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Sempre pronti per un audit: Scopri come RegLab rende semplice l’ispezione dell’ autorità di vigilanza
La documentazione accurata del processo antiriciclaggio è cruciale, sia per la gestione interna che per la trasparenza durante un audit. Nell'ambito dell'antiriciclaggio, è fondamentale implementare una politica interna efficace per registrare e rendere conto delle attività prescritte dalla normativa.
Comunicare con le autorità di vigilanza
Durante un controllo per l'antiriciclaggio, l'autorità di vigilanza vi interrogherà su vari aspetti. Potrebbe domandarvi: "Quanti casi AML gestite in studio rispetto a quelli non AML?", "Quante Persone Politicamente Esposte (PEP) sono state identificate?" o "Quante volte avete svolto un'adeguata verifica rafforzata della clientela?" È sempre più fondamentale registrare e documentare il processo AML e fornire all' autorità di vigilanza dati dettagliati durante un controllo.
L' autorità di vigilanza desidera una visione rapida e chiara dei diversi temi trattati durante un controllo. Non solo i dati sono cruciali, ma anche la loro interpretazione, sia a livello di studio che di singolo fascicolo. L'abilità di presentare report in modo efficiente tende a soddisfare le autorità di vigilanza, rendendo più tranquilli i futuri controlli.
Se il vostro processo AML è manuale, potrebbe essere arduo indicare con precisione dove risiedono i rischi e come sono stati valutati. Senza dati precisi, non è possibile fornire risposte convincenti. I report di RegLab vi consentono di fornire un quadro attuale e dettagliato delle vostre attività AML.
Volete avere a disposizione una panoramica dei casi AML e dei profili di rischio con un solo clic durante un controllo? Questo è possibile se i vostri fascicoli antiriciclaggio sono ordinati, digitalizzati e strutturati. Non si tratta solo di esporre il numero dei casi AML e come sono stati valutati, ma anche di dimostrare come li gestite.
I report AML non solo forniscono le informazioni gestionali necessarie, ma sono anche preziosi in caso di audit. Un software AML moderno, come RegLab, vi permette di comprendere velocemente cosa vi chiede l' autorità di vigilanza.
Il Ruolo delle autorità di Vigilanza durante un Audit
A chi vi riferite quando parlate di autorità di vigilanza? In altre parole, a chi dovete fornire spiegazioni durante un audit? Questo dipende dal vostro ordine professionale.
Nel corso di una visita ispettiva, gli enti di vigilanza concentrano la loro attenzione sul rispetto dell'obbligo di rendicontazione e sulla gestione delle indagini, siano esse approfondite o meno, sui clienti. A tale scopo, esaminano la vostra politica di gestione del rischio e la documentazione dei dati obbligatori. Verificano anche se avete segnalato operazioni sospette. In caso di inadempienza degli obblighi di antiriciclaggio, gli enti di vigilanza possono imporre sanzioni o multe. Nei casi più gravi, possono richiedere al pubblico ministero di avviare un procedimento penale. In sintesi, è fondamentale disporre delle informazioni corrette e poterle fornire prontamente.
Cosa dimostrare durante un'ispezione?
In risposta alla domanda dell' autorità di vigilanza su come determinate se un caso rientra nell'ambito dell'antiriciclaggio, è importante considerare quanto segue.
- L' autorità di vigilanza si aspetta che valutiate ogni caso singolarmente.
Se non avete documentato la vostra analisi, potreste incorrere in multe o sanzioni. Un report che dimostra rapidamente le azioni intraprese rappresenta un vantaggio. - Incorporate la valutazione del rischio antiriciclaggio nella politica antiriciclaggio del vostro studio
È cruciale specificare nella politica aziendale come si affronta la questione dell'antiriciclaggio e quali criteri si adottano. Nei report, dovete evidenziare come ciascun incarico è stato monitorato. - Monitorate il "colore" del fascicolo
L' autorità di vigilanza richiede sempre più spesso un controllo scrupoloso di tutti gli incarichi in corso. Durante un audit, vorrà vedere che state seguendo costantemente quando un caso "cambia colore" e quali azioni intraprendete per investigare la situazione.
I vostri Reports con RegLab
L' autorità di vigilanza sta arrivando per un audit, ma non c'è motivo di allarmarsi! Alcuni report ben fatti possono tranquillamente dimostrare l'efficacia della vostra politica antiriciclaggio e la sua attuazione corretta. RegLab è lì per sostenervi, non solo nel registrare le informazioni cruciali sull'antiriciclaggio e nel condurre i controlli necessari, ma anche nel preparare report puntuali. Per esempio, grazie all'audit trail, potete illustrare velocemente:
- Gli incarichi ad alto rischio e le azioni di follow-up intraprese;
- Lo stato corrente delle pratiche e delle transazioni;
- Il conteggio dei casi di antiriciclaggio e degli incarichi ad alto rischio;
- Il monitoraggio costante degli incarichi;
- Le PEP identificate.
Pronti per un controllo da parte del supervisore
Le domande che l' autorità di vigilanza potrebbe porre durante un'ispezione sono disponibili nel nostro Knowledge Centre "100% Antiriciclaggio". Qui troverete gli argomenti che vengono trattati durante un audit.
I fascicoli sono in ordine?
Nel corso di una verifica, l'autorità di vigilanza esaminerà il modo in cui amministrate i vostri file antiriciclaggio. In questo articolo vi spieghiamo quali sono le parti che l'ente regolatore controlla e come mettere in ordine l'amministrazione AML.