Approvazione della lettera di incarico

La lettera di incarico è una parte importante dell’adeguata verifica antiriciclaggio del cliente ("AML customer due diligence" nella terminologia internazionale). In essa vengono indicate tutte le informazioni identificative, come nomi e indirizzi, compensi e accordi di massima. Non solo questa lettera è obbligatoria, ma dovete anche essere in grado di presentare le lettere di incarico approvate durante le verifiche delle autorità di vigilanza.  

Come si svolge  nel vostro ufficio la procedura relativa alla lettera di incarico? È necessaria una lettera di incarico per ogni pratica? Dove si registra la lettera di incarico? È previsto un paragrafo sull'antiriciclaggio? Questa è solo una piccola selezione delle principali domande relative alla lettera di incarico.   

Il software antiriciclaggio di RegLab si occupa di inviare e seguire l'approvazione della lettera di incarico in modo completamente digitale. La lettera di incarico serve come documento di base per registrare gli accordi presi e le eventuali condizioni (generali), come ad esempio gli onorari. L'obiettivo è quello di evitare discussioni scomode o lacune nel futuro rapporto di lavoro. È indispensabile inviare queste lettere nel modo più completo possibile e riceverle firmate.   

In pratica, è difficile inviare questa lettera di incarico, le condizioni generali e la dichiarazione di riservatezza su base strutturale. Di conseguenza, nella pratica quotidiana si presenta un'altra sfida: ricevere indietro i documenti approvati e conservarli a lungo termine. Tuttavia, ciò è essenziale per la gestione interna della lotta al riciclaggio di denaro e per la supervisione dell'autorità di vigilanza.  

Sulla base di quanto detto sopra, è chiaro che la lettera di incarico è un obbligo per la professione legale. Fortunatamente, si tratta di un obbligo con uno scopo chiaro: evitare problemi in seguito e dare un'idea chiara di come si rappresenterà o meno il cliente (e per quale compenso economico). Una lettera d'incarico scritta è quindi essenziale quando si accetta un incarico e si acquisisce un cliente. 

Inoltre, vi costringe a riflettere attentamente sulla fattibilità e sulla strategia dell'attività. In definitiva, questo rafforza la qualità dei vostri servizi e la relazione con il cliente.    

Vi consigliamo di esaminare più da vicino il processo relativo alla preparazione e invio della lettera di incarico. Nella pratica quotidiana, il personale di supporto spesso prepara e invia la lettera di incarico all'avvocato, chiedendo che venga inoltrata al cliente dopo l'approvazione. L'avvocato è molto impegnato e si dimentica di seguire la pratica. Se il cliente restituisce una lettera di incarico firmata, non è certo che sia stata salvata nel posto giusto. Inoltre, è essenziale verificare che tutte le descrizioni contenute nella lettera di incarico siano accurate, aggiornate e indirizzate al soggetto giusto. Ciò richiede un processo ponderato ed efficiente. RegLab è qui per aiutarvi.