Risicoclassificatie
Een cliëntenonderzoek moet altijd gedaan worden om de identiteit van de cliënt vast te stellen en te controleren. Hoe dit onderzoek eruitziet, hangt af van het type cliënt, de zakelijke relatie en het risiconiveau van de cliënt. In principe voert u altijd eerst een regulier onderzoek uit. In essentie doet u dit onderzoek voordat er een zakelijke overeenkomst gesloten is en de dienst geleverd wordt. De identiteit en overige gegevens van de cliënt legt u vast en bewaart u voor 5 jaar.
Bij een cliëntenonderzoek kijkt u naar de achtergrond van de cliënt, wat u zelf voor de cliënt gaat doen en hoeveel risico er is op witwassen of financieren van terrorisme. Het risicoprofiel van de cliënt bepaalt vervolgens het type onderzoek:
- Standaard: regulier cliëntenonderzoek
- Laag risico: vereenvoudigd cliëntenonderzoek
- Hoog risico: verscherpt cliëntenonderzoek
Regulier cliëntenonderzoek
Dit type onderzoek is het uitgangspunt bij medium risicoprofielen. Bij een regulier cliëntenonderzoek verifieert u eerst de identiteit van de cliënt en legt u dit vast. Wanneer de cliënt een juridische entiteit is, bepaalt u ook de belanghebbende - ook wel UBO. De UBO is degene die de uiteindelijke eigenaar is van de juridische entiteit en feitelijke zeggenschap erover heeft. Wanneer iemand meer dan 25% van de aandelen of stemrechten heeft, is er sprake van een UBO.
Als organisatie moet u weten wat het doel van de zakelijke relatie is. Ook deze moet vastgesteld en vastgelegd worden. Dit is met name belangrijk, omdat er tussentijds ook voortdurende controles plaats moeten vinden. In sommige gevallen kan het voorkomen dat er ook onderzoek gedaan wordt naar de bron van middelen. In dat geval zal er gekeken worden naar de bron van middelen die bij de zakelijke relatie of transactie gebruikt worden.
Daarnaast is het belangrijk om de identiteit van de natuurlijke persoon die de cliënt vertegenwoordigt vast te leggen en te controleren. Wanneer alles gecontroleerd en akkoord is, kan het cliëntenonderzoek afgesloten worden.
In sommige gevallen kan het voorkomen dat een regulier cliëntenonderzoek niet voldoende is. Dan zult u een verscherpt onderzoek uit moeten voeren.
Verscherpt cliëntenonderzoek
Wanneer een regulier cliëntenonderzoek niet voldoende is, moet er een verscherpt cliëntenonderzoek uitgevoerd worden. Een verscherpt onderzoek wordt uitgevoerd wanneer er een verhoogd risico op witwassen of terrorismefinanciering aanwezig is. Dit is afhankelijk van de volgende eisen:
- Vooraf het onderzoek wordt er een verhoogd risico op witwassen of terrorismefinanciering vermoed.
- Wanneer de cliënt of de UBO een PEP is.
- Als er sprake is van complexe en ongebruikelijk grote transacties of er transactiepatronen plaatsvinden, zonder duidelijk economisch of rechtmatig doel.
- Als de Europese Commissie (EC) de staat waar de cliënt woont, gevestigd of gezeteld is, heeft aangewezen als staat met een hoger risico.
Naast de bovenstaande vereisten, dient u als instelling ook rekening te houden met de risicofactoren die benoemd worden in bijlage III bij de vierde anti-witwasrichtlijn. Hiermee stel je vast dat er sprake is van een hoog risico. In deze bijlage wordt gerefereerd naar cliëntgebonden risicofactoren (product-, dienst-, transactie-, geografische-, of leveringskanaal gebonden risicofactoren). Bij een verscherpt cliëntenonderzoek moet alles per cliënt gecontroleerd en vastgelegd worden.
💡Verscherpt cliëntenonderzoek is echter alleen vereist bij cliënten die als risicovol kunnen worden aangemerkt. Verscherpt cliëntenonderzoek is in feite het proces waarbij de reputatie en achtergrond van de cliënt nog verder worden onderzocht, nadat zijn identiteit is geverifieerd. Deze stap is bedoeld om het bedrijf te beschermen tegen het onbewust zakendoen met een persoon of entiteit die een groot risico vormt op het gebied van het witwassen van geld of die kwetsbaarder is voor corruptie.
Vereenvoudigd cliëntenonderzoek
Wanneer het risico op witwassen of terrorismefinanciering laag is, kan een vereenvoudigd cliëntenonderzoek voldoende zijn. Dit is echter wel afhankelijk van de omstandigheden die van toepassingen zijn binnen je eigen cliëntenonderzoek en kunnen per geval verschillend zijn. De instelling moet dan ook voldoende gegevens verzamelen om te bepalen of een vereenvoudigd onderzoek kan worden uitgevoerd. U moet daarnaast ook rekening houden met de risicofactoren in bijlage II van de vierde anti-witwasrichtlijn. In de bijlage worden bepaalde cliëntengroepen benoemd waarbij een vereenvoudigd cliëntenonderzoek volstaat, bijvoorbeeld:
- Beursgenoteerde ondernemingen waarbij de UBO bekend is
- Overheidsbedrijven/ instellingen
Wat schrijft u per type onderzoek op? Praktijkvoorbeelden
De keuze voor het type onderzoek moet u verantwoorden. Hieronder een paar voorbeelden:
- Vereenvoudigd onderzoek
‘’Cliënt is 100% dochter van een beursgenoteerde onderneming in de VS. De beurs is SEC gereguleerd. Derhalve wordt geen UBO opgevoerd en is een vereenvoudigd onderzoek passend.’’
- Regulier onderzoek
"Er is geen aanleiding om vereenvoudigd/verscherpt onderzoek te verrichten.
- Verscherpt onderzoek
"Cliënt is gevestigd in een hoog risicoland en heeft een internationale structuur. De reden voor de opbouw van de complexe aandeelhoudersstructuur is bekend en plausibel. Een verscherpt onderzoek wordt daarom passend geacht."
