Meldingen verdachte transacties in Vlaanderen
In Vlaanderen ben je als advocaat verplicht van een verdachte transactie melding te maken bij de Cel voor Informatieverwerking (CFI).
Meldingsproces
Je moet altijd melding doen van een uitgevoerde of voorgenomen verdachte transactie. U doet deze melding in het meldportaal van de Cel voor Informatieverwerking (CFI). CFI zet zich in om vooral witwassen en de financiering van terrorisme te voorkomen en te bestrijden. Dit met het oog op het waarborgen van de integriteit van het (Vlaamse) financiële stelsel. Of een transactie verdacht is, stelt u vast aan de hand van subjectieve en objectieve indicatoren.
Het is niet vreemd om periodiek een melding te doen. Dit wil niks zeggen over de kundigheid van het kantoor. Kijken we naar het notariaat, dan zien we dat daar vaker een melding wordt gedaan. Dat komt mede doordat binnen het notariaat meer cases spelen en dat deze zaken altijd onder de AML vallen. Binnen de advocatuur is het signaleren een stukje ingewikkelder. Een advocaat is bij het aannemen van een cliënt bezig met de bepaling van de rechtspositie. In dit stadium is de conclusie vaak dat een zaak niet onder de AML valt, terwijl dit later, bijvoorbeeld als er vastgoed en aandelen bij komen kijken, toch een AML zaak kan zijn. Maar dan zit een AML check vaak niet meer in het proces ingebakken. Hoe geeft u dan toch positief antwoord op de vraag van de toezichthouder?
Belangrijkste afweging
Het belangrijkste om een toezichthouder te laten zien, is de afweging die u heeft gemaakt. Stel dat uw kantoor in de afgelopen vier jaar duizenden dossiers heeft behandeld, maar nog nooit een melding heeft gedaan, dan kunt u kritische vragen verwachten. Vastlegging is het belangrijkste, juist ook in het geval van gebruikelijke transacties. De kennis zit vaak in het hoofd van de advocaat. Het noteren hiervan is extra werk, zeker aangezien hij/zij zelf de zaak kent. Wordt er over de zaak overlegd binnen kantoor, dan wordt ook dit gesprek vaak niet vastgelegd. Maar wat is dan wel de manier?
Vastlegging kan op verschillende manieren. De meest populaire manier van dit moment is om AML software, zoals RegLab, aan te schaffen. Een dergelijke applicatie faciliteert mensen om met elkaar over de afweging te communiceren en om alle informatie snel vast te leggen. U kunt de toezichthouder laten zien dat er meer mensen naar gekeken en over gesproken hebben. Met AML software weet u zeker dat er een volledige vastlegging van afwegingen is, waarmee u voldoet aan de inspanningsverplichting die van u wordt verwacht.
