Geen contact met eindcliënt
Grote vraag in relatie tot de AML is: als u via een ander kantoor een opdracht krijgt, wie is dan de uiteindelijke cliënt? Gaat u het verwijzende kantoor identificeren, doet u niks of vraagt u het kantoor om alle info die zij over de eindcliënt heeft toe te sturen? Kijk, de uiteindelijke cliënt is de eindcliënt, degene die de zaak in heeft gediend. Krijgt u werk toegespeeld dan heeft u vaak geen contact met die eindcliënt. Dan is het vreemd om uit het niets AML gerelateerde informatie bij de cliënt op te vragen, dat snappen wij ook. Wat ik vervolgens in praktijk zie gebeuren is dat kantoren aan het verwijzende kantoor vragen om de stukken die zij hebben aan te leveren en het er verder bij te laten. Helaas is dat volgens de AML wetgeving niet voldoende.
Zelf verantwoordelijk
U bent verplicht om de uiteindelijke cliënt, dus degene voor wie u het advies schrijft of voor wie u juridische diensten verleent, te identificeren. Hoe doet u dat als u geen contact hebt? Het opvragen van een kopie ID en andere documenten is dan een beetje ongemakkelijk en misschien zelfs ongewenst. Ons advies is: stuur de mail met alle aan te leveren stukken aan het verwijzende advocatenkantoor toe. Uw contactpersoon kan vanuit daar alle informatie die u nodig hebt voor uw AML check uploaden of toesturen. Mist er iets, dan kan hij of zij de cliënt vragen om de ontbrekende informatie. U blijft hierbij als kantoor wel zelf verantwoordelijk voor de volledigheid en actualiteit. U mag gebruikmaken van het onderzoek van het andere kantoor, maar moet zelf controleren of de gegevens kloppen en een risico afweging maken op basis van de geleverde diensten voor de uiteindelijke cliënt.
Argumenten
Goed, zo zou het moeten gaan. In de praktijk krijg ik vaak deze argumenten c.q. excuses: ‘We hebben een samenwerking met dit kantoor, schrijven snel een advies en vergeten dat we ook AML onderzoek moeten doen.’ Of: ‘Maar de factuur en opdrachtbevestiging staan op naam van dat kantoor, dan is dat toch mijn cliënt?’ Helaas, dat is de engagement partij en volgens de AML niet de uiteindelijke cliënt die u behoort te identificeren en te screenen. Geloof me, in de praktijk gebeurt dit heel vaak. Schaam je dus vooral niet als u het ook zo doet. Soms weegt het AML werk gewoon echt niet op tegen bijvoorbeeld het uurtje werk dat u levert of het advies dat u heeft geschreven of gegeven. Ook die begrijpen we.
Toch blijft het feit dat u zonder de AML gegevens niet voor die cliënt mag werken. Het is daarom belangrijk om u van deze verplichting bewust te zijn en de kantoren waarmee u samenwerkt hierop te wijzen. Hierbij kunt u de schuld bij de wetgeving neerleggen en als het een kantoor is dat is gevestigd in de EU, zouden zij dezelfde verplichtingen moeten hebben. Hoe vaker u samen een AML-proces doorloopt, hoe vlotter het zal gaan. Begin altijd met een vooraankondiging. Geef aan dat u moet voldoen aan de AML en dat u het kantoor binnenkort vraagt om alle informatie. Strikt genomen mag u pas aan de slag als de AML controle is afgerond.
AML software
Gelukkig kunt u gebruikmaken van AML software zoals RegLab. Voordeel daarbij is dat u niet via de mail uw KYC documenten hoeft op te vragen, te controleren op volledigheid en hoeft op te slaan of over te typen. Via RegLab stuurt u een link met informatie naar het verwijzende kantoor. Vervolgens uploadt zij alle informatie naar één centraal beveiligde plek. Dit is een erg vriendelijke en efficiënte manier om binnen de AML sfeer samen te werken met andere kantoren. Twijfelt u of het werken met AML software iets voor uw kantoor is? Vraag dan gerust eens een demo aan.
Enige uitzondering
Er is een uitzondering, namelijk als u een algemeen advies schrijft voor het verwijzende kantoor. Bijvoorbeeld over de werking van het Vlaamse belastingstelsel dat het verwijzende kantoor voor diverse cliënten wil gebruiken. Zodra uw werk niet is gericht op een persoon of entiteit dan mag u het kantoor als cliënt aanmerken. Maar dat is dan ook echt de enige uitzondering… En een uitzondering kan niet de standaard worden.
