Misverstand
Tijdens de identificatie van een nieuwe cliënt ontstaat nog wel eens een misverstand. Sommige advocaten denken dat de identificatie alleen van toepassing is op AML dossiers. Dat is niet het geval. U dient als advocaat altijd uw (potentiële) cliënt te identificeren. Ook dient elke cliënt gescreend te worden tegen de sanctielijsten.
Hieronder een overzicht van alle benodigde bestanden om de identificatie zo snel mogelijk af te ronden. Zoals u in onderstaande opsomming ziet, gaat het identificeren van een rechtspersoon een stukje verder. Dat heeft te maken met de complexiteit, mogelijke aandeelhouders en ultimate beneficial owners (UBO’s).
Benodigde gegevens
Natuurlijk persoon
- NAW-gegevens
- Kopie legitimatiebewijs
- PEP-verklaring
Rechtspersoon
- Uittreksel handelsregister
- Organogram van de aandeelhoudersstructuur
- Vertegenwoordiger
- Naam
- Kopie legitimatiebewijs
- Bewijs van bevoegdheid
- UBO
- NAW-gegevens
- Kopie legitimatiebewijs
- PEP-verklaring
Het organogram van de aandeelhoudersstructuur dient te worden uitgewerkt tot aan de uiteindelijk belanghebbenden, de UBO’s. Vergeet hierin niet om de aandeelpercentages te vermelden. Ook vraagt u de NAW-gegevens van de bevoegde personen op, inclusief een kopie legitimatiebewijs. Let op: het is niet alleen zaak iemand te identificeren. U dient ook te verifiëren of alle gegevens kloppen.
Daarnaast is het, in het geval van een rechtspersoon, voor AML dossiers belangrijk dat u een PEP (Politically Exposed Person) verklaring heeft van de betrokken personen. Maakt u geen gebruik van AML software, dan moet een PEP-verklaring worden ingevuld en aangeleverd. Veelal is deze verklaring op het UBO-formulier opgenomen.
AVG
Kantoren stellen me regelmatig de vraag hoe ze met deze gegevens moeten omgaan in relatie tot de AVG. Volgens de AVG mag u alleen een kopie van het identiteitsbewijs van een natuurlijk persoon vragen als daar een wettelijke grondslag voor is. Als de identificatie op grond van de AML gedaan moet worden, dan is dat het geval. Wel dient in sommige gevallen het BSN-nummer te worden afgedekt, aangezien dat niet altijd mag worden verwerkt. Wat doe je als op een dossier de AML niet van toepassing is? Dan is het aan te raden om een verklaring op te stellen waarin de gegevens van het identiteitsbewijs worden vermeld, zoals het type identiteitsbewijs, het nummer van het identiteitsbewijs en de geldigheidsdatum.
Tip: AML software
Voert u de identificatie en verificatie handmatig uit, dan loopt u waarschijnlijk bij de screening van sanctielijsten en risicolanden tegen uitdagingen aan. Het is handmatig bijna niet te doen om alle personen te onderzoeken. Hoe omslachtig ook, u bent het verplicht aangezien u - bij alle zaken die u doet – in beginsel geen gesanctioneerde personen mag helpen.
AML software biedt uitkomst. Zo zijn alle stappen in RegLab ondersteund met iconen. Hier wordt uitgelegd wat wordt bedoeld met de te nemen acties. Daarbij krijgt u een melding als u documenten of cruciale informatie mist. Sommige velden zijn verplicht in het cliëntdossier. Zonder het uploaden van bestaande documenten kan de cliënt niet door. Zo kan niets worden vergeten, ook de verplichte controle van sanctielijsten en landen met een hoog risico niet.
Rol van de toezichthouder
Tijdens een controle kijkt de toezichthouder kritisch of het dossier volledig is. De boetestructuur houdt in dat je, per onderdeel dat het dossier mist, een boete opgelegd kan krijgen. Bovendien is het tonen van de verplichte documenten alleen niet genoeg. U moet bij ieder dossier een korte beoordeling schrijven, het zogenoemde risicoprofiel. Daarover in een volgend blog meer.
Ter afsluiting: Binnen RegLab heeft u gemakkelijk inzicht in de audit trail. Erg handig tijdens een bezoek van de toezichthouder. U kunt exact laten zien wie, wat, wanneer en welke acties binnen het dossier zijn uitgevoerd. Doordat de controle hierdoor soepeler verloopt heeft u een heel ander gesprek met de toezichthouder. U staat altijd tien punten voor als u snel kunt laten zien hoe volledig u bent.
