Skip to content

Algemene voorwaarden en privacy statement

AML cliëntonderzoek is verplicht voor kantoren. De opdrachtbevestiging, inclusief algemene voorwaarden, uitsturen en laten goedkeuren door cliënten is daarbij cruciaal.

Algemene voorwaarden en privacy statement

Cruciaal aspect binnen het AML cliëntonderzoek is dat cliënten de opdrachtbevestiging, algemene voorwaarden en het privacy statement ontvangen en goedkeuren. Vaak worden de algemene voorwaarden en het privacy statement separaat per e-mail toegestuurd. Dit kan handiger en professioneler.  

In plaats van het handmatig, via e-mail, uitsturen van de algemene voorwaarden en het privacy statement kunt u ervoor kiezen om dit samen met de opdrachtbevestiging vanuit RegLab te organiseren. 

Heeft de cliënt alle gegevens ingevuld, dan kan hij direct – aan de hand van een checkbox – de opdrachtbevestiging, algemene voorwaarden en het privacy statement goedkeuren. Het meesturen van de algemene voorwaarden en het privacy statement is overigens optioneel binnen RegLab. 

Algemene voorwaarden en privacy verklaringen kunnen in verschillende taalversies aanwezig zijn. Binnen RegLab kunnen deze documenten centraal worden geüpload. Een Nederlandse cliënt ontvangt dan de Nederlandse voorwaarden. Een Spaanse cliënt de Spaanse versie.  

Door het uitsturen geautomatiseerd te laten plaatsvinden, profiteer je van een ander voordeel: een professionele uitstraling richting de cliënt. Daarbij ziet u in het dossier of en wanneer de cliënt akkoord is gegaan met de algemene voorwaarden en het privacy statement. 

Wat als de algemene voorwaarden wijzigen?

Als uw kantoor verandert, dan is het logisch dat uw algemene voorwaarden veranderen. Een wijziging doorvoeren kan. Alleen, het aanpassen van algemene voorwaarden die van toepassing zijn op al afgesloten overeenkomsten kan niet zomaar. Is dit wel het geval dan dient u deze gewijzigde overeenkomsten te laten accorderen door de cliënt. Binnen RegLab uploadt u de nieuwe algemene voorwaarden. Deze kunnen aan nieuwe cliënten, als onderdeel van de opdrachtbevestiging, worden meegestuurd. Daarnaast kunt u ervoor kiezen om deze gewijzigde voorwaarden aan bestaande cliënten te sturen en te vragen om goedkeuring.  

Opdrachtbevestiging

Kun je de privacyverklaring onderbrengen in de algemene voorwaarden?

Nee, een privacyverklaring mag u niet ‘verstoppen’ in de algemene voorwaarden. De reden daarvoor is dat de inhoud van deze verklaring eenvoudig toegankelijk dient te zijn. Moet u ernaar op zoek in een ander document, dan wordt dat niet gezien als toegankelijk. Kortom, de privacyverklaring moet altijd een los document zijn. 

Zijn algemene voorwaarden verplicht binnen de AML?

De opdrachtbevestiging is een onderdeel van AML. Echter, de algemene voorwaarden vallen niet onder deze verplichting. Neemt niet weg, dat het – los van de AML – raadzaam is om algemene voorwaarden ter hand te stellen. Ook al is het niet verplicht, u kunt er veel gedoe met cliënten mee voorkomen. U bent hierin namelijk duidelijk over de regels van het kantoor ten aanzien van de te leveren dienstverlening. Daar kunt u op terugvallen als u een meningsverschil krijgt met een cliënt. Hoe handig is het, als u deze vervolgens via RegLab uitstuurt en de client direct kan aanvinken dat hij/zij akkoord is?  

RegLab

Dossiers op orde?

Tijdens een controle wordt gekeken hoe u binnen de AML jouw dossiers administreert. In dit artikel lichten we toe welke onderdelen de toezichthouder controleert en hoe u uw AML administratie op orde krijgt.

Lees het artikel