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Approvazione della lettera di incarico
Nell'ambito dell’adeguata verifica antiriciclaggio del cliente, è essenziale che ogni cliente riceva e approvi la lettera di incarico, i termini e le condizioni e la dichiarazione di riservatezza. Ciò è necessario al momento della sottoscrizione del contratto e per tutta la sua durata, in particolare in caso di modifiche, come quelle apportate ai termini e alle condizioni o alle commissioni applicabili.
Lettera di incarico
La lettera di incarico è una parte importante dell’adeguata verifica antiriciclaggio del cliente ("AML customer due diligence" nella terminologia internazionale). In essa vengono indicate tutte le informazioni identificative, come nomi e indirizzi, compensi e accordi di massima. Non solo questa lettera è obbligatoria, ma dovete anche essere in grado di presentare le lettere di incarico approvate durante le verifiche delle autorità di vigilanza.
Come si svolge nel vostro ufficio la procedura relativa alla lettera di incarico? È necessaria una lettera di incarico per ogni pratica? Dove si registra la lettera di incarico? È previsto un paragrafo sull'antiriciclaggio? Questa è solo una piccola selezione delle principali domande relative alla lettera di incarico.
Il software antiriciclaggio di RegLab si occupa di inviare e seguire l'approvazione della lettera di incarico in modo completamente digitale. La lettera di incarico serve come documento di base per registrare gli accordi presi e le eventuali condizioni (generali), come ad esempio gli onorari. L'obiettivo è quello di evitare discussioni scomode o lacune nel futuro rapporto di lavoro. È indispensabile inviare queste lettere nel modo più completo possibile e riceverle firmate.
In pratica, è difficile inviare questa lettera di incarico, le condizioni generali e la dichiarazione di riservatezza su base strutturale. Di conseguenza, nella pratica quotidiana si presenta un'altra sfida: ricevere indietro i documenti approvati e conservarli a lungo termine. Tuttavia, ciò è essenziale per la gestione interna della lotta al riciclaggio di denaro e per la supervisione dell'autorità di vigilanza.
![Engagement Letter](https://www.reglab.com/hubfs/RegLab/Website/UI/EN%20II/Engagement%20Letter.png)
La lettera di incarico è obbligatoria?
Sulla base di quanto detto sopra, è chiaro che la lettera di incarico è un obbligo per la professione legale. Fortunatamente, si tratta di un obbligo con uno scopo chiaro: evitare problemi in seguito e dare un'idea chiara di come si rappresenterà o meno il cliente (e per quale compenso economico). Una lettera d'incarico scritta è quindi essenziale quando si accetta un incarico e si acquisisce un cliente.
Inoltre, vi costringe a riflettere attentamente sulla fattibilità e sulla strategia dell'attività. In definitiva, questo rafforza la qualità dei vostri servizi e la relazione con il cliente.
Vi consigliamo di esaminare più da vicino il processo relativo alla preparazione e invio della lettera di incarico. Nella pratica quotidiana, il personale di supporto spesso prepara e invia la lettera di incarico all'avvocato, chiedendo che venga inoltrata al cliente dopo l'approvazione. L'avvocato è molto impegnato e si dimentica di seguire la pratica. Se il cliente restituisce una lettera di incarico firmata, non è certo che sia stata salvata nel posto giusto. Inoltre, è essenziale verificare che tutte le descrizioni contenute nella lettera di incarico siano accurate, aggiornate e indirizzate al soggetto giusto. Ciò richiede un processo ponderato ed efficiente. RegLab è qui per aiutarvi.
Lettera di incarico: approvazione rapida e automatica con RegLab
Con la lettera di incarico dobbiamo affrontare due sfide:
Primo: creare una lettera di incarico, riceverla firmata dal cliente e registrarla correttamente.
Secondo: mantenere i documenti aggiornati, soprattutto per i progetti a lungo termine. Cosa succede se i termini e le condizioni cambiano nel tempo? Molti studi si esauriscono in questo processo.
