Is een rijksregisternummer nodig onder de antiwitwaswet?
Een rijksregisternummer is een uniek identificatienummer dat uitsluitend mag worden gebruikt voor specifieke wettelijke doeleinden. Het fungeert als een schakel tussen burgers en de overheid. Onder de antiwitwaswet zijn instellingen verplicht om cliënten te identificeren en te verifiëren. Hoewel een rijksregisternummer vaak vermeld staat op identiteitsdocumenten, is het opslaan van dit nummer in de meeste gevallen niet vereist. Het ongeoorloofd opslaan of delen van een rijksregisternummer zonder wettelijke grondslag kan leiden tot boetes. De rijksregisternummer-blocker garandeert de bescherming van deze gegevens, zodat u voldoet aan de regels.
Meer informatie over de verplichtingen vindt u op CTIF-CFI Belgium.
Hoe navigeert u tussen de antiwitwaswetgeving en de AVG?
Het naleven van zowel AML als de AVG kan complex zijn, vooral bij de verwerking van gevoelige gegevens zoals het rijksregisternummer. Waar de antiwitwaswet de identificatie van cliënten verplicht stelt, legt de AVG strenge eisen op aan de verwerking en opslag van persoonsgegevens. Een oplossing hiervoor is het minimaliseren van gegevensverwerking en gebruik te maken van beveiligde processen. Door een rijksregisternummer af te schermen en gegevens te versleutelen, kunt u ervoor zorgen dat deze alleen toegankelijk zijn voor bevoegde gebruikers of instanties. Dit verkleint de kans op menselijke fouten en houdt gevoelige gegevens veilig.
Een rijksregisternummer-blocker kan bijvoorbeeld een rijksregisternummer onleesbaar maken op een kopie van een identiteitsbewijs. Dit beperkt de verwerking van persoonsgegevens tot wat strikt noodzakelijk is, zonder de wetgeving te overtreden. Door deze processen te combineren met een sterk intern beleid, kunt u voldoen aan zowel de antiwitwaswetgeving als de AVG, terwijl u de privacy van uw cliënten waarborgt.
Wat is een rijksregisternummer-blocker en hoe past u deze praktisch toe?
Een rijksregisternummer-blocker is een geavanceerde tool die voorkomt dat een rijksregisternummer onnodig wordt verwerkt of gedeeld. De rijksregisternummer-blocker in de RegLab-applicatie is ontworpen om kantoren te ondersteunen bij de veilige en efficiënte verwerking van persoonsgegevens. Bij het ontvangen van een kopie-ID van een cliënt kunt u als gebruiker de gegevens volledig afschermen en opslaan, waardoor het risico op datalekken aanzienlijk wordt verminderd. De tool biedt ook de mogelijkheid om tijdens het uploaden van het document het rijksregisternummer en de pasfoto van de cliënt digitaal af te schermen.
Deze privacyfunctie wordt onder andere toegepast in de volgende scenario’s:
- Samenstellen van cliëntendossiers: Bij het verwerken van identiteitsdocumenten in cliëntendossiers blokkeert u met de applicatie het rijksregisternummer en andere gevoelige gegevens die niet essentieel zijn. Dit garandeert naleving van zowel de antiwitwaswet als de AVG zonder dat het proces wordt vertraagd.
- Uitvoeren van UBO-onderzoeken: Tijdens het identificeren van uiteindelijke belanghebbenden (UBO’s) kan het rijksregisternummer tijdelijk worden verwerkt. Dankzij de rijksregisternummer-blocker blijft deze informatie beschermd, wat onnodige risico’s voorkomt en zorgt voor een overzichtelijke verwerking.
- Delen van documenten met derden: Of het nu gaat om toezichthouders of externe partijen, in de RegLab-applicatie wordt gevoelige informatie digitaal afgeschermd, zodat deze veilig kan worden gedeeld. Zo voldoet u aan de AVG-vereisten en blijft vertrouwelijke informatie beschermd.
Meer informatie?
Wilt u ontdekken hoe de RegLab-applicatie uw werkprocessen veiliger en efficiënter kan maken? Boek vandaag nog een vrijblijvende voorstelling en ervaar hoe u eenvoudig voldoet aan de eisen van de antiwitwaswet en AVG, terwijl u de privacy van uw cliënten waarborgt.
