lees meer