Dashboards: snel inzicht
Eerder schreven we dat RegLab een dashboard functie biedt. Zeker voor kantoren met veel AML dossiers is het van meerwaarde om real time, op één centrale plek, inzicht te hebben in de status van zowel de individuele dossiers als kantoorbreed. Vanuit hier kunt u bijvoorbeeld selecteren op alle dossiers die zijn goedgekeurd of die in behandeling zijn. Of op de hoog risico cliënten en de betrokken landen binnen de dossiers. Dit is werkbare AML data waar een compliance officer dagelijks acties op kan uitzetten. Maar u kunt nog dieper gaan.
CSV-/Excel-bestand en filters
Met de export knop (rechtsboven in RegLab ‘download CSV’ of 'download Excel') maakt u van alle dossiers en onderliggende data een export bestand, waar u gedetailleerd kan filteren en analyses kan maken, zowel op persoonlijk, op team- als op kantoorniveau. Denk aan selectie op de status van dossiers, status van identificatielinks, dossiers waaraan een UBO is gekoppeld etc. U kunt zelfs nog verder gaan door er draaitabellen en grafieken van te maken. De informatie die u hier uit kunt halen, wordt onder andere gebruikt voor managementinformatie. Hoe u dat doet?
U kunt filters aanbrengen, zoals een filter op:
- Projectnaam
- Dossiernummer
- Cliëntnaam
- Status van dossier
- Categorie (AML of niet AML)
- Landen
- Risicoprofielen
- UBO’s
Meest gebruikte filters en analyses?
Onze compliance officers maken graag gebruik van deze functie. Welke filters we het meeste inzetten en waarvoor?
- Status van een dossier
Door te filteren op status van een dossier ziet u in een oogopslag hoeveel dossiers er zijn goedgekeurd, hoeveel er in behandeling zijn en eventueel hoeveel dossiers zijn afgewezen. Zeker in combinatie met een jaartal is dit mooie managementinformatie om onder andere jaren met elkaar te vergelijken. Prettige overall informatie voor het bestuur. U kunt hier ook nog verder op categoriseren zoals of het AML of niet-AML dossiers betreft.
- Risicoprofiel
Zodra u filtert op een hoog risicoprofiel, krijgt u alle dossiers met een hoog risico te zien. Ook dit is weer waardevolle informatie om tegen een voorgaand jaar af te zetten. Als er in dit jaar meer hoog risico dossiers zijn, is het zinvol om na te gaan of dit verklaarbaar is. Vervolgens kunt u ook filteren op gebruikers die gekoppeld zijn aan de hoog risico cliënten, zodat u intern gericht vragen kan stellen.
- Landen
Door snel te filteren op de landen waaruit een cliënt, vertegenwoordiger of UBO afkomstig is, draait u een handig overzicht per land. Stel dat u nu wilt zien wat er speelt met cliënten in Rusland, dan filtert u op Rusland. Als deze cliënten een medium risicoprofiel hebben, maar Rusland is onlangs op een hoog risico landenlijst geplaatst, dan is het waardevol na te denken of u het risicoprofiel wilt wijzigen.
- Gebruikers gekoppeld aan dossiers
De laatste filter die we regelmatig inzetten is de ‘gebruikers gekoppeld aan het dossier’, kortom de personen die aan een dossier gekoppeld zijn. U ziet zo direct wie bijvoorbeeld de meeste en wie de minste dossiers heeft aangemaakt. Waarom heeft de ene secretaresse 26 dossiers aangemaakt en een ander maar twee? Waarom heeft de ene advocaat veel dossiers in RegLab staan en de ander verrassend weinig? Wordt de applicatie dan wel goed gebruikt?
Dit is een overzicht van de manieren waarop wij het CSV- of Excel-bestand voor kantoren gebruiken. Als u het bestand de eerste keer opent, kunnen wij ons voorstellen dat u denkt ‘En nu?’. Mocht u er niet uitkomen, dan kunt u altijd contact met ons opnemen. Wij kijken (online) graag met u mee en geven tips, zodat u ook snel kunt zien waar mogelijke risico’s zitten.
