Hoe bepaalt u of een zaak onder de Wwft valt?

Wwft van toepassing op advocaten

In algemene zin zou je kunnen zeggen dat dossiers, die te maken hebben met onroerend goed, vastgoed en bedrijven, vaak onder de Wwft vallen. Ben je als kantoor actief binnen het ondernemings-, bouw- en vastgoedrecht, dan ben je regelmatig Wwft plichtig.

Corporate, M&A, Banking & Finance, Private Equity etc.: werk je binnen deze disciplines en heb je ondernemingen als cliënten, dan zullen veel van jouw zaken onder de Wwft vallen. Het is dan zaak het Wwft beleid als kantoor serieus te nemen.

Ben je actief in bijvoorbeeld arbeidsrecht of strafrecht, dan heb je waarschijnlijk nauwelijks te maken met de Wwft. Wil je precies weten op welke advocaten en advocatenkantoren de Wwft van toepassing is? Bekijk dan de handleiding van de Orde van Advocaten. 

Wat is de uitzondering?

Er geldt ook een uitzondering. Dit betreft de fase waarin je de rechtspositie van de cliënt vaststelt. Ben je deze rechtspositie aan het bepalen, dan val je niet onder de Wwft. Dit geldt dit ook voor zaken binnen het ondernemings-, bouw- en vastgoedrecht. Let wel op: ben je in deze rechtsgebieden werkzaam, dan kan het ook zijn dat gedurende jouw dienstverlening het dossier van kleur verschiet. Hiermee bedoelen we dat op een gegeven moment het dossier, na vaststelling van de rechtspositie, wel in de Wwft sfeer komt doordat een ander type diensten van je wordt gevraagd. Dit is een belangrijk ijkmoment waarvan veel kantoren zich niet bewust zijn. 

Betekenis Voda (Verordening op de advocatuur)

Val je niet onder de Wwft en ben je advocaat? Dan moet je nog wel rekening houden met de Voda. De Voda verplicht je om de cliënt of tussenpersoon te identificeren, onafhankelijk van het type dienstverlening. Je hoeft alleen niet een uitgebreid onderzoek ernaast te doen. Het cliëntenonderzoek onder de Voda bestaat enkel uit het vastleggen van de identiteit van de cliënt en het verifiëren daarvan.

• Controle door advocaat: de advocaat dient bij aanvang van de opdracht de identiteit van de cliënt of tussenpersoon te controleren, tenzij de aard van de zaak dit onmogelijk maakt. Indien de benodigde gegevens redelijkerwijs niet verkregen kunnen worden of als er redelijke aanwijzingen zijn dat de diensten bedoeld zijn voor onwettige activiteiten, zal de advocaat zich onthouden van het verlenen van diensten of de opdracht weigeren (artikel 7.1 Voda).
• Opdrachtbevestiging: de verplichte opdrachtbevestiging is bedoeld als basisdocument om gemaakte afspraken en de (algemene) voorwaarden, zoals tarieven, in vast te leggen (artikel 7.5 Voda). In deze opdrachtbevestiging kan ook een paragraaf over de Wwft toegevoegd worden. Dit document stuur je naar iedere cliënt en heeft als doel: het voorkomen van discussies achteraf. 
• Opleidingsverplichtingen: Elk jaar moet de advocaat aantoonbaar zijn professionele kennis en vaardigheden op relevante rechtsgebieden onderhouden en verbeteren (artikel 4.1 Voda). De Wwft legt ook een opleidingsverplichting op. Iedereen die onder de Wwft valt, inclusief medewerkers en beleidsmakers, moet voldoen aan deze vereiste (artikel 35 Wwft). Dit houdt in dat zij bekwaam moeten zijn in het naleven van de Wwft. Bovendien dienen zij in staat te zijn om ongebruikelijke transacties te identificeren en op de hoogte te zijn van de laatste ontwikkelingen met betrekking tot methoden voor witwassen en financiering.
  

Wat is belangrijk bij een controle van de toezichthouder?

Om te voldoen aan de vraag van de toezichthouder hoe je als kantoor en als advocaat bepaalt of een zaak onder de Wwft valt, is het belangrijk om onderstaande aspecten op orde te hebben.

