Opdrachtbevestiging
Vroeger ging je als advocaat gewoon aan de slag. Achteraf deed je wat nodig was om de factuur te rechtvaardigen. Tegenwoordig is de opdrachtbevestiging verplicht gesteld. Deze opdrachtbevestiging is bedoeld als basisdocument om gemaakte afspraken en de (algemene) voorwaarden, zoals tarieven, in vast te leggen. Met als doel: het voorkomen van discussies achteraf.
Proces onder de loep
Tijd om het proces om tot een opdrachtbevestiging te komen onder de loep te nemen. Het overkomt het beste kantoor: een secretaresse maakt een opdrachtbevestiging en stuurt deze aan de advocaat met de vraag deze, na goedkeuring, aan de cliënt door te sturen. Door drukte vergeet de advocaat dit op te volgen. Of hij/zij verstuurt deze wel, maar er is geen controleslag of de cliënt deze accordeert. Ontvangt de advocaat wel een getekende bevestiging van de cliënt, dan is het nog de vraag of deze op de juiste centrale plek wordt opgeslagen. En wie zegt dat alle omschrijvingen in de opdrachtbevestiging accuraat en actueel zijn en gericht aan de juiste entiteit? Dit vraagt om een doordacht en efficiënt proces.
AML aspect binnen de opdrachtbevestiging
Vermeld de bevestiging ook iets over de AML? Jazeker, een hedendaagse bevestiging dient een paragraaf te omvatten waarin onder andere staat dat:
- de advocaat aan de AML moet voldoen;
- dat om die reden bepaalde informatie van de cliënt wordt gevraagd;
- hoe er om wordt gegaan met de privacy van die gegevens.
Grootste uitdagingen
Het opstellen van een opdrachtbevestiging alleen is niet de grootste uitdaging. De andere uitdaging is het up to date houden van de afspraken, zeker bij langlopende trajecten. Hoe handelt u als uw algemene voorwaarden veranderen? Wij merken dat veel kantoren dit proces moeilijk vinden. Hoe fijn zou het zijn als:
- de opdrachtbevestiging geautomatiseerd wordt verstuurd;
- de informatie en aan te leveren documentatie centraal worden opgeslagen;
- de status wordt bijgehouden;
- er automatisch herinneringen worden verstuurd als de cliënt (onvolledig) reageert;
- u rapportages kunt draaien van de statussen rondom opdrachtbevestigingen;
- nieuwe versies van voorwaarden centraal verstuurd en opgevolgd worden;
- u met een druk op de knop een audit trail voor de toezichthouder heeft?
Haal gerust adem, want dit alles is binnen handbereik met de AML software van RegLab voor de advocatuur. Ja, wij vinden dat we dit laatste blog uit de reeks ‘100% AML proof’ lekker commercieel mochten afsluiten.
