È incluso un paragrafo sull'antiriciclaggio nella vostra lettera di incarico?

Legge sulla professione forense

La redazione della lettera di incarico è diventata un obbligo inderogabile per gli avvocati, in virtù dell'articolo 13  della legge sulla professione forense. Questo documento è fondamentale per registrare gli accordi presi tra l'avvocato e il cliente, le relative condizioni e il livello di complessità dell'incarico, nonché il costo previsto della prestazione. 

La lettera di incarico rappresenta un dovere di trasparenza e buona fede, in linea con i principi di lealtà e correttezza, la natura fiduciaria del rapporto (ai sensi degli articoli 9, 10 e 11 del Codice deontologico) e i doveri specifici di informazione previsti dall'articolo 27. 

Assicurarsi che la lettera di incarico sia redatta in modo accurato e completo è un passo importante per rispettare le norme antiriciclaggio e mantenere una relazione di fiducia con il proprio cliente.

 

L'importanza della lettera d'incarico

Quando si tratta di conferire un incarico professionale agli avvocati, la lettera d'incarico è un documento fondamentale che non può essere trascurato. Non solo è obbligatoria, ma rappresenta anche uno strumento importante per comunicare in modo chiaro e trasparente con il cliente.

È importante che nella lettera d'incarico siano indicate tutte le informazioni pertinenti, come ad esempio l'identità dell'avvocato che lavorerà sul caso, il consiglio dell'ordine a cui appartiene, la sua assicurazione per la responsabilità professionale e la procedura di reclamo dell'ufficio applicabile.

In particolare, se l'avvocato coinvolto nell'incarico non è stabilmente legato allo studio, è necessario informare il cliente in modo trasparente. Questo garantirà che il cliente sia sempre informato sulla natura dell'incarico e sulla provenienza degli avvocati coinvolti.

Tuttavia, ottenere una lettera d'incarico non è sufficiente: è necessario un processo ben strutturato ed efficiente per assicurarsi che la lettera sia correttamente elaborata, approvata e archiviata. Anche la precisione e l'aggiornamento delle descrizioni contenute nella lettera sono fondamentali per evitare non solo qualsiasi malinteso o disaccordo futuro ma anche per gli adempimenti della normativa antiriciclaggio.

 

Aspetto antiriciclaggio della lettera di incarico

La scrittura avente ad oggetto il conferimento dell’incarico deve fare riferimento anche all'antiriciclaggio? Sì, oggi le lettere di incarico dovrebbero includere un paragrafo o un allegato che indichi, tra l'altro: 

• che l'avvocato deve rispettare la normativa antiriciclaggio:
• Che per questo motivo vengono richieste alcune informazioni al cliente.
• Come viene garantita la privacy dei dati.

Principali sfide

La stesura di una lettera di incarico non è di per sé la sfida più grande (se ti serve un modello di lettera di incarico, il Consiglio Nazionale Forense mette a disposizione dei modelli utili alla professione. 
L'altra sfida è mantenere gli accordi aggiornati, soprattutto per i progetti a lungo termine. Cosa fare se i termini e le condizioni cambiano? Molti uffici hanno difficoltà a gestire questo processo.

La nostra soluzione innovativa vi permette di semplificare il vostro processo di conformità antiriciclaggio. Grazie al nostro software antiriciclaggio per la professione legale: 

• tutte le vostre lettere di incarico vengono inviate automaticamente e
• le informazioni e la documentazione necessarie sono salvate in un luogo centralizzato.
• Potrete monitorare lo stato di avanzamento e ricevere promemoria automatici se il cliente risponde in modo incompleto.
• Inoltre, il software consente di generare report sullo stato delle lettere di incarico e di inviare e monitorare le nuove versioni dei termini e delle condizioni a livello centrale.
• Infine, avrete a disposizione una completa audit trail per l'autorità di vigilanza, semplicemente premendo un pulsante. 

Siamo sicuri che apprezzerete la praticità e l'efficienza del nostro software, ideato per semplificare la vostra vita professionale e garantire la massima conformità alle norme antiriciclaggio. Scopri di più sul nostro sito e richiedi subito una demo gratuita.