Ricevi un referral da un altro studio legale. Quali sono i tuoi obblighi antiriciclaggio?

In un panorama legale sempre più interconnesso, gli studi professionali collaborano frequentemente e si rivolgono l'uno all'altro per sfruttare i propri punti di forza e competenze. Questo approccio collaborativo permette agli studi di fornire i migliori servizi legali possibili ai loro clienti, specialmente nei casi che richiedono conoscenze specialistiche o conoscenze sulla legislazione in vigore in altri paesi. Lavorando insieme, gli studi possono mettere in comune le loro risorse, espandere le loro reti e fornire soluzioni complete che soddisfino le diverse esigenze dei loro clienti.

Queste collaborazioni possono presentare sfide uniche e potenziali insidie riguardo all'adempimento degli obblighi antiriciclaggio. È fondamentale che i gli avvocati comprendano i loro obblighi in materia di antiriciclaggio nei referrals e adottino le migliori pratiche per garantire il rispetto di questi requisiti normativi.

Identificare il cliente effettivo

Nelle situazioni di collaborazione tra studi legali, i professionisti riferiti devono affrontare una domanda cruciale: chi è il cliente effettivo? È lo studio di riferimento o il cliente finale a cui vengono forniti i servizi legali? Questo dilemma è complicato dal fatto che, in molti casi, lo studio che riceve il referral potrebbe non avere alcun contatto diretto con il cliente finale.

Pertanto, è prassi comune per gli studi legali affidarsi alla documentazione fornita dallo studio che ha riferito il lavoro, ritenendo che questa sia sufficiente ai fini della compliance antiriciclaggio. Tuttavia, questo approccio può rivelarsi inadeguato e insufficiente secondo la normativa antiriciclaggio. Infatti, gli avvocati, in qualità di soggetti obbligati hanno la responsabilità di identificare e verificare in modo indipendente i documenti ricevuti e, in ultima istanza, il cliente finale, anche nel caso in cui il cliente sia stato introdotto da un altro studio.

Autoresponsabilità nella compliance antiriciclaggio

L'approccio utilizzato nella pratica è quello di comunicare con lo studio legale di riferimento e chiedere che fornisca tutti i documenti necessari per la compliance antiriciclaggio. In questo modo, lo studio di riferimento può fungere da collegamento, raccogliendo e trasmettendo le informazioni necessarie e risolvendo eventuali lacune o discrepanze. E' essenziale ricordare comunque che l'onere di garantire la completezza, l'accuratezza e la tempestività di queste informazioni ricade sullo studio riferito a cui è delegata una parte della prestazione.

Sebbene sia accettabile sfruttare le ricerche effettuate dallo studio di riferimento, lo studio legale riferito deve verificare autonomamente l'accuratezza dei dati e valutare i rischi associati al cliente finale. Questo processo comporta un'attenta valutazione del background del cliente, della natura delle sue transazioni e dei potenziali rischi associati ai servizi legali forniti. In questo modo, lo studio può rispettare gli obblighi antiriciclaggio e proteggersi da potenziali responsabilità.

Sfatare le idee errate e le scuse più comuni

Vi sono una serie di idee e considerazioni che possono portare a non adempiere agli obblighi antiriciclaggio. Un'argomentazione comune è la convinzione che una partnership esistente da tempo tra due studi professionali o una consulenza rapida e una tantum li esoneri dall'effettuare indagini antiriciclaggio. Un altro equivoco frequente si verifica quando la fattura e la lettera di incarico vengono emesse a nome dello studio di riferimento, facendo supporre erroneamente che il cliente finale sia lo studio di riferimento.

È fondamentale riconoscere che queste giustificazioni non reggono sotto esame. Secondo la normativa antiriciclaggio, il cliente finale deve essere identificato e controllato, indipendentemente dalla natura o dalla durata della prestazione fornita. In pratica, queste sviste si verificano più frequentemente di quanto ci si possa aspettare e, sebbene possa sembrare appropriato non seguire le procedure antiriciclaggio per compiti apparentemente minori, i rischi associati alla non conformità sono significativi.

Gli studi legali devono rimanere vigili nel rispettare i loro obblighi antiriciclaggio e assicurarsi che gli studi professionali loro partner siano altrettanto consapevoli di queste responsabilità. Ciò è particolarmente vero per gli studi che operano all'interno dell'Unione Europea, dove sono in vigore normative antiriciclaggio molto severe. Rispettando costantemente i processi antiriciclaggio e collaborando con i partner di riferimento, il processo di compliance diventerà più fluido ed efficiente nel tempo.

Per facilitare la compliance AML, è necessario informare in anticipo sui requisiti antiriciclaggio e comunicare chiaramente la necessità di ottenere informazioni rilevanti dallo studio di riferimento. Idealmente, il lavoro sul caso del cliente non dovrebbe iniziare prima del completamento della verifica antiriciclaggio.

Adottare un software antiriciclaggio per una collaborazione senza soluzione di continuita

Diventa più importante che mai impiegare metodi efficienti e sicuri per la conformità all'antiriciclaggio, in particolare quando si collabora con altri studi professionali. I software antiriciclaggio, come RegLab, offrono un approccio semplificato alla gestione dei documenti KYC e delle informazioni correlate, semplificando notevolmente il processo di conformità per tutte le parti coinvolte.

Uno dei vantaggi principali dell'utilizzo di una soluzione software antiriciclaggio è l'eliminazione dei macchinosi scambi di e-mail, riducendo il rischio di informazioni incomplete o imprecise. RegLab consente invece agli utenti di condividere un link sicuro con lo studio professionale di riferimento, che può quindi caricare tutti i documenti e i dati necessari in un ambiente di lavoro centralizzato e protetto. Questo processo semplificato non solo fa risparmiare tempo, ma garantisce anche l'integrità e la riservatezza delle informazioni sensibili dei clienti.

Un altro vantaggio dell'utilizzo di un software antiriciclaggio è la maggiore collaborazione tra gli studi. Fornendo una piattaforma facile da usare ed efficiente per la condivisione dei dati relativi alla compliance, i professionisti legali possono promuovere relazioni di lavoro più forti con i loro partner, con il risultato finale di processi antiriciclaggio più efficaci e di un migliore servizio ai clienti.

Se non siete sicuri che l'adozione di una soluzione software antiriciclaggio sia la scelta giusta per il vostro studio, prendete in considerazione la possibilità di richiedere una demo per esplorare le caratteristiche e i vantaggi in prima persona. Grazie all'adozione di una tecnologia all'avanguardia, il vostro studio potrà essere all'avanguardia nel mondo in rapida evoluzione della compliance antiriciclaggio, salvaguardando la vostra reputazione e promuovendo collaborazioni di successo con altri professionisti del settore legale.

L'unica eccezione

Sebbene nella maggior parte dei casi di collaborazione tra studi legali trovi piena applicazione la normativa antiriciclaggio, esiste un'eccezione. Questa eccezione si verifica quando il lavoro non è specificamente dedicato a un cliente in particolare, ma riguarda piuttosto un'ampia materia applicabile a più clienti, come un'analisi del sistema fiscale nazionale o una panoramica delle modifiche normative.

In questi casi, quando la consulenza o il parere non sono personalizzati per le circostanze di un particolare cliente, non si applica l'obbligo di identificare e controllare i singoli clienti. Al contrario, lo studio legale di riferimento può essere considerato il cliente finale e le consuete misure di conformità antiriciclaggio possono essere attenuate. 

Questa eccezione, tuttavia, ha una portata limitata e non deve essere interpretata come un'opportunità per aggirare le norme antiriciclaggio in altri contesti. La stragrande maggioranza del lavoro legale e della collaborazione con altri studi richiederà il rispetto della normativa antiriciclaggio, richiedendo l'identificazione e lo screening dei clienti finali. Mantenere una chiara comprensione dei propri obblighi e responsabilità è fondamentale per garantire la conformità e proteggere il proprio studio dai rischi associati alla non conformità.