• Maak per dossier een afweging en leg deze beoordeling vast

De toezichthouder verwacht dat je per dossier een afweging maakt. Deze beoordeling enkel in jouw hoofd uitvoeren, is niet voldoende. De deken wil deze beoordeling per dossier zien. Op het moment dat je jouw afwegingen niet hebt vastgelegd dan is de kans aanwezig dat de deken dieper ingaat op deze beoordeling en men sneller in discussie belandt.

• Zorg dat de beoordeling onderdeel is van jouw Wwft kantoorbeleid

Het is van cruciaal belang dat je in jouw beleid omschrijft hoe je deze Wwft afweging maakt, op basis van welke criteria en de keuzes die je vervolgens maakt. Ook noteer je hier waar en in welke vorm je de verslaglegging per dossier doet. In een volgend artikel gaan wij dieper in op de Wwft als onderdeel van het kantoorbeleid.

• Verander mee met de ‘kleur’ van het dossier

Als advocaat weet je als geen ander waarmee je bezig bent. Alleen verwacht de toezichthouder steeds vaker een strikte monitoring op jouw lopende zaken. Tijdens een controle wil de deken zien dat je voortdurend in de gaten houdt wanneer een dossier van kleur verandert en wat je op dat moment doet om alsnog een Wwft uitvraag te doen.

• Wees je ervan bewust dat alleen voldoen aan de Voda niet volstaat

Als advocaat dien je ook te werken aan de hand van de beroepsregels van de Voda (Verordening op de advocatuur). Vaak wordt gedacht dat een vastlegging van deze regels voldoende is voor een Wwft check. Voor een gedeelte klopt dit, maar de Wwft gaat veel verder. Daarom is het zaak niet alleen de Voda, maar ook de Wwft serieus te onderzoeken en op te nemen in uw beleid én praktijk. Zorg er daarbij ook zeker voor dat je bij niet-Wwft plichtige diensten ook aan de Voda regels voldoet. Dit wordt nog regelmatig vergeten!

Tip uit de praktijk

Paul Passenier (advocaat BVDV Advocaten & Fiscalisten)

‘Voor ons zijn vier aspecten belangrijk om het Wwft proces als kantoor serieus in te regelen en te bepalen of we te maken hebben met een Wwft zaak. Dat zijn:

1) periodieke Wwft training voor het hele team
2) een goede werkinstructie - vastgelegd in het kantoorhandboek
3) een ondersteunende Wwft softwaretool
4) een interne verantwoordelijke.

‘Vooral het aanstellen van die verantwoordelijke, formeel of informeel, is sterk aan te raden. Geef iemand als interne ‘Wwft specialist’ mandaat en het vertrouwen om Wwft beslissingen te nemen, zoals wanneer er verscherpt onderzoek moet worden gedaan. Heb je deze vier onderdelen vormgegeven, dan wordt het proces om te bepalen of een dossier onder de Wwft valt logischer en beter werkbaar.’ 

Conclusie

Het wordt, in relatie tot een bezoek van de toezichthouder, steeds belangrijk om:

1) vast te leggen waarom een zaak wel of niet onder de Wwft valt en;

2) jouw lopende zaken voortdurend te monitoren. Niet alleen kunnen cliënten van risicoprofiel veranderen, ook kunnen dossiers - zoals hierboven omschreven - na verloop van tijd van kleur veranderen. Het is zaak om tijdig mee te kleuren.

Zorg dat je dit alles op een handige manier registreert; algemeen in het Wwft kantoorbeleid en per zaak in het dossier. Leg hiervoor schriftelijk jouw motivatie vast op basis van mogelijke risico’s die je signaleert. Dit kun je handmatig doen of je gebruikt hiervoor Wwft software zoals RegLab. Voordeel van software is dat je ook snel op vervolgvragen antwoord geeft, zoals op de vraag: ‘Uit hoeveel rechtspersonen uit hoog risicolanden bestaat uw cliënteel?’ Bovendien kun je op basis van automatisch gegenereerde data als kantoor veel leren, niet alleen over compliance, maar over de bedrijfsvoering van jouw kantoor in het algemeen.