Skip to content

Een dashboard: voor actueel inzicht in de Wwft status van jouw dossiers

Dashboards geven je overzicht. Je hebt realtime inzicht in de status van jouw Wwft dossiers en weet exact welke acties er voor wie openstaan.  

Waarom een dashboard?

Dashboards geven je overzicht. Je hebt realtime inzicht in de status van jouw Wwft dossiers en weet exact welke acties er voor wie openstaan. Het zorgt voor een handige prioriteitenlijst voor zowel de advocaat en het secretariaat als de compliance officer en het management.  

De beschikbaarheid van twee typen dashboards bieden je een persoonlijk en algemeen overzicht. Het persoonlijke overzicht geeft jouw Wwft dossiers met bijbehorende acties weer. Een algemeen dashboard geeft inzicht in de hele werkvoorraad van het kantoor. Dit dashboard geeft gemak voor de compliance officer door een kantoorbreed overzicht te genereren.

Klik je op het dossieroverzicht, dan krijg je, met de juiste rechten, te zien wat er kantoorbreed nog open staat. Het gaat bijvoorbeeld om de nog uit te zenden identificatielinks aan cliënten. Ook zie je welke links zijn ingevuld en beoordeeld moeten worden. Of juist welke links zijn verlopen en moeten worden opgevolgd. 

In de dashboards kun je links die zijn verlopen eenvoudig nogmaals uitsturen. Of je stelt een automatische herinnering richting cliënten in. Heeft een cliënt de identificatielink incompleet ingevuld, dan kun je direct actie ondernemen. Je ziet namelijk direct welke informatie wel en niet beschikbaar is.  

Vanuit het overzicht kun je snel notificaties aan de betrokken collega’s sturen. Degene die actie op het dossier dient te verrichten, krijgt daarvan direct melding en ziet het desbetreffende dossier terug in zijn of haar dashboard. Deze notificaties worden vervolgens automatisch in een audit trail opgenomen.  

Dashboards: een ideale route

Voor advocaten, secretaresses en compliance officers is het fijn om direct te zien welke acties er nodig zijn. In veel kantoren is het Wwft werk verspreid. De secretaresse stuurt de identificatielink uit en houdt de deadline ervan in de gaten. Zowel een advocaat als compliance officer kunnen van de secretaresse een notificatie krijgen dat de informatie binnen is en beoordeeld kan worden. Deze notificaties kunnen binnen RegLab getoond worden, maar je kunt deze ook per email ontvangen. Zo kan ieder kantoor de route naar eigen wens inrichten. 

Waarom is een dashboard onmisbaar?

Met name voor kantoren die te maken hebben met veel Wwft dossiers is het van toegevoegde waarde om op ieder moment, op één centrale plek, inzicht te hebben in de status van zowel de individuele dossiers als kantoorbreed. Vervolgens kun je vanuit het dashboard klikken op de dossierpagina en vervolgens ook weer filters selecteren. Je kunt bijvoorbeeld selecteren om alleen de dossiers die zijn goedgekeurd - of in behandeling zijn - te tonen. Zijn er veel dossiers in behandeling, dan betekent dit dat er ook op veel dossiers nog niet gestart kan worden met de dienstverlening. De periode van het uitsturen van de identificatielink tot de beoordeling wil je zo kort mogelijk maken. Dashboards helpen daarbij.  
 
Met de CSV export knop maak je van alle dossiers en onderliggende data een CSV-bestand, waar je gedetailleerd kan filteren en analyses kan maken, zowel op persoonlijk, op team- als op kantoorniveau. Denk aan selectie op de status van dossiers, risicoprofielen, type onderzoeken, landen, dossiers waaraan een UBO is gekoppeld, etc.  

Rapportage

Zijn dashboards ook handig tijdens een controle van de toezichthouder?

De RegLab dashboards zijn in eerste instantie ontwikkeld voor het kantoor zelf om inzicht te krijgen in de werkvoorraad en de risico’s. Een toezichthouder zal geen compleet dashboard doorlopen, maar het dashboard kan wel snel inzicht geven in de algehele Wwft bereidheid van het kantoor. Voor een toezichthouder is het uiteindelijk interessanter om een aantal dossiers inhoudelijk te bespreken. Uiteindelijk zorgen de dashboards en daarmee dus een goed overzicht ervoor dat de Wwft serieus wordt genomen. Dit voorkomt gedoe en eventuele boetes. 

Audit trail in RegLab

De toezichthouder komt langs voor een controle. Geen paniek! Met slechts een paar rapportages overtuig je de toezichthouder van jouw doordachte Wwft kantoorbeleid en de uitvoering ervan. RegLab helpt, niet alleen bij het vastleggen van onmisbare Wwft informatie en het uitvoeren van checks, maar ook bij het rapporteren. Zo laat je, aan de hand van een audit trail, onder andere snel zien:

  • welke dossiers een hoog-risico hebben en wat de vervolgacties waren;
  • wat de status van de lopende dossiers en de transacties is;
  • het aantal Wwft zaken en het aantal hoog-risico dossiers;
  • hoe je dossiers blijvend monitort;
  • welke PEP’s er aanwezig zijn.
Controleer-keur-goed-en-creeer-een-audit-trail
RegLab

Samenwerking met andere kantoren

Regelmatig sturen kantoren elkaar werk door. Grote vraag in relatie tot de Wwft is: als jij via een ander kantoor een opdracht krijgt, wie is dan de uiteindelijke cliënt? 

Lees het artikel