Dernier point, mais non des moindres : le suivi obligatoire des dossiers clients

Fixer des délais

Lors de l'intégration d'un nouveau client, vous effectuez un contrôle LCB-FT. Souvent, vous en restez là. Toutefois, conformément à la législation en matière de lutte contre le blanchiment d'argent, vous devez contrôler régulièrement les clients pour lesquels vous effectuez un travail continu. Malheureusement, il n'existe pas d'exigences précises et prédéfinies en la matière, ce qui peut rendre la conformité assez délicate. Toutefois, la loi vous oblige à définir les profils de risque faible, moyen et élevé, et à fixer, dans votre politique de lutte contre le blanchiment d'argent, les périodes au cours desquelles vous devez les contrôler. Vous vous interrogez sans doute sur les délais courants et réalisables. En règle générale, nous observons et recommandons les délais de contrôle suivants :

• Pour les profils à haut risque : une fois par an ; 
• Pour les profils à risque moyen : une fois tous les deux ans ;  
• Pour les profil à faible risque : une fois tous les trois ans. 

Que devez-vous surveiller ?   

L'avantage de travailler avec un logiciel LCB-FT tel que RegLab est que lorsque vous ouvrez un nouveau dossier pour un client régulier, les informations préenregistrées lors des dossiers précédents apparaissent automatiquement dans le dossier client. Il vous est ainsi possible de confirmer ou modifier les informations grâce à un nouveau lien d'identification à envoyer au client. Tous les informations relatives au client et à son identité sont déjà remplies. Cela fait économiser du temps, et facilite la conformité grâce à la mise en jour des informations du client et de son dossier. 

La responsabilité de vérifier et d'approuver les données incombe au client. Si des données ont été modifiées, c'est au client de le signaler. Vous recevrez alors une notification à ce sujet. Tant les modifications que l'approbation du client sont enregistrées dans le dossier. Vous, en tant que professionnel, avez la responsabilité finale de confirmer la modification d’informations.  

Cependant, que se passe-t-il si aucun nouveau dossier n'est ouvert pour un client existant, par exemple parce qu'une mission s'étend sur plusieurs années ? 

Notre recommandation  

Dans la pratique, nous ne voyons guère de bureaux qui intègrent ce suivi de manière structurelle dans leur organisation. Parce qu'il est obligatoire, mais qu'il doit rester gérable, nous recommandons de choisir un moment fixe dans l'année où tous les dossiers en cours (à long terme) sont passés au crible. Imprimez une liste des clients et indiquez la date du dernier contrôle. Commencez par les profils à haut risque et descendez jusqu'aux profils à faible risque. Communiquez les échéances et les « dates de contrôle » à vos collègues. De cette manière, ils savent qu'une nouvelle série de vérifications doit être effectuée.  

Une autre option consiste bien sûr à externaliser le contrôle. C'est ce que nous faisons, dans le cadre de notre service de conformité pour plusieurs cabinets. L'argument le plus souvent avancé par les bureaux pour justifier l'externalisation du contrôle est le manque de temps. Avec notre service de conformité, nous aidons les cabinets à mieux connaître leur portefeuille et à élaborer un plan de suivi. 

Que se passe-t-il si les données du client changent ?  

Toutes modifications des données sont immédiatement répercutées dans le dossier client sur l’application RegLab. S'il n'y avait pas de personne politiquement exposée auparavant et qu'il y en a maintenant, le profil de risque passe de moyen à élevé. C'est le signe que l'avocat doit entamer une enquête renforcée. Même si vous ne disposez pas d'un logiciel de lutte contre le blanchiment d'argent, vous êtes tenu de faire de même. La plupart des entreprises choisissent alors d'en faire la demande manuellement par courrier électronique, à l'aide d'un formulaire envoyé au client. Cela est souvent chronophage et a peu de chance de recevoir une réponse dans un délai raisonnable. Reglab facilite ce changement d’informations. 

Fonctionnalité de contrôle supplémentaire de RegLab

RegLab dispose d'une autre fonction intéressante. En effet, les clients sont constamment contrôlés pour vérifier s'ils figurent sur les listes de risques et de sanctions. Vous pouvez facilement imprimer un rapport à ce sujet et prendre des mesures si nécessaire. Supposons que la Russie ne figure plus sur la liste des sanctions, en un clin d'œil, vous aurez un aperçu des dossiers dans lesquels la Russie est impliquée et serez en mesure de prendre les mesures nécessaires en conséquent.