Il Monitoraggio della clientela: Un pilastro fondamentale della compliance antiriciclaggio

Strategie efficaci per l'impostazione delle scadenze nel monitoraggio della clientela ai fini antiriciclaggio

Una componente cruciale del processo di onboarding dei clienti è il controllo AML iniziale. Tuttavia, la conformità AML non si conclude con questo passaggio iniziale. La normativa AML impone il monitoraggio continuativo dei clienti, in particolare per quelli con i quali si instaura una relazione lavorativa duratura. La sfida principale risiede nell'assenza di linee guida specifiche riguardanti la frequenza di questo monitoraggio, creando un terreno complesso per molte aziende. 

La legge, tuttavia, esige la classificazione dei clienti in base al loro profilo di rischio (basso, medio, alto) e la definizione, all'interno della vostra policy AML, dei periodi di tempo per i controlli periodici. La domanda sorge spontanea: "Quali sono i tempi raccomandati e praticabili per queste revisioni?" 

In base alla nostra esperienza e alle best practices del settore, suggeriamo le seguenti scadenze per il monitoraggio: 

• Profilo di Rischio Alto: Controllo annuale. 
• Profilo di Rischio Medio: Revisione ogni due anni. 
• Profilo di Rischio Basso: Verifica ogni tre anni. 

Questi intervalli di tempo sono ideati per bilanciare efficacemente la necessità di conformità senza sovraccaricare inutilmente le risorse. Implementare queste raccomandazioni nella vostra policy AML assicurerà che il vostro approccio al monitoraggio dei clienti sia sia proattivo che gestibile. 

Ottimizzazione del Monitoraggio con il Software AML ?

L'utilizzo di un software AML, come RegLab, offre notevoli vantaggi nel processo di monitoraggio dei clienti. Quando si apre un nuovo file per un cliente, il sistema genera automaticamente una conferma d'ordine accompagnata da un link per l'identificazione AML aggiornata. Questa funzionalità assicura che tutti i dettagli precedentemente forniti dal cliente siano precompilati, semplificando il processo di verifica. 

Responsabilità del cliente e notifiche automatiche 

La responsabilità di verificare e confermare l'accuratezza dei dati forniti ricade sul cliente. È compito del cliente segnalare eventuali cambiamenti nelle informazioni fornite. Qualora si verifichino modifiche, il sistema invierà automaticamente una notifica, garantendo che sia il gestore del file sia il cliente siano sempre aggiornati. 

Registrazione delle modifiche e approvazioni 

Ogni modifica apportata dal cliente e ogni approvazione relativa ai dati vengono meticulosamente registrate nel file, fornendo una traccia auditabile di tutte le interazioni. 

Gestione delle relazioni a lungo termine 

Un interrogativo si pone nel caso in cui non vengano aperti nuovi file per clienti esistenti, ad esempio in situazioni in cui un incarico si estende per diversi anni. In queste circostanze, come si può assicurare un monitoraggio efficace senza l'apertura di un nuovo file? 

La soluzione sta nel sfruttare le funzionalità avanzate del software AML per impostare promemoria periodici o controlli automatici che invitino i clienti a rivedere e confermare i loro dati. Inoltre, è possibile implementare procedure interne per il rinnovo periodico dell'identificazione e della verifica AML, indipendentemente dall'apertura di nuovi file, assicurando così che il processo di monitoraggio rimanga attivo e conforme alle normative vigenti. 

Strategie consigliate per un monitoraggio AML efficace 

Nella realtà operativa, osserviamo che raramente le organizzazioni integrano in modo strutturale il monitoraggio AML all'interno dei loro processi. Nonostante sia un requisito obbligatorio, è fondamentale che questa pratica rimanga sostenibile e gestibile. Di seguito, presentiamo la nostra raccomandazione principale per assicurare che il monitoraggio sia sia efficace che praticabile. 

1. Stabilire un momento fisso per la revisione annuale

Consigliamo di designare un momento specifico ogni anno per la revisione di tutti i file clienti attivi a lungo termine. Questo approccio garantisce che nessun cliente venga trascurato e che il monitoraggio sia svolto in modo sistematico. Creare un elenco di clienti, annotando la data dell'ultimo screening effettuato per ciascuno, iniziando dall'analisi dei profili ad alto rischio e procedendo verso quelli a basso rischio. 

È importante comunicare chiaramente le scadenze e le 'date di monitoraggio' al team, in modo che tutti siano informati sulla necessità di un nuovo ciclo di screening. 

2. Considerare l'esternalizzazione del monitoraggio

Un'alternativa valida è l'esternalizzazione del processo di monitoraggio. Questa opzione viene spesso scelta da organizzazioni che affrontano limitazioni di tempo o risorse. Nel contesto del nostro servizio di compliance, offriamo supporto personalizzato agli uffici per analizzare il loro portafoglio clienti e sviluppare un piano di monitoraggio mirato. 

Quali sono i benefici dell'esternalizzazione? 

L'esternalizzazione del monitoraggio AML a un fornitore esperto non solo allevia il carico di lavoro interno ma garantisce anche che il processo sia condotto con la massima efficienza e conformità. 

Approfittando della nostra esperienza, gli uffici possono concentrarsi sulle loro attività principali, avendo la tranquillità che le loro esigenze di monitoraggio AML siano gestite professionalmente. 

Gestione delle modifiche nei dettagli dei clienti ?

Quando si verifica una modifica nelle informazioni di un cliente, è cruciale che tale aggiornamento venga riflettuto tempestivamente nel file corrispondente. Un esempio significativo è la variazione dello status di una Persona Esposta Politicamente (PEP): se un cliente precedentemente non identificato come PEP diventa tale, il suo profilo di rischio deve essere adeguatamente aggiustato da medio ad alto. Questo cambiamento richiede che l'avvocato o il responsabile del file intraprenda indagini di follow-up per valutare e mitigare i rischi associati. 

Per coloro che non utilizzano un software AML dedicato, è necessario implementare manualmente questi aggiornamenti e controlli, spesso attraverso la richiesta di informazioni aggiornate via e-mail, utilizzando un modulo specifico. 

Funzione di monitoraggio supplementare in RegLab

RegLab offre una soluzione sofisticata per affrontare dinamicamente questi cambiamenti. Grazie a RegLab, i clienti sono monitorati in continuazione rispetto alla loro presenza su liste di rischio e sanzioni.

Questo monitoraggio proattivo consente agli utenti di generare e stampare rapporti dettagliati in tempo reale, fornendo la base per azioni tempestive in caso di nuove scoperte o aggiornamenti.