Skip to content

Audit trail: een verplichte samenvatting van de Wwft acties

Een audit trail is een administratieve samenvatting van wie, wat, wanneer heeft gedaan. Handig voor jezelf en tijdens een controle van de toezichthouder.

Wat is een audit trail?

Als eindverantwoordelijke is het wenselijk om snel in te zien wie, welke Wwft acties in een bepaald dossier heeft uitgevoerd. Een audit trail is een administratieve samenvatting van wie, wat, wanneer heeft gedaan. Handig voor jezelf en tijdens een controle van de toezichthouder.  

Tijdens de behandeling van een dossier is het fijn om direct in te zien wat de uitgevoerde Wwft acties zijn geweest. Met één druk op de knop wordt binnen RegLab een audit trail van een dossier gegenereerd.  Zo zie je direct of er bijvoorbeeld een nieuwe identificatielink is gestuurd of waarom het risicoprofiel is gewijzigd en door wie.  

Een toezichthouder ziet tijdens een controle graag je dossiers en bijbehorende documenten in. Hij wil ook de audit trails inzien en doorvragen op bepaalde acties, zoals wanneer een dossier heropend is. Je hebt à la minute het laatste overzicht van dossiers en bijbehorend bewijsmateriaal voorhanden. 

In de audit trail vind je daarbij ook terug of er onderling notificaties zijn gestuurd en met welke actie of vraag. Bijvoorbeeld een bericht van een secretaresse aan de advocaat dat alle Wwft informatie door de cliënt is aangeleverd, met de vraag of de advocaat dit wil bekijken en goedkeuren bij akkoord. Al deze acties vind je overzichtelijk terug.

Vanuit de verschillende acties klik je eenvoudig door naar het originele bericht of de e-mail. Zo houd je grip op je dossiers en de Wwft acties die daarbinnen zijn uitgevoerd. RegLab zorgt voor de vastlegging in een audit trail van alle genomen compliance stappen. Zo voldoe jij volledig aan alle Wwft eisen.  

Waarom een audit trail?

Binnen een audit trail leg je automatisch alle acties voor een Wwft onderzoek gedetailleerd vast en sla je deze centraal op. Aan de hand van een audit trail kunnen jij en de toezichthouder tot in de bron herleiden hoe bepaalde conclusies en vervolgonderzoeken tot stand zijn gekomen. Alle acties rondom het Wwft onderzoek worden automatisch opgeslagen in een dossier. Een audit trail is een handig middel bij het inzien van genomen acties en de mate van risico rondom cliëntenonderzoek. Doordat een audit trail het hele proces vastlegt, kun je de toezichthouder snel inzicht geven. Bovendien is een audit trail door een toezichthouder makkelijk te begrijpen en te interpreteren. Heb je geen software zoals RegLab om deze audit trail automatisch te genereren dan is het alternatief een handmatig in te vullen formulier. Nadeel hiervan: handwerk, geen uniformiteit binnen de organisatie en vaak geen centrale opslag. 

Wat vind je in een audit trail vanuit RegLab terug?

Voor ieder dossier wordt binnen RegLab een audit trail aangemaakt. De audit trail zorgt ervoor dat te herleiden is wie welke actie wanneer heeft uitgevoerd in een dossier. De audit trail weergeeft de volgende punten in een overzicht: 

  • de actie;
  • door wie gemaakt;
  • op welke datum;
  • details van de actie. 
Controleer, keur goed en creëer een audit trail
RegLab

Wwft proces

Binnen de door jouw kantoor gestelde procedures vindt de toezichthouder consistentie en uniformiteit belangrijk. Hij of zij ziet graag dat iedereen binnen jouw kantoor het beleid op dezelfde manier uitvoert.

Lees het artikel