Voda artikel 7.5
Vroeger ging je als advocaat gewoon aan de slag. Achteraf deed je wat nodig was om de factuur te rechtvaardigen. Tegenwoordig is vanuit de Nederlandse orde van advocaten, via de Voda (artikel 7.5), de opdrachtbevestiging verplicht gesteld. Deze opdrachtbevestiging is bedoeld als basisdocument om gemaakte afspraken en de (algemene) voorwaarden, zoals tarieven, in vast te leggen. Met als doel: het voorkomen van discussies achteraf.
Toelichting opdrachtbevestiging zoals vermeld in de Voda, artikel 7.5
‘Bij de bevestiging van de overeenkomst van opdracht moet aan de cliënt duidelijk gemaakt worden wie aan de zijde van de advocaat partij is bij de overeenkomst. Indien bij de uitvoering van de opdracht een advocaat is betrokken die niet vast aan het kantoor is verbonden, dan wordt de cliënt hierover in de opdrachtbevestiging geïnformeerd. Duidelijk moet zijn tot welke raad van de orde de advocaat behoort, op welke wijze de advocaat verzekerd is ter zake van het risico van zijn beroepsaansprakelijkheid en welke kantoorklachtenregeling op de advocaat van toepassing is met betrekking tot de werkzaamheden die hij in opdracht van de cliënt verricht.’
Bron: Nederlandse orde van advocaten
De conclusie mag duidelijk zijn: de opdrachtbevestiging is verplicht. Tijd om het proces om tot een opdrachtbevestiging te komen onder de loep te nemen. Het overkomt het beste kantoor: een secretaresse maakt een opdrachtbevestiging en stuurt deze aan de advocaat met de vraag deze, na goedkeuring, aan de cliënt door te sturen. Door drukte vergeet de advocaat dit op te volgen. Of hij/zij verstuurt deze wel, maar er is geen controleslag of de cliënt deze accordeert. Ontvangt de advocaat wel een getekende bevestiging van de cliënt, dan is het nog de vraag of deze op de juiste centrale plek wordt opgeslagen. En wie zegt dat alle omschrijvingen in de opdrachtbevestiging accuraat en actueel zijn en gericht aan de juiste entiteit? Dit vraagt om een doordacht en efficiënt proces.
Wwft aspect binnen de opdrachtbevestiging
Vermeld de bevestiging ook iets over de Wwft? Jazeker, een hedendaagse bevestiging dient een paragraaf te omvatten waarin onder andere staat dat:
- de advocaat aan de Wwft moet voldoen;
- dat om die reden bepaalde informatie van de cliënt wordt gevraagd;
- hoe er om wordt gegaan met de privacy van die gegevens.
Grootste uitdagingen
Het opstellen van een opdrachtbevestiging alleen is niet de grootste uitdaging (mocht je nog zoekende zijn naar een voorbeeld opdrachtbevestiging: de Nova heeft een model opdrachtbevestiging beschikbaar gesteld). De andere uitdaging is het up to date houden van de afspraken, zeker bij langlopende trajecten. Hoe handel je als jouw algemene voorwaarden veranderen? Wij merken dat veel kantoren dit proces moeilijk vinden. Hoe fijn zou het zijn als:
- de opdrachtbevestiging geautomatiseerd wordt verstuurd;
- de informatie en aan te leveren documentatie centraal worden opgeslagen;
- de status wordt bijgehouden;
- er automatisch herinneringen worden verstuurd als de cliënt (onvolledig) reageert;
- je rapportages kan draaien van de statussen rondom opdrachtbevestigingen;
- nieuwe versies van voorwaarden centraal verstuurd en opgevolgd worden;
- je met een druk op de knop een audit trail voor de toezichthouder hebt?
Haal gerust adem, want dit alles is binnen handbereik met de Wwft software van RegLab voor de advocatuur. Ja, wij vinden dat we dit laatste blog uit de reeks ‘100% wwft proof’ lekker commercieel mochten afsluiten.
