Skip to content

Rapportage toezichthouder: voorbereid op een controle

Het vastleggen en rapporteren van het AML-proces is van groot belang, zowel voor de eigen administratie als voor inzicht tijdens een controle. Als onderdeel van de AML is het belangrijk om een goed proces te hebben voor het vastleggen en rapporteren van de activiteiten die onder de wet vallen.

Rapportage toezichthouder

Tijdens een AML controle stelt de toezichthouder diverse vragen. Denk aan ‘hoeveel AML zaken ten opzichte van niet-AML zaken zijn er?’, ‘Hoeveel PEP’s zijn er geregistreerd en hoe vaak is er verscherpt onderzoek uitgevoerd?’ Het vastleggen en rapporteren van het AML-proces wordt steeds belangrijker. Niet alleen voor de eigen administratie, maar ook voor uitgebreid inzicht tijdens een controle.

Een toezichthouder wil graag snel overzicht en een helder inzicht hebben in de diverse onderdelen die tijdens een controle worden besproken. Niet alleen de data an sich zijn van wezenlijk belang, maar ook het inzichtelijk maken ervan. Zowel kantoorbreed als op dossierniveau. Het eenvoudig kunnen draaien van rapportages stemt een toezichthouder gunstig.

Werkt u als kantoor aan de hand van een handmatig AML-proces, dan is het een uitdaging om precies aan te geven waar de risico’s zitten en hoe deze zijn onderzocht. Heeft u geen data voorhanden, dan kunt u ook geen onderbouwde antwoorden geven. Rapportages zorgen ervoor dat u een actuele en uiterst accurate stand van AML zaken geeft. 

Tijdens een controle met één druk op de knop een overzicht van AML en Voda zaken en risicoprofielen uitdraaien? Dat kan zodra u uw AML zaken netjes, digitaal en gestructureerd, hebt ingericht. Niet alleen om te laten zien hoeveel AML zaken u heeft en hoe deze zijn beoordeeld, maar ook hoe u deze monitort.

AML rapportages zorgen niet alleen voor de nodige managementinformatie, maar helpen ook tijdens een controle. Moderne AML software zoals RegLab zorgt ervoor dat u snel datgene inzichtelijk hebt, waar de toezichthouder om vraagt. Zelfs op dossier- en detailniveau.

Wie zijn de toezichthouders van de AML?

Over wie hebben we het nu eigenlijk als we het hebben over de toezichthouders, kortom aan wie moet u tijdens een controle rapporteren? Dit ligt eraan in welke beroepsgroep je actief bent. Wie de AML toezichthouders zijn, leest u hieronder.

  • de Orde van Vlaamse Balies (OVB), Stafhouder van de Orde
    Voor advocaten.
  • de Nationale Kamer van Notarissen
    Voor notarissen.
  • het Instituut van de Belastingadviseurs en de Accountants (ITAA)
    Voor belastingadviseurs en accountants.
  • de Nationale Bank van België (NBB)
    Voor financiële dienstverleners zoals, banken, beursvennootschappen en beleggingsinstellingen.

Al deze toezichthouders concentreren zich tijdens een bezoek voornamelijk op de naleving van de meldingsplicht en het uitvoeren van (verscherpte) cliëntenonderzoeken. Hiervoor checken zij tijdens een controle uw risicobeleid. Daarnaast controleren zij of u de verplichte gegevens vastlegt en of u ongebruikelijke transacties meldt. Komt u de AML-verplichtingen niet na, dan kunnen AML toezichthouders een sanctie, dwangsom of boete opleggen. In hele extreme gevallen schakelen zij het OM in voor strafrechtelijke vervolging. Kortom, het is essentieel dat u de juiste informatie voorhanden hebt en snel inzichtelijk kunt maken. 

Wat wil je tijdens een controle laten zien?

Om te voldoen aan de vraag van de toezichthouder hoe u als kantoor bepaalt of een zaak onder de AML valt, is het belangrijk om onderstaande onderdelen op orde te hebben. 

  • Maak per dossier een afweging en leg deze beoordeling vast
    De toezichthouder verwacht dat u per dossier een afweging maakt. Heeft u de afwegingen niet vastgelegd dan is de kans aanwezig dat de toezichthouder dieper ingaat op deze beoordeling. Een rapport waarin u op dossierniveau snel laat zien wat er is uitgevoerd, is een pre.

  • Zorg dat de beoordeling onderdeel is van het AML kantoorbeleid
    Het is van cruciaal belang dat u in het beleid omschrijft hoe u AML afwegingen maakt, zoals op basis van welke criteria. In een rapportage laat u vervolgens zien, hoe u deze afwegingen per dossier heeft getoetst en blijvend monitort.

  • Verander mee met de ‘kleur’ van het dossier
    De toezichthouder verlangt steeds vaker een strikte monitoring op alle lopende zaken. Tijdens een controle wil de toezichthouder inzien dat u voortdurend in de gaten houdt wanneer een dossier van kleur verandert en wat u op dat moment doet om alsnog een AML uitvraag te doen. 

Rapportages in RegLab

De toezichthouder komt langs voor een controle. Geen paniek! Met slechts een paar rapportages overtuigt u de toezichthouder van uw doordachte AML kantoorbeleid en de uitvoering ervan. RegLab helpt, niet alleen bij het vastleggen van onmisbare AML informatie en het uitvoeren van checks, maar ook bij het rapporteren. Zo laat u, aan de hand van een audit trail, onder andere snel zien:

  • welke dossiers een hoog-risico hebben en wat de vervolgacties waren;
  • wat de status van de lopende dossiers en de transacties is;
  • het aantal AML zaken en het aantal hoog-risico dossiers;
  • hoe u dossiers blijvend monitort;
  • welke PEP’s er aanwezig zijn.
Controleer, keur goed en creëer een audit trail

Klaar voor een controle van de toezichthouder

Welke vragen een toezichthouder tijdens een controle stelt, vindt u terug in ons Kenniscentrum ‘100% AML proof’. Hierin leest u alles over de negen onderwerpen die bij een controle de revue passeren. 

RegLab

Dossiers op orde?

Tijdens een controle wordt gekeken hoe u binnen de AML uw dossiers administreert. In dit artikel lichten we toe welke onderdelen de toezichthouder controleert en hoe u uw AML administratie op orde krijgt.

Lees het artikel