Con RegLab, questo problema appartiene al passato. RegLab assicura, in modo completamente automatico, che :
- La lettera di incarico venga inviata automaticamente;
- Le informazioni e la documentazione da fornire siano archiviate in una posizione centrale;
- Monitoraggio dei progressi;
- L'invio di promemoria automatici in caso di mancata (o incompleta) risposta da parte del cliente;
- Possibilità di produrre report sullo stato delle lettere di incarico;
- Invio e controllo centralizzato delle nuove versioni dei termini e delle condizioni.
- È possibile visualizzare un audit trail per il supervisore con un semplice clic.
![Approving the order confirmation](https://www.reglab.com/hubfs/RegLab/Website/UI/EN%20II/Approving%20the%20order%20confirmation.png)
Aspetto Antiriciclaggio nella lettera di incarico
La lettera menziona anche l’Antiriciclaggio? In effetti, dovrebbe contenere un paragrafo che preveda, tra l'altro:
- Che l'avvocato, il notaio o il consulente fiscale devono rispettare la normativa antiriciclaggio;
- Che per questo motivo vengono richieste alcune informazioni al cliente;
- Il modo in cui viene garantita la riservatezza dei dati.
Lettera di incarico: altri aspetti
Oltre al già citato aspetto relativo all'antiriciclaggio e al finanziamento del terrorismo, la lettera di incarico contiene anche i seguenti argomenti:
- Una descrizione della società;
- Il nome e l'indirizzo del cliente e della controparte, nonché dell'avvocato o del soggetto autorizzato;
- Se il cliente ha i requisiti per l'assistenza legale, con una spiegazione;
- Informazioni sull'assistenza legale disponibile;
- Accordi sugli onorari;
- Informazioni sulla responsabilità professionale;
- Accordi sulla riservatezza e sulla registrazione LCB;
- Accordo con il cliente su come gestire le controversie.
La Cassa Nazionale Forense ha messo a disposizione degli avvocati un modello di lettera di incarico, liberamente utilizzabile.
La lettera di incarico fa parte dell’adeguata verifica del cliente (Customer Due Diligence)?
L’adeguata verifica della clientela (CDD), nota anche come "Customer Due Diligence", è diventata sempre più importante nel corso degli anni. Questo perché i casi di riciclaggio di denaro, frode e terrorismo sono sempre più frequenti. Per questo motivo, e quindi anche nel contesto della lotta al riciclaggio di denaro, è essenziale conoscere i propri clienti. Quando è necessaria l’adeguata verifica della clientela? L’adeguata verifica della clientela è uno strumento che consente alle aziende di conoscere meglio i clienti. Se volete lavorare in sicurezza, l’adeguata verifica vi impedirà di interagire con clienti che potrebbero approfittare della vostra fiducia, danneggiando la vostra immagine di professionisti.
Se siete soggetti alla legislazione antiriciclaggio, dovete sviluppare una politica interna di adeguata verifica e applicarla in modo coerente. In questo modo, raccoglierete informazioni cruciali sui clienti e valuterete i rischi potenziali per il vostro studio. Allo stesso tempo, sarete in grado di identificare più facilmente qualsiasi attività finanziaria legata al riciclaggio di denaro o al terrorismo.
L’adeguata verifica del cliente comprende i seguenti aspetti:
- Accettazione, identificazione e verifica del cliente;
- Identificazione e verifica del titolare effettivo (UBO);
- Determinazione dello scopo e della natura prevista della relazione d'affari;
- Monitoraggio e revisione di clienti, conti e transazioni;
- Gestione del rischio.
Contrariamente a quanto molti potrebbero pensare, la lettera di incarico non è quindi un elemento obbligatorio dell’adeguata verifica della clientela. Tuttavia, è un elemento importante della politica antiriciclaggio. Per ulteriori informazioni sull’adeguata verifica della clientela e sulla conoscenza del cliente, consultare questa pagina.
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KYC: il suo significato
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