De verplichte compliance- en auditfunctie

Wat doet een compliance officer? 

De compliance officer zorgt ervoor dat het kantoor zich houdt aan de geldende regel- en wetgeving. Dit kan bijvoorbeeld privacywetgeving zijn, maar ook de naleving van de Wwft-regelgeving binnen het kantoor.  

De compliance officer opereert onafhankelijk van het bestuur en vervult verschillende taken met betrekking tot de Wwft, waaronder: 

• Wwft- en risicobeleid opstellen.
• Toezicht houden op de interne procedures en risicobeheer binnen het kantoor.
• Advies geven over Wwft compliance-gerelateerde vraagstukken.
• Periodiek rapporteren aan partners/bestuur.
• Fungeren als contactpersoon voor de toezichthouder. 

Meer informatie over de compliancefunctie vind je hier. 

Wanneer ben ik verplicht een compliance officer aan te nemen? 

Afhankelijk van de sector en omvang van de organisatie gelden er verschillende verplichtingen (Artikel 2d Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme): 

1. Belastingadviseurs, notarissen en accountants:  
   1. Meer dan 50 werknemers op jaarbasis. 
   2. Indien uit het risicobeleid blijkt dat meer dan 75% van de cliënten of transacties een hoog risicoprofiel hebben. 
2. Advocatenkantoren: 
   1. Met vijftig of meer advocaten op jaarbasis: altijd verplicht. 
   2. Met 10-50 advocaten: verplicht wanneer ten minste 50% van de zaken per jaar Wwft-plichtige diensten betreffen. 
   3. Met minder dan 10 advocaten: geen aparte compliance officer vereist; advocaten zijn zelf verantwoordelijk voor naleving. 
3. Beleggingsinstellingen: afhankelijk van de aard en omvang van de instelling. 

Onthoud dat de ‘aard en omvang’ van een praktijk bestaat uit meerdere factoren. Denk hierbij dus naast het aantal werknemers ook aan het aantal cliënten, risicovolle cliënten en het beheerd vermogen. Wanneer jouw cliëntenbestand relatief veel hoog risico cliënten bevat, zul je ook een compliance officer nodig hebben. 

De compliance officer hoeft niet persé intern aangenomen te worden. Je kunt de functie ook uitbesteden. Houd dan wel in de gaten dat de compliance officer de kwaliteit waarborgt en voldoet aan het specifieke kantoorbeleid. 

Wat zijn de voordelen van een compliance officer? 

Ook als je niet verplicht bent tot het aannemen van een compliance officer, kan het voordelig zijn om dit toch te doen. Een compliance officer zorgt ervoor dat jouw kantoor altijd voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Risico’s worden vroegtijdig gesignaleerd en aangepakt. Daardoor voorkom je eventuele boetes en reputatieschade én versterk je het vertrouwen van cliënten en investeerders. Wil je meer weten over onze externe Wwft compliance officer functie? Neem contact met ons op.  

Naast de compliancefunctie kun je ook te maken krijgen met een verplichting tot een externe Wwft audit. In het volgende deel van dit artikel gaan we daar wat dieper op in. 

Wat houdt een externe Wwft audit in?

Een externe auditor zal in gesprek gaan met enkele werknemers, relevante documenten doornemen en vervolgens een steekproef op dossiers uitvoeren. Tijdens een externe audit beoordeelt een auditor onder andere: 

1. Het Wwft-beleid en de risicoanalyse. 
2. De naleving van de Wwft-opleidingsverplichting. 
3. Een steekproef van dossiers, waarin wordt gecontroleerd op:
   • Cliëntidentificatie (volledigheid en vastlegging).
   • Classificatie van (niet-)Wwft-plichtige diensten.
   • UBO-bepaling.
   • Screening en risicoclassificatie met onderbouwing.
   • Monitoring  
   • Meldingen van ongebruikelijke transacties.
   • Derdengeldenrekening (indien van toepassing). 

De verplichting om een externe audit uit te voeren hangt, net als de verplichting tot een compliance officer, af van de aard en omvang van de instelling (Artikel 2d Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme). Daarnaast gelden dezelfde eisen als voor de aanstelling van een compliance officer, met één uitzondering: advocatenkantoren met 10 tot 50 advocaten moeten op basis van de aard en omvang van de praktijk beoordelen of een externe audit noodzakelijk is. 

Houd er rekening mee dat de ‘aard en omvang’ van een praktijk uit meerdere factoren bestaat. Naast het aantal werknemers spelen ook aan het aantal cliënten, risicovolle cliënten en het beheerd vermogen een rol. Wanneer jouw cliëntenbestand een relatief hoog aantal risico cliënten bevat, zul je dus ook een externe audit moeten uit laten voeren. 

Wat zijn de voordelen van een externe audit?

Een externe audit biedt meerdere voordelen. Het geeft inzicht in de mate van Wwft-compliance binnen de organisatie en helpt verbeterpunten te identificeren om beter aan de wetgeving te voldoen. Daarnaast optimaliseert het interne processen en voorkomt het sancties door de toezichthouder bij een positieve audituitkomst. 

Meest voorkomende tekortkomingen Wwft audit

Veelvoorkomende tekortkomingen tijdens een audit zijn: onvoldoende documentatie van cliëntonderzoek en risicoclassificatie, een gebrekkig of onjuist geïmplementeerd Wwft-beleid, ontoereikende monitoring van transacties en risicoprofielen en onvoldoende naleving van opleidingsverplichtingen binnen de organisatie. 

Wil je meer weten over hoe je Wwft-compliance binnen jouw organisatie op orde krijgt? Neem contact op met RegLab voor advies, een externe compliance officer of een externe audit.