Wat zijn pseudo-UBO’s en waarom moet u hier meer aandacht aan besteden?

Wat zijn (pseudo-)UBO’s?  

Laten we eerst de basis doornemen. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, wat zich vertaalt in ‘uiteindelijke belanghebbende’. Dit is een natuurlijk persoon die uiteindelijk eigenaar- of zeggenschap heeft over een juridische entiteit (een bedrijf, stichting of vereniging). Dit is doorgaans iemand die direct of indirect meer dan 25% van de aandelen bezit of het stemrecht heeft. Een juridische entiteit kan overigens ook uit één of meerdere UBO’s bestaan (of pseudo-UBO’s). 

In België wordt geen specifieke term zoals “pseudo-UBO” gebruikt, maar in de praktijk komt een gelijkaardig principe wel voor. Wanneer er binnen een vennootschap geen natuurlijke persoon kan worden geïdentificeerd die rechtstreeks of onrechtstreeks minstens 25% van de stemrechten of het eigendomsbelang bezit, of op een andere manier zeggenschap uitoefent, wordt de uiteindelijke begunstigde bepaald aan de hand van de zogenaamde cascadetest.

Als ook via andere middelen geen zeggenschap wordt vastgesteld, dan wordt uiteindelijk een lid van het hoger leidinggevend personeel aangeduid als UBO. Dit is vaak een bestuurder of iemand uit het directiecomité.

Deze derde categorie is een terugvaloptie en mag enkel worden gebruikt als er aantoonbaar geen andere UBO’s (categorie 1 of 2) zijn. In dat geval moet ook worden gedocumenteerd welke stappen werden ondernomen om tot deze conclusie te komen.

Bij stichtingen en verenigingen komt deze situatie vaker voor dan bij vennootschappen.

Wat is een cascadetest?

De cascadetest is een verplichte volgorde die in België moet worden doorlopen om de uiteindelijke begunstigde(n) (UBO’s) van een vennootschap vast te stellen. De test bestaat uit de volgende drie niveaus:

1. Eigendomsbelang of stemrechten (>25%): natuurlijke personen met een direct of indirect belang.

2. Zeggenschap via andere middelen: als er niemand met een voldoende belang is, kijkt u naar zeggenschap op een andere manier (bijv. via een aandeelhoudersovereenkomst).

3. Hoger leidinggevend personeel: wanneer er niemand onder 1 of 2 geïdentificeerd kan worden, wordt iemand uit het management als UBO geregistreerd.

Let op: u mag pas naar stap 3 gaan wanneer u goed kunt motiveren dat stappen 1 en 2 niet van toepassing zijn.

Waarom zijn pseudo-UBO's relevant voor advocaten, juristen en beleggingsadviseurs? 

Nu vraag u zich misschien af: "Waarom moet ik als advocaat of beleggingsadviseur hier aandacht aan besteden?" Het antwoord is simpel: regel- en wetgeving. In de afgelopen jaren zijn de eisen rond het identificeren van UBO's flink aangescherpt en het niet herkennen van een (pseudo-) UBO kan leiden tot grote juridische gevolgen en financiële sancties. 

Regelgeving rondom witwassen en terrorismefinanciering (denk aan de Antiwitwaswet) vereist dat u inzicht heeft in de UBO-structuur van uw cliënten of investeerders. Als u hier niet aan voldoet, riskeert u boetes en kan het leiden tot verlies van vertrouwen van cliënten en investeerders. Er wordt immers van u verwacht dat elke cliënt correct geïdentificeerd is. 

2. Identificatieplicht

In de juridische dienstverlening is het een vereiste om (pseudo) UBO’s te identificeren. Het is dan ook een belangrijke stap in het voorkomen van witwassen en terrorisme financiering. Volgens de Europese anti-witwasrichtlijn (AMLD5), zijn instellingen in de juridische dienstverlening wettelijk verplicht om hun cliënten grondig te controleren en hun UBO’s te identificeren. Dit geldt niet alleen voor feitelijke UBO’s, maar ook voor pseudo-UBO's. Hieronder vallen ook bestuurders die invloed uitoefen op de instelling, maar die formeel gezien geen eigendomsbelang hebben.  

3. Controle van de toezichthouder

De identificatieplicht voor (pseudo) UBO’s heeft een directe invloed op de controles van de toezichthouder. Zij/Hij controleert namelijk de wet- en regelgeving rondom de Antiwitwaswet. Tijdens deze controle beoordeelt de toezichthouder of het kantoor hun cliënten en (pseudo) UBO’s op de juiste manier heeft vastgesteld. Een incorrect of onvolledig dossier kan leiden tot financiële gevolgen.  

Niet alleen boetes kunnen uw kantoor pijn doen. Ook de risico’s van betrokkenheid bij fraude of criminele activiteiten kunnen ernstige financiële consequenties hebben voor uw kantoor of fonds. U wilt tenslotte niet uw investeringen of cliënten negatief beïnvloeden door deze verborgen constructies. 

Praktische tips om pseudo-UBO's te identificeren 

Het is belangrijk dat u een sterk due diligence-proces heeft om de pseudo-UBO's eruit te filteren. Om het allemaal inzichtelijker te maken, hebben we hier wat praktische tips onder elkaar gezet: 

• Controleer bedrijfsstructuren: Kijk goed naar de lagen van vennootschappen en wie daarachter zit. Dit kan u helpen om verdachte constructies te ontdekken. 

• Vraag door: Stel kritische vragen over de eigendomsstructuur en de herkomst van fondsen. Vergeet ook niet de staturen en volmacht te bespreken. 

• Gebruik screening tools: Er zijn tegenwoordig ontzettend veel tools beschikbaar die kunnen helpen bij het analyseren van UBO-structuren. Denk aan onze RegLab applicatie. 

• Blijf alert: Door alert te blijven, goed onderzoek te doen en samen te werken met experts zoals RegLab, kunt u ervoor zorgen dat uw organisatie veilig en AML-compliant blijft. Neem geen risico’s en zorg dat u de UBO altijd in het vizier hebt. 

• Houd dossiers bij: Constante monitoring kan het verschil maken in het ontvangen van een boete of enkel een waarschuwing. Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van wijzigingen in uw cliëntenbeheer.  
   

RegLab speelt een belangrijke rol in het vergroten van de kennis en bewustwording rondom witwaspreventie. Door te zorgen voor up-to-date dossiers, tools en trainingen, helpen we kantoren AML-compliant te blijven en risico’s te minimaliseren. Of u nu een jurist of een fondsbeheerder bent, u kunt altijd rekenen op de expertise van onze AML-experts.  

RegLab

Bent u ook veel tijd kwijt aan een Know Your Customer (KYC) en Customer Due Diligence (CDD) beleid om de AML-verplichtingen na te leven? Ondanks de frustraties die ze oproepen, worden de CDD principes steeds belangrijker. RegLab helpt organisaties bij het snel, veilig en met gemak voldoen aan AML.