Skip to content

Cliëntinteractie: identificatielink voor een gestroomlijnde Wwft cliëntidentificatie

De ‘magic’ identificatielink van RegLab zorgt voor een snelle en overzichtelijke Wwft clientidentificatie.  

Het nut van geautomatiseerde identificatielinks

Geautomatiseerde identificatielinks zorgen voor een naadloos cliëntidentificatie proces. Bij het aanmaken van een dossier kun je vanuit de applicatie direct een identificatielink naar de cliënt uitsturen. De status van feedback van de cliënt wordt centraal bijgehouden én de aangeleverde cliëntinformatie wordt centraal opgeslagen.

Zodra een nieuw dossier wordt aangemaakt, ontvangt de cliënt een identificatielink. Uiteraard voorzien van een begeleidende tekst, waarin een toelichting wordt gegeven op de Wwft verplichting en de inhoud van de cliëntidentificatie.   

De cliënt ontvangt deze identificatielink per e-mail en vaak is de opdrachtbevestiging als bijlage meegestuurd. Deze link kan in de huisstijl van het kantoor worden opgemaakt. Zodra de cliënt op de link klikt, wordt hij of zij stapsgewijs door de identificatie geloodst. Per onderdeel wordt aangegeven wat nodig is en waarom.  

Informatie die tijdens deze cliëntinteractie wordt verzameld bestaat onder andere uit een KvK uittreksel, organogram van de aandeelhoudersstructuur, info over de vertegenwoordiger, UBO (Ultimate Beneficial Owner) en PEP (Politically Exposed Person) als deze er zijn en kopie legitimatiebewijzen van deze betrokkenen.

Alle verzamelde cliëntinformatie is in RegLab centraal beschikbaar. Informatie wordt dus niet versnipperd verzameld en op uiteenlopende locaties opgeslagen. Alle informatie is vanaf RegLab benaderbaar en inzichtelijk. Zowel het uitsturen van de links en automatische herinneringen tot het verzamelen van de informatie: alles gebeurt vanaf één plek.  

Duidelijk stappenplan voor de cliënt

Groot voordeel van deze vorm van cliëntinteractie is de overzichtelijkheid en vriendelijkheid voor cliënten en voor jouw kantoor. Bij alle stappen in het identificatieproces wordt uitleg gegeven. Wil de cliënt meer informatie, zoals over de UBO of PEP, dan kan hij of zij klikken op het vraagtekentje en wordt uitgebreide info getoond. Daarnaast staat bij de start vermeld hoe lang de cliënt ongeveer bezig is met deze stappen. Tussentijds kan een pauze worden ingelast zonder dat ingevulde informatie verloren gaat.  
 
Deze manier van cliëntidentificatie, waarbij een geautomatiseerd proces alle stappen met de cliënt doorloopt, wordt als vriendelijk ervaren. Zeker met een professionele aankondiging en begeleidend schrijven, leidt dit tot een positieve cliëntervaring op Wwft vlak. De Wwft identificatie is nu eenmaal verplicht, dan kunnen we het maar beter zo vriendelijk en efficiënt mogelijk maken voor iedereen. 

En bij een te verwachten hoog risicodossier?

De basis van de identificatielink is voor alle cliënten hetzelfde. Verwacht je dat een dossier een hoog risicodossier is, dan kun je binnen RegLab extra vragen aanvinken. Deze vragen worden vervolgens aan de identificatielink toegevoegd. Zo kun je nog wat opnemen over de herkomst van middelen etc. Stel dat je na ontvangst van de informatie het dossier als een hoog risicodossier inschaalt, dan kun je een nieuwe identificatielink toesturen met aanvullende vragen. De informatie die al is aangeleverd staat reeds ingevuld. Alle informatie staat direct op het dossier en is inzichtelijk.  

Identificatielink op maat

Het voordeel van deze manier van cliëntinteractie is dat het op maat en in de huisstijl van het kantoor kan plaatsvinden. De cliënt ontvangt niet alleen de opdrachtbevestiging, maar ook de identificatielink in de tone of voice van het kantoor. Hiernaast kunnen diverse zaken op maat worden ingericht, zoals na hoeveel dagen een herinnering moet worden gestuurd. RegLab kent diverse templates als voorbeeld, het kantoor kan dit hanteren of volledig aanpassen naar eigen stijl. 
 
Groot voordeel is verder dat de software de clientidentificatie voor rekening neemt en niet de advocaat zelf. De ervaring leert ons dat advocaten het fijn vinden dat ze niet zelf deze Wwft vragen aan hun cliënt hoeven te stellen. Daarnaast komt deze manier van identificatie professioneel over doordat vakkundig ingerichte software het proces stapsgewijs doorneemt. Dit scheelt tijd zowel aan de zijde van de advocaat als van de cliënt. In plaats van diverse mails en losse documenten, wordt dit proces vanuit één centrale plek aangestuurd en beheerd. 

 

Opdrachtbevestiging
placeholder-13

PEP: de betekenis

Wat is de betekenis van PEP, wanneer is iemand een PEP en hoe check ik deze?

Ontdek de betekenis van PEP