Wat is een ultimate beneficial owner (UBO)?
Een UBO, ook wel 'uiteindelijk belanghebbende' genoemd, wordt geformuleerd als een persoon die uiteindelijk 25% of meer van de aandelen of stemrechten van een onderneming bezit, controleert of op een andere manier de controle over de onderneming of het management ervan uitoefent. Dit verschilt per rechtsvorm. Er kunnen meerdere UBO's bij een onderneming horen.
- B.V en N.V.
Het betreft de natuurlijke persoon die direct of indirect voor 25% of meer economisch gerechtigd is tot de vennootschap, dan wel degene die de zeggenschap uitoefent. Hierbij zijn beursvennootschappen uitgezonderd.
- Stichtingen en verenigingen
Het is de natuurlijke persoon die direct of indirect een eigendomsbelang heeft van 25% of meer, dan wel 25% of meer van de stemmen kan uitoefenen in het geval van een statutenwijziging, dan wel de feitelijke zeggenschap heeft over de rechtspersoon.
- V.O.F., C.V. of rederij
Hier betreft het de natuurlijke persoon die direct of indirect een eigendomsbelang heeft van 25% of meer, dan wel 25% of meer van de stemmen kan uitoefenen in het geval van beheersdaden en/of wijziging van de samenwerkingsovereenkomst.
- Kerkgenootschap
In het geval van een kerkgenootschap is dit weer anders. Hier zijn de UBO’s de natuurlijke personen die bij ontbinding van het kerkgenootschap als rechtsopvolger in het statuut van het kerkgenootschap zijn benoemd.
En in het geval van natuurlijke personen met een kleiner belang? Ook zij kunnen als uiteindelijk belanghebbende worden aangemerkt. Bijvoorbeeld in het geval dat zij op andere wijze de uiteindelijke zeggenschap over een cliënt hebben.
- Trust
Meerdere personen dienen als uiteindelijk belanghebbende te worden aangemerkt. Denk hierbij aan de oprichter en de trustees. Voor trusts is een ander register dan het bestaande UBO-register beschikbaar.
Alleen de trustee van een trust, of iemand met een vergelijkbare rol in een trust, mag de registratie in het register uitvoeren. Deze persoon is zelf ook een UBO van de trust. De andere UBO's moeten alle benodigde informatie aan de trustee verstrekken, zodat deze de registratie kan voltooien.
UBO identificeren: criteria
Val jij onder de Wwft? Dan ben je verplicht om de identiteit van de UBO vast te stellen. Hierbij zijn twee criteria van belang. Deze criteria zijn gericht op:
- het kwalificeren van een UBO als persoon;
- het onderzoeken van het houden van het uiteindelijke eigendom of het hebben van de uiteindelijke zeggenschap van een cliënt. Dit betekent zeggenschap in de vorm van het houden van aandelen, stemrechten, eigendomsbelang of andere middelen.
Wat is de rol van het UBO-register?
Het UBO-register is in beheer van de KvK en valt onder de Handelsregisterwet. Dit register is in het leven geroepen om zaken zoals het witwassen van geld tegen te gaan. De tekenbevoegde van de organisatie of een notaris kan de UBO's inschrijven in het UBO-register. Sinds 2020 is het zelfs verplicht om UBO’s in te schrijven in dit register. Doe je dat niet, dan kun je mogelijk een boete of sanctie krijgen.
Vanaf november 2022 zijn de UBO-gegevens in het KvK UBO-register niet meer openbaar toegankelijk. Enkel bevoegde instanties kunnen een autorisatie aanvragen om UBO-gegevens te raadplegen.
Vanaf 1 juni 2024 is er een nieuwe overgangsregeling van kracht gegaan. Sindsdien kan een Wwft-instelling een uittreksel uit het UBO-register opvragen bij de cliënt, die dit op zijn beurt bij de KVK opvraagt. Een bevestigingsmail is niet langer voldoende. Deze nieuwe regeling heeft geen invloed op bestaande cliënten. Als vòòr 1 juni 2024 al met een bevestigingsmail van de KvK is vastgesteld dat een UBO is geregistreerd, is het niet noodzakelijk om alsnog een gewaarmerkt uittreksel op te vragen.
Welke organisaties in Nederland zijn verplicht UBO’s te registreren?
- Niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
- Verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming en verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid
- Onderlinge waarborgmaatschappijen
- Stichtingen en coöperaties
- Maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen
- Rederijen
- Europese naamloze vennootschappen (SE) en Europese coöperatieve vennootschappen (SCE)
- Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens statuten hun zetel in Nederland hebben (EESV)
Wat doe je als de gegevens in het UBO-register verschillen met de opgegeven gegevens?
Wanneer de verstrekte gegevens afwijken van die in het UBO-register, dien je dit te melden (terugmeldplicht). Je moet deze melding binnen een week na het constateren van de discrepantie indienen. Zodra een melding is gedaan, krijgt de betreffende organisatie of bedrijf een notificatie met het verzoek om te verifiëren of de melding juist is. Indien correct, wordt verwacht dat de gegevens in het UBO-register aangepast worden.
Wat gebeurt er als er niet aan de verplichting wordt voldaan?
Het niet nakomen van de verplichtingen met betrekking tot het UBO-register kan zowel bestuursrechtelijke als strafrechtelijke consequenties hebben.
RegLab
Ben jij ook veel tijd kwijt aan een Know Your Customer (KYC) en Customer Due Diligence (CDD) beleid om de verplichtingen uit de Wwft na te leven? Ondanks de frustraties die ze oproepen, worden de CDD principes steeds belangrijker. RegLab helpt organisaties bij het snel, veilig en met gemak voldoen aan de Wwft.
