Onderdelen AML administratiecontrole. De toezichthouder controleert uw AML administratie aan de hand van drie onderdelen:
1. Beoordeling twee dossiers
2. Meldplicht + cliëntenonderzoek
3. Opdrachtbevestiging
Deze drie onderdelen zijn hieronder verder toegelicht.
#1: Beoordeling twee dossiers
Tijdens een bezoek dient u minimaal twee dossiers te overleggen. Tot op heden kon u deze dossiers van tevoren voorbereiden. In de praktijk betekende dit vaak: met man en macht ad hoc werken aan het up to date krijgen ervan. Helaas zien we steeds vaker dat de toezichthouder random twee zaken aanwijst. De enige manier om hierop voorbereid te zijn, is alle dossiers op orde te hebben en te houden.
Tijdens een controle wordt gekeken hoe u binnen de AML uw dossiers administreert. Gebeurt dit in een fysieke map of aan de hand van ondersteunende software zoals RegLab? Uit recente controles blijkt dat het steeds belangrijker wordt om als kantoor uniform en consistent een AML administratie te voeren. Dit betekent voor iedere advocaat en voor iedere sectie op dezelfde wijze. Laat u zien dat sectie A een AML beoordeling anders vastlegt dan sectie B, dan kan dat leiden tot diepgaander onderzoek.
#2: Meldplicht en cliëntenonderzoek
Nu hoor ik u vragen: ‘Waar wordt bij een controle vooral naar gekeken?’ Cruciaal is een volledige administratie van uw cliënten. Dit houdt ook in dat onderliggende documentatie actueel moet zijn. Om aan te tonen dat dossiers continu worden gemonitord, zijn oude uittreksels en ID’s binnen een doorlopend dossier niet wenselijk. Een risicoprofiel en vastlegging van het type onderzoek zijn noodzakelijk en de omschrijving van die profielen in het beleid onmisbaar.
Startpunt voor cliëntonderzoek en de meldplicht is het beleid; de omschrijving van uw kantoor ten aanzien van de AML. Hierin staat vermeld welke type cliënten uw kantoor heeft, wat de ‘risk appetite’ is en hoe het AML proces verloopt. Ook staan er zaken in vermeld zoals: welke informatie er per cliënt wordt opgevraagd en met welke regelmaat en wanneer welke type onderzoek wordt opgestart. Denk ook aan de omschrijving van de risicoprofielen en wanneer vereenvoudigd of verscherpt onderzoek nodig is. In het volgende artikel behandelen we, aan de hand van vraag drie, het belang van een beleid in meer detail.
Er is in veel gevallen wel een goed kantoorbeleid aanwezig, maar vraagt de toezichthouder u dit in de praktijk te laten zien, dan laten veel kantoren verstek gaan. Juist bij een controle, en specifiek op dit onderdeel, wil de toezichthouder zien hoe u uw beleid in de praktijk brengt. Dat doet hij onder andere door de omgang met de meldplicht en het praktisch cliëntonderzoek te controleren.
Kantoren hebben nu eenmaal te maken met mogelijke ongebruikelijke transacties inzake de AML. Is er een vermoeden van een dergelijke transactie dient u melding te maken bij de CFI. Uit uw AML administratie moet u kunnen aantonen dat u een serieuze afweging heeft gemaakt. Dit is voor standaard zaken niet moeilijk, maar wat als u te maken heeft met een Politiek Prominent Persoon (PEP). U dient ook in deze gevallen uitvoerig vast te leggen waarom het geen probleem is om de dienstverlening al dan niet te continueren.
#3: Opdrachtbevestiging
Advocaten sturen vaak een opdrachtbevestiging uit per mail. Deze verzonden opdrachtbevestiging en het akkoord per e-mail van cliënten, belanden vaak in de mailbox. In veel gevallen is er geen centrale plek waar deze worden opgeslagen. Laat staan of er iemand is die bijhoudt of de opdrachtbevestiging überhaupt getekend retour gekomen is. Onze tip: zorg ervoor dat deze opdrachtbevestigingen centraal worden opgeslagen en maak iemand hiervoor verantwoordelijk. Dit kunt u handmatig inrichten of AML software zoals (u raadt het al) RegLab inzetten.
Tip uit de praktijk
Hans Urlus (Shareholder en advocaat Greenberg Traurig LLP):
‘Vergis u ook niet in het belang van menselijke bewustwording. Een beleid en de tools zijn onmisbaar, maar het is de advocaat zelf die de afweging moet maken op basis van de mogelijke risico’s van een transactie of zaak. Daarom staan educatie en bewustwording bij ons hoog op de agenda. Met interne opleidingen, minimaal iedere zes maanden, geven wij concrete invulling aan de open norm: AML. Software helpt bij het creëren van deze bewustwording. Het maakt mensen bewust van het AML proces en de AML check. Maar het belangrijkste blijft ons motto: ‘De AML instelling; dat is de advocaat’.
Conclusie
Niet ad hoc maar consequent bijhouden en monitoren is het sterke advies om van een nood een deugd te maken. Het komt niet sterk over als u, net voor een controle, al uw dossiers op orde moet brengen. Niet alleen ziet de toezichthouder dat alles de week ervoor in orde is gemaakt, ook betekent dit dat er ineens veel resources moeten worden vrijgemaakt. Of u het AML proces automatiseert of niet, maak AML onderdeel van uw werkproces. Zorg dat u niet pas begint als u een brief ontvangt, begin vandaag nog. Dat kan heel simpel door samen te gaan zitten met een specialist en de eerste stappen samen te formuleren.
