Het is niet eenvoudig om de toenemende administratieve last en kosten bij te houden. 100% voldoen aan de Wwft en Sanctiewet kost steeds meer tijd. En, tijd = geld. Hoe zorg je er nou voor dat die extra tijd geen extra geld kost?
Druk wegnemen
Aangezien de regels omtrent de Wwft telkens strenger worden, is er sprake van een toenemende administratieve last en kostenpost. Een manier om wat van deze extra druk weg te nemen, is het doorbelasten van de kosten.
Je geeft dan van tevoren aan hoeveel tijd je kwijt bent aan de onboarding, administratie, monitoring, etc. De cliënt weet wat hij of zij kan verwachten en jij werkt efficiënter. Bovendien ben je er dan zelf ook zeker van dat je geen extra kosten kwijt bent aan de Wwft verplichtingen. Dat klinkt goed toch?
Een nadeel? De implementatie kan nog best lastig zijn. Er zijn namelijk (nog) geen geschreven regels voor het doorbelasten van de Wwft kosten. Je moet het proces dus volledig zelf uitdenken. Wat belast je precies door? En, hoe maak je het duidelijk naar de cliënt? In dit artikel geven we je het antwoord.
Verkapte prijsverhoging
De Wwft-verplichtingen zijn nou eenmaal doorlopend en hier moet veel tijd en energie in worden gestoken. En, laten we eerlijk zijn. De kantoren die de kosten nog niet doorbelasten, doen dit soms indirect toch wel. Kantoren schalen het bedrag dan onder de kantoorkosten of noteren een uurtje extra, maar dat is eigenlijk een verkapte prijsverhoging.
Vanuit het perspectief van de cliënt ben je het meest gebaat bij duidelijkheid en transparantie. Het is daarom beter om een vast bedrag voor de onboarding te vragen. Je kan dit bedrag natuurlijk aanpassen naar het risiconiveau dat je bij deze cliënt verwacht. Vervolgens kun je een jaarlijkse fee vragen voor de monitoring. Het is daarbij zeer belangrijk om de cliënt op de hoogte te brengen van de kosten en deze apart op de factuur te vermelden. Zet het ook in de algemene voorwaarden of in de opdrachtbevestiging. Dit zorgt voor transparantie en voorkomt een discussie achteraf. De cliënt weet precies wat hij of zij kan verwachten.
Angst
Dan is er nog een andere reden waarom nog niet veel kantoren de Wwft kosten doorbelasten. Er is namelijk altijd de kans dat de potentiële cliënt naar de concurrent stapt wanneer jij wel de Wwft kosten doorbelast en jouw concurrent niet.
In de werkelijkheid valt dit echter wel mee. Aangezien er steeds meer andere partijen de kosten doorbelasten naar de cliënt, is er een grote kans dat de cliënt het wel vaker is tegengekomen. Bij de bank bijvoorbeeld.
Het succesverhaal van KC Legal
Om deze angst nog verder weg te nemen en te laten zien dat het doorbelasten van kosten voordelig kan zijn, spraken we met Friggo Kraaijeveld, partner bij KC Legal. Hij geeft aan dat de cliënt dankzij de doorbelasting opgevoed wordt om tijdig informatie aan te leveren en te zorgen dat alles op orde is. De cliënt weet namelijk dat hij of zij ervoor betaald. Hierdoor kan het kantoor efficiënter werken en de cliënt beter van dienst zijn. Het doorbelasten van kosten is dus niet alleen eerlijker, maar kan ook leiden tot betere samenwerking en hogere klanttevredenheid. Dit zorgt weer voor meer professionaliteit.
KC Legal maakt gebruik van een onboardingstarief en een jaarlijks tarief voor de monitoring. “Afhankelijk van het verwachte risicoprofiel, betaalt de cliënt vooraf een vast tarief. Daarnaast rekenen wij een jaarlijkse fee. Eigenlijk werkt dit heel goed,” aldus Friggo. Hij benadrukt wel dat het echt belangrijk is om de kosten fair te houden en deze te laten variëren afhankelijk van de complexiteit van de zaak. Ook moeten de kosten van tevoren worden gecommuniceerd, bijvoorbeeld in de opdrachtbevestiging en op de factuur.
Wat kan ik precies doorbelasten? Enkele voorbeelden:
- Inzet van experts, bijvoorbeeld een externe compliance officer.
- Inzet van een Wwft tool, bijvoorbeeld de RegLab applicatie.
- Gemaakte uren voor onboarding en/of monitoring.
Samenwerking met andere kantoren
Natuurlijk komt het ook wel eens voor dat je met een ander kantoor samenwerkt. Ook dan kun je de kosten die je voor de Wwft maakt, doorbelasten. Je doet namelijk allebei een Wwft onderzoek.
Indien akkoord van de cliënt, mag je informatie met elkaar delen. Let op: je moet nog wel zelf alle informatie checken. Aangezien je waarschijnlijk veel informatie van de andere partij ontvangt, ben je minder uren kwijt aan de onboarding en administratie. Je kan er dan voor kiezen om de kosten die je anders wel maakt, deze keer niet door te belasten of de kosten met de andere partij te splitsen. Dat is wel zo eerlijk voor de cliënt.
Voordelig voor beide partijen
Het doorbelasten van kosten is iets om goed uit te denken, maar als gevolg daarvan kan het wel degelijk voordelig zijn voor zowel het kantoor als de cliënt.
