Può mostrarmi la sua documentazione antiriciclaggio?

Durante un’ispezione, il supervisore esamina la documentazione antiriciclaggio sulla base di tre componenti fondamentali:

1. Valutazione di (almeno) due fascicoli
2. Obbligo di segnalazione e adeguata verifica del cliente
3. Conferma dell'incarico

Andiamo ora a vedere in dettaglio questi tre elementi.

#1: Valutazione di due fascicoli 

La prima richiesta del supervisore durante la visita riguarda la presentazione di almeno due fascicoli. In passato, era possibile preparare questi documenti in anticipo, ma oggi i supervisori si concentrano su due fascicoli a caso. Mantenere aggiornati tutti i file è l'unico modo per essere pronti per qualsiasi ispezione.

Durante l'ispezione, il supervisore controllerà se i fascicoli soddisfano i requisiti antiriciclaggio. Il vostro studio utilizza ancora fascicoli cartacei oppure un software di supporto come RegLab? Gli audit recenti di cui siamo a conoscenza dimostrano che la coerenza è essenziale per il successo di qualsiasi studio legale. Se il team A e il team B documentano le valutazioni antiriciclaggio in modo diverso, ciò potrebbe portare ad audit più approfonditi.

#2: Obbligo di segnalazione e adeguata verifica del cliente (o customer due diligence) 

Vi sarete chiesti quale sia l'aspetto più importante durante un'ispezione. Ebbene, la risposta è la tenuta di registri accurati e consistenti sui clienti, comprensivi di documentazione aggiornata. Per dimostrare la costante supervisione dei fascicoli attivi, evitate di inserire estratti e carte d'identità scaduti.

È indispensabile avere un profilo di rischio e registrare il tipo di indagine svolta, specificando i profili di rischio nella policy di studio. La policy rappresenta il punto di partenza per l'adeguata verifica e l'obbligo di segnalazione, poiché descrive l'ufficio in termini di processo antiriciclaggio, tipi di clienti presi in carico,  "propensione al rischio" e processo organizzativo.

La policy include anche dettagli come il tipo di informazioni richieste per ogni cliente, il tipo di indagine svolta e la sua frequenza, la descrizione dei profili di rischio e quando è necessaria una adeguata verifica semplificata o rafforzata.

In un altro articolo, discutiamo in modo più dettagliato l'importanza della policy in risposta alla domanda n. 3.

Molti uffici hanno già una buona policy d'ufficio, tuttavia, se il supervisore dovesse richiedere delle evidenze, molti uffici risulterebbero inadempienti. Durante un audit, il supervisore vuole verificare come viene messa in pratica la policy di studio, soprattutto in merito all'obbligo di segnalazione e alla Customer Due Diligence.

In alcuni casi, gli uffici potrebbero essere chiamati a dover gestire operazioni sospette ai sensi della normativa antiriciclaggio. Se si sospetta una operazione del genere, è necessario informare la FIU (Financial Intelligence Unit) presso la Banca d'Italia. I registri antiriciclaggio dovrebbero dimostrare che avete condotto valutazioni adeguate. Questo può non essere difficile per le questioni predefinite, ma se avete a che fare per esempio con una persona politicamente esposta ("Politically Exposed Person" o "PEP"), dovete spiegare dettagliatamente, tra le altre cose, perché non sia un problema (dis)continuare i vostri servizi con questo cliente.

#3: Conferimento dell'incarico

Gli avvocati spesso inviano conferme del conferimento dell’incarico via e-mail ai loro clienti. Tuttavia, queste comunicazioni finiscono spesso dispersi nella casella di posta elettronica, senza essere conservate in un luogo centrale e senza essere monitorate per assicurarsi che le lettere di incarico siano state firmate e restituite.

Per evitare questo problema, è consigliabile archiviare tutte le lettere d'incarico in un luogo centrale e designare una persona responsabile. E' possibile gestire questa attività manualmente o con l'ausilio di un software antiriciclaggio come RegLab. In questo modo, potrete garantire che le comunicazioni siano adeguatamente registrate e monitorate, facilitando la conformità alle normative antiriciclaggio.

Suggerimento pratico

Secondo Hans Urlus, socio e avvocato di Greenberg Traurig LLP, l'importanza di essere consapevoli non dovrebbe mai essere sottovalutata. Mentre avere una policy e degli strumenti adeguati è certamente essenziale, alla fine è l'avvocato che deve valutare i possibili rischi associati a una transazione o a una pratica specifica. Proprio per questo motivo, la formazione e la consapevolezza rappresentano una priorità assoluta. Attraverso sessioni di formazione interne, svolte almeno ogni sei mesi, riusciamo a concretizzare lo standard aperto dell'antiriciclaggio. Il software può contribuire a sviluppare questa consapevolezza, aiutando a far comprendere ai nostri collaboratori l'importanza del processo antiriciclaggio e dell'audit antiriciclaggio. Tuttavia, la cosa più importante di tutte è il nostro motto: "Il processo antiriciclaggio... è tutto merito dell'avvocato".

Conclusione

Per concludere, evitate di gestire l'antiriciclaggio in modo occasionale e adottate invece un sistema coerente di monitoraggio e tracciabilità. Non farete una buona impressione se vi ritrovate a dover aggiornare i documenti poco prima di una ispezione: non solo il supervisore capirà che avete rimediato solo all'ultimo momento, ma dovrete anche dedicare molte risorse in fretta e furia. Che si scelga di automatizzare il processo o meno, fatelo diventare una parte integrante del vostro flusso di lavoro, iniziando fin da subito e non solo quando ricevete un incarico. Ponete le basi per il vostro sistema antiriciclaggio in collaborazione con un esperto del settore: si tratta di un processo semplice ma essenziale.