Dashboards: snel inzicht
Eerder schreven we dat RegLab een dashboard functie biedt. Zeker voor kantoren met veel Wwft dossiers is het van meerwaarde om real time, op één centrale plek, inzicht te hebben in de status van zowel de individuele dossiers als kantoorbreed. Vanuit hier kun je bijvoorbeeld selecteren op alle dossiers die zijn goedgekeurd of die in behandeling zijn. Of op de hoog risico cliënten en de betrokken landen binnen de dossiers. Dit is werkbare Wwft data waar een compliance officer dagelijks acties op kan uitzetten. Maar je kunt nog dieper gaan.
CSV-/Excel-bestand en filters
Met de export knop (rechtsboven in RegLab ‘download CSV’ of 'download Excel') maak je van alle dossiers en onderliggende data een export bestand, waar je gedetailleerd kan filteren en analyses kan maken, zowel op persoonlijk, op team- als op kantoorniveau. Denk aan selectie op de status van dossiers, status van identificatielinks, dossiers waaraan een UBO is gekoppeld etc. Je kunt zelfs nog verder gaan door er draaitabellen en grafieken van te maken. De informatie die je hier uit kunt halen, wordt onder andere gebruikt voor managementinformatie. Hoe je dat doet?
Je kunt filters aanbrengen, zoals een filter op:
- Projectnaam
- Dossiernummer
- Cliëntnaam
- Status van dossier
- Categorie (Wwft of niet Wwft)
- Landen
- Risicoprofielen
- UBO’s
Meest gebruikte filters en analyses?
Onze compliance offices maken graag gebruik van deze functie. Welke filters we het meeste inzetten en waarvoor?
- Status van een dossier
Door te filteren op status van een dossier zie je in een oogopslag hoeveel dossiers er zijn goedgekeurd, hoeveel er in behandeling zijn en eventueel hoeveel dossiers zijn afgewezen. Zeker in combinatie met een jaartal is dit mooie managementinformatie om onder andere jaren met elkaar te vergelijken. Prettige overall informatie voor het bestuur. Je kunt hier ook nog verder op categoriseren zoals of het Wwft, Voda of Dac6 dossiers betreft.
- Risicoprofiel
Zodra je filtert op een hoog risicoprofiel, krijg je alle dossiers met een hoog risico te zien. Ook dit is weer waardevolle informatie om tegen een voorgaand jaar af te zetten. Als er in dit jaar meer hoog risico dossiers zijn, is het zinvol om na te gaan of dit verklaarbaar is. Vervolgens kun je ook filteren op gebruikers die gekoppeld zijn aan de hoog risico cliënten, zodat je intern gericht vragen kan stellen.
- Landen
Door snel te filteren op de landen waaruit een cliënt, vertegenwoordiger of UBO afkomstig is, draai je een handig overzicht per land. Stel dat je nu wil zien wat er speelt met cliënten in Rusland, dan filter je op Rusland. Als deze cliënten een medium risicoprofiel hebben, maar Rusland is onlangs op een hoog risico landenlijst geplaatst, dan is het waardevol na te denken of je het risicoprofiel wilt wijzigen.
- Gebruikers gekoppeld aan dossiers
De laatste filter die we regelmatig inzetten is de ‘gebruikers gekoppeld aan het dossier’, kortom de personen die aan een dossier gekoppeld zijn. Je ziet zo direct wie bijvoorbeeld de meeste en wie de minste dossiers heeft aangemaakt. Waarom heeft de ene secretaresse 26 dossiers aangemaakt en een ander maar twee? Waarom heeft de ene advocaat veel dossiers in RegLab staan en de ander verrassend weinig? Wordt de applicatie dan wel goed gebruikt?
Dit is een overzicht van de manieren waarop wij het CSV- of Excel-bestand voor kantoren gebruiken. Als je het bestand de eerste keer opent, kunnen wij ons voorstellen dat je denkt ‘En nu?’. Mocht je er niet uitkomen, dan kun je altijd contact met ons opnemen. Wij kijken (online) graag met je mee en geven tips, zodat jij ook snel kunt zien waar mogelijke risico’s zitten